La gestión del cambio permite la implementación exitosa de los procesos de cambio dentro de una organización. Esto significa aceptar y asimilar el cambio y trabajar con la gente para reducir la resistencia; desarrollando una serie de fases desde la definición de una visión de cambio hasta su implementación y seguimiento.
Desde hace unos años la transformación digital ha revolucionado por completo la cultura corporativa. La gestión del cambio es la respuesta a la necesidad de afrontar mejor esta transformación para saber qué estrategia elegir, e identificar el tipo de cambio que necesita la organización.
La aplicación de herramientas y metodologías de gestión del cambio puede equipar a la organización y permitir que los profesionales de todas las áreas de su negocio (operativas, tácticas y estratégicas) cumplan con los nuevos mandatos; para evitar así dificultades u obstáculos que comprometan la eficacia del proceso.
En qué consiste la gestión del cambio
Las empresas con procesos muy estáticos pueden estancarse, perder ventajas competitivas y oportunidades comerciales. Pero enfrentar e implementar estos requisitos cambiantes puede generar tensión y resistencia dentro de su empresa.
Así surge la gestión del cambio, un enfoque sistemático que asume la responsabilidad de abordar la transición o transformación de objetivos, procesos y tecnologías integradas en una organización. Su propósito es provocar el cambio, controlarlo e implementar estrategias para ayudar a los empleados a adaptarse a él.
La gestión del cambio es tanto un proceso como una metodología; antes de realizar cualquier cambio en la organización, se debe considerar cómo afectará a los diferentes niveles de la empresa y a los miembros del equipo.
Las metodologías de cambio generalmente incluyen estrategias para implementar cambios gradualmente en los equipos a lo largo del tiempo para probarlos en partes de la organización o para garantizar la aceptación de las partes interesadas antes de comenzar nuevas iniciativas.
6 Tipos de gestión del cambio y cuando implementarlos
Conocer la naturaleza del cambio organizacional ayuda a elegir la herramienta adecuada. Esto permite ejecutar un plan de gestión de cambios requeridos para obtener resultados óptimos.
Estos son los seis tipos más comunes de cambio organizacional y cuando son necesarios implementarlos.
1. Cambio estratégico
Las organizaciones pueden aplicar enfoques estratégicos a su negocio para lograr objetivos de valor novedosos o potencialmente impactantes, para aumentar la ventaja competitiva en el mercado o para responder a las oportunidades de este. Los cambios estratégicos incluyen cambios en las políticas, estructuras o procesos de la empresa. La alta dirección es a menudo responsable de dichos cambios.
2. Cambio organizacional
Todos los cambios afectan a las personas, pero los tipos de cambios organizacionales centrados en las personas incluyen la introducción de nuevos esquemas de licencia por paternidad y la contratación de nuevo personal. Al implementar un cambio centrado en las personas, la gerencia debe considerar que los empleados se resisten naturalmente al cambio.
El cambio centrado en el ser humano requiere transparencia, comunicación, liderazgo efectivo y un enfoque empático. Muchos modelos de gestión del cambio se centran específicamente en abordar las respuestas emocionales al cambio.
3. Cambio estructural
Los cambios estructurales son cambios en la estructura de una organización, que pueden surgir de factores internos o externos y generalmente afectan la forma en que opera un negocio.
Los cambios estructurales incluyen cambios importantes en las jerarquías de gestión, la organización del equipo, las responsabilidades asignadas a varios departamentos, las cadenas de mando, las estructuras de trabajo y los procedimientos administrativos.
Las circunstancias que conducen al cambio estructural incluyen fusiones y adquisiciones, duplicación de esfuerzos, cambios en el mercado y cambios en la gestión empresarial. Estos cambios a menudo se superponen con los cambios centrados en la persona, ya que afectan directamente a la mayoría de los empleados.
4. Cambio tecnológico.
La creciente competencia en el mercado y la constante innovación tecnológica conducen al cambio en las organizaciones. Este cambio a menudo implica la introducción de nuevos sistemas o software para mejorar los procesos comerciales; pero los objetivos de los proyectos de tecnología a menudo están mal definidos yl comunicados, lo que deja al personal intimidado, frustrado y en última instancia, genera resistencia.
La gestión del cambio tecnológico es la identificación de nuevas tecnologías y la implementación de estrategias digitales para mejorar la productividad y la rentabilidad.
5. Cambio no planificado.
El cambio no planificado se define como una acción requerida después de un evento inesperado. Los cambios no planificados son impredecibles, pero pueden abordarse mediante una gestión del cambio eficaz.
6. Cambio de corrección.
Los cambios de corrección son reactivos. Este tipo de cambio ocurre cuando se ha identificado un problema y es necesario implementar una solución. Estos cambios están destinados a solucionar problemas y deben abordarse de inmediato.
Los cambios reactivos pueden no ser ideales, pero son inevitables cada vez que ocurre un cambio. La ventaja del cambio correctivo es que el éxito puede evaluarse rápida y fácilmente con una sola pregunta: ¿se ha resuelto el problema?
7 Características de la gestión del cambio
La gestión del cambio generalmente se implementa como mecanismo de resolución de problemas o acciones innovadoras. Sean cuales sean, deben tenerse en cuenta tanto los estímulos internos como los externos y debe cumplir con las siguientes características:
- Debe ser una estrategia que se pueda incluir en el plan de negocios y en la gestión empresarial.
- Atender las necesidades de la organización.
- Puede ser utilizado para cambiar un aspecto particular en una o más áreas de la empresa.
- Los cambios en los modelos de negocio también pueden ocurrir globalmente.
- El cambio debe tener por objeto mejorar el proceso de trabajo en las áreas donde se aplica.
- Los cambios organizacionales pueden ser aceptados por la empresa, pero los empleados pueden resistirse al cambio; por ello debe aportar las mejores soluciones.
- Cuanto mayor sea la resiliencia organizacional que caracteriza a una empresa, es decir, su capacidad para aceptar los cambios resultantes, más fácil será su implementación.
Cómo implementar la gestión del cambio sin pérdida de tiempo
Las empresas a menudo proponen estrategias y acciones de gestión del cambio tan pronto como notan problemas o resistencia de los empleados. Pero uno de cada cinco fracasos en la implementación del cambio corporativo se debe a una grave falta de comunicación entre el directorio y sus ejecutivos.
Por lo tanto, las metodologías de gestión del cambio deben aplicarse lo antes posible, incluso antes de que se creen nuevas soluciones o propuestas de transformación.
A continuación, algunos consejos para tener en cuenta para su rápida y eficaz implementación:
- Adaptar el plan de gestión del cambio: Existen varios tipos de gestión del cambio que las organizaciones pueden implementar, pero se debe considerar que cada modelo tiene implicaciones, esfuerzos y participaciones diferentes por parte del personal. Por ello se debe adaptar el plan de gestión del cambio a las necesidades de la organización para garantizar el éxito de la implementación
- Definir la estructura del proyecto: Describir el enfoque del cambio y establecer metas, plazos, equipos involucrados, procesos y líderes.
- Informar el plan a seguir: Para que el proceso se sienta natural, es importante tener un plan para dividir la transformación en fases. Cambiar las rutinas puede llevar a la insatisfacción de los empleados y afectar el desempeño; influyendo adversamente el desempeño de la compañía.
- Proporcionar todos los recursos necesarios: La reestructuración no solo depende de las personas, también requiere herramientas, servicios, tiempo y presupuesto. Por lo tanto, es importante proporcionar toda la infraestructura necesaria que garanticen la innovación tales como software y equipos, para garantizar la eficiencia de la migración.
- Mantener comunicación continua: Mantener informados a los empleados es esencial para la planificación, integración e implementación de la gestión del cambio. Esta práctica es importante porque equilibra las expectativas y fomenta el compromiso. Durante las reuniones, los líderes del proyecto deben proporcionar comentarios continuos y mantener informados a todos los involucrados sobre los cambios, las contingencias y las nuevas direcciones.
- Trabajar en equipo: No basta con definir un equipo de trabajo para implementar el cambio. Debe haber calidad entre ellos también. Significa conocimiento, talento, roles apropiados y medios efectivos para asegurar el buen funcionamiento del proyecto.
- Equilibrar las responsabilidades: Los proyectos de gestión del cambio no tienen por qué significar una mayor responsabilidad. Se recomienda no aumentar la carga de trabajo en más del 10%, de lo contrario, los miembros del equipo perderán el enfoque en lo que están haciendo y perder interés.
- Celebrar todos los logros: Reconocer el esfuerzo y el compromiso de todos es importante para mantener a los empleados motivados y comprometidos. Además de celebrar cada paso del proceso, se debe educar a los empleados con cursos y capacitaciones sobre tecnología e innovación.
- Revisión y ajuste del plan: El proceso de transformación no ocurre de la noche a la mañana, ni es completamente predecible. Incluso con la mejor planificación y operaciones, es probable que ocurran circunstancias imprevistas. Por lo tanto, se deben adaptar los planes a la nueva gestión empresarial y reconstruirlos en consecuencia.
- Asegurar la Continuidad: Una vez finalizado el proceso de cambio, lo ideal es mantenerlo en el tiempo para asegurarse de que lo implementado no sea excepcional. Los líderes deben adaptar las estructuras y los sistemas organizacionales a la nueva situación mientras los integran con otras actividades organizacionales.
Beneficios para la empresa
La gestión del cambio es un proceso necesario para cualquier organización que se encuentre en un proceso de transformación en uno de sus grandes ejes e implementar una gestión empresarial efectiva. Estos son solo algunos de los principales beneficios que aporta a las empresas.
Mitigación de riesgos
Entre las tareas principales de la gestión del cambio destaca un análisis exhaustivo y cuidadoso del impacto del cambio en la organización. Este estudio ayudará a comprender cómo los cambios potenciales afectarán el negocio y cuáles serán los resultados esperados.
Al recopilar datos y resultados, los gerentes pueden identificar los riesgos asociados y buscar formas de mitigarlos. El riesgo se puede gestionar de manera más efectiva al reducir la probabilidad de eventos imprevistos.
Reducción de costes
Conocer los costes del cambio es fundamental para priorizar inversiones y evitar juicios subjetivos sobre el capital requerido para realizar inversiones. Además de considerar el riesgo, un estudio de gestión del cambio permite determinar en detalle los costes incurridos en todas las fases. Para que se pueda analizar completamente cómo los cambios afectan los gastos de la empresa.
Promueve la innovación
Las organizaciones orientadas al cambio tienden a ser emprendedoras e innovadoras. Este es el resultado de una constante búsqueda de alternativas que incrementen las oportunidades de negocio y optimicen los resultados financieros.
De hecho, implementar cambios puede permitir que una organización innove:
- Aprovechar nuevas oportunidades.
- Expandir el alcance.
- Promover la diversidad.
- Utilizar la última tecnología.
Usar tecnologías de vanguardia contribuye a alcanzar una mejor posición en el mercado. La innovación es, por lo tanto, una de las formas más exitosas de aumentar la participación en el mercado y aumentar las ganancias corporativas.
Mejora la productividad
Esta gestión consiste en proyectos cuidadosamente definidos para facilitar el cambio de los empleados, por lo que se espera que el cambio sea más rápido y apropiado. Esencialmente lo hace reduciendo los obstáculos y los conflictos que impiden la adaptación al cambio.
Gestionar el cambio en beneficio de la población humana mejora la calidad de vida de los empleados. Se sienten más motivados, apoyados y parte de la organización, optimizando así la eficiencia productiva.
Mejora la comunicación interna
Las prácticas derivadas de la gestión del cambio facilitan la comunicación entre profesionales. Para implementar cambios, es imperativo que la empresa establezca dinámicas de comunicaciones transparentes y objetivas y brinde información relevante sobre los cambios.
En este sentido, los líderes y empresarios no solo deben considerar y preparar el mensaje que desean transmitir, sino también alentar a las personas dentro de la empresa a relajarse, comprender y apreciar la importancia de implementar los nuevos lineamientos, considerando el mejor tono.
Conclusiones
La gestión del cambio tiende a ser uno de los procesos más complejos a nivel empresarial; sin embargo, considerando los requisitos internos y externos y las necesidades de la organización, la puesta en marcha es una tarea perfectamente viable. Desarrollar los medios para adaptar la realidad empresarial a las necesidades, innovación y perspectivas del mercado es una condición para sobrevivir en este clima económico altamente volátil.
Si bien es necesario para una excelente gestión empresarial, el cambio genera muchas veces ansiedad entre los empleados, ya sea por reestructuración de procesos o por cambios de personal. Es importante realizar cada paso con mucho cuidado y priorizar siempre tanto la eficiencia organizativa como el bienestar y la satisfacción profesional.
Finalmente, para implementar la gestión del cambio de manera rápida y eficaz, los líderes deben contar con sistemas de gestión flexibles, acceso rápido a la información y capacitación adecuada para tomar las decisiones que mejor guíen a la organización hacia el logro de su misión y visión.