Cambiar a mejor gracias a la metodología kaizen

Cambiar a mejor gracias a la metodología kaizen
El método Kaizen es la suma del lean manufacturing y el método Kanban para lograr la mejora de la calidad y la optimización de los procesos productivos

Aunque no se trate de una metodología nueva, el método Kaizen aún no está muy extendido en las empresas. Se trata de mejorar los procesos (lean manufacturing) combinándolos con el método Kanban (para la organización de los flujos de trabajo) con el objetivo de obtener una mejora de la calidad y de la productividad, así como de la experiencia del cliente.

Los inicios

Después de la Segunda Guerra Mundial en Japón escaseaban los recursos. Por tanto, no es de extrañar que fuera precisamente allí donde se desarrollasen los procesos Kaizen que nacieron en Estados Unidos a finales del siglo XIX. La crisis del petróleo de 1973 significó la subida de las empresas japonesas frente a las americanas y europeas, precisamente por esos programas lean que se habían establecido y que las compañías habían adoptado dentro de todos sus procesos.

El término proviene de la unión de dos palabras japonesas, ya que ‘Kai’ significa cambio y ‘Zen’ mejorar. Y ese es el objetivo del método al que se dedican estas líneas: hacer un cambio para mejorar las distintas áreas de la empresa. Fue acuñado por Massaki Imai en 1986. Desde entonces su uso se ha estandarizado y universalizado.

El método Kaizen o la mejora continua

Lo primero que se debe señalar es que Kaizen no debe ser tenido en cuenta como un proyecto o un programa que las empresas pongan en marcha para evitar el despilfarro y reducir los costes, porque es mucho más. Se trata de una metodología de trabajo que todo el personal debe poner en práctica para que realmente sea útil.

Tampoco hay un estándar perfecto para el Kaizen, ya que una de sus bases es que “siempre hay un método mejor”. Esto significa que es necesario ir haciendo pequeños cambios y mejoras de manera continua en todos los procesos que realizan aquellos que trabajan en la compañía. Solo así se podrá obtener la mejora de la calidad y la satisfacción del cliente esperadas.

Las empresas que trabajan con esta metodología afirman que consiguen reducir costes y mejorar la calidad teniendo en cuenta tres aspectos principalmente. Estos son:

  • Optimización de la fábrica y los almacenes.
  • Disminución del stock.
  • Reducir los tiempos de entrega cada vez más.
  • Para ello se sirven de herramientas propias del lean manufacturing, como:
  • El mantenimiento de la maquinaria de la empresa debe ser una prioridad. Esto se conoce como TPM (mantenimiento productivo total).
  • Organizar todos los procesos de producción de manera eficiente e implantar una cultura de mejora continua para conseguir la gestión de la calidad total o TQM.
  • Ajustar al máximo los tiempos de producción.
  • Trabajar para entregar el producto a los clientes en la cantidad y el tiempo exacto en el que han sido solicitados. Esto se conoce como just in time.

El método Kanban y la organización de los flujos de trabajo

Además de los procesos de mejora continua propios del lean manufacturing es preciso incorporar una organización del trabajo fluida. Una buena herramienta para esto es Kanban. También proveniente de Japón, se trata de un símbolo visual que desencadena una acción.

Es habitual encontrar tableros que representan los flujos de trabajo en las empresas que trabajan con el método Kaizen. En esos tableros, las tarjetas Kanban van moviéndose a través de las distintas cuadrículas, que representan las diversas etapas por las que pasa un trabajo desde sus inicios hasta que se finaliza. Por ejemplo, si se trata de escribir una entrada para el blog, entre las fases se incluirían la de búsqueda de tema, información sobre el mismo, la redacción propiamente dicha, la elección de las mejores imágenes y, por último, la subida a la web corporativa.

Por qué el Kanban es una buena forma de organizar el trabajo

Aquellos que ya lo han integrado dentro de sus procesos hablan maravillas del Kanban. Y es que, si se siguen unos principios básicos, puede convertirse en una herramienta fundamental para que los miembros del equipo sepan en qué están trabajando los demás, qué deberán hacer en la próxima etapa y marcarse tiempos de una manera más definida.

Los principios básicos para que el Kanban funcione consisten en:

  • Visualizar lo que está haciendo cada persona del equipo. Así todos podrán saber las tareas que se han realizado y cuáles están pendientes, para no repetirlas y priorizar las más necesarias para avanzar en cada momento.
  • Limitar la cantidad del trabajo que está en proceso. Establecer metas asequibles es la mejor forma de lograr que los trabajadores las consigan, evitando la frustración que produce no alcanzarlas.
  • Control del tiempo. Cada trabajador debe saber qué tiempo le lleva cada tarea. Esto es básico en el Kanban, puesto que así se puede evaluar el trabajo invertido con precisión, además de poder ajustarse a la entrega que está marcada con el cliente.
  • Los indicadores visuales han de ser fáciles de entender y estar colocados en un lugar bien visible para todos los miembros del equipo. Cada uno de ellos debe entender lo que sucede y en qué están trabajando sus compañeros de un solo vistazo. Pueden incluirse colores o símbolos para poder distinguir los tipos de trabajo, las prioridades, los plazos que han de cumplirse, las etiquetas personales y todo aquello que se considere necesario desde la organización. Por supuesto, es un buen sitio para poner el práctica uno de los principios del Kaizen, el de que todo se puede mejorar: si la simbología no se entiende, siempre puede cambiarse.

Gracias a esta organización es posible conocer cuáles son las tareas que más tiempo llevan, así como aquello que puede resultar descartable para mejorar la eficiencia. Así se podrán aprovechar los plazos y los ciclos al máximo. Todo esto permite evaluar el rendimiento de cada uno de los miembros del equipo o del mismo en su conjunto, detectar los problemas que hayan podido surgir y actuar en consecuencia para solucionarlos en el menor plazo de tiempo.

El método Kanban es muy provechoso para todo tipo de empresas, independientemente del sector en el que trabajen, la facturación anual o el número de empleados. Es más, hasta el más básico producirá una mejora del rendimiento de los equipos de trabajo. Este debería incluir la distribución de tareas para permitir la monitorización de las mismas y así detectar y poner solución a los problemas que surgen al realizarlas.

Por dónde deben empezar las compañías para implantar el método Kaizen

Cuando una empresa decide comenzar a poner en marcha el Kaizen en sus procesos es imprescindible que lo pongan en conocimiento de todo el personal de la empresa, desde los puestos de responsabilidad a los operarios de planta, pasando por los departamentos no productivos, como el de administración, recursos humanos o marketing. Una formación adecuada en ese sentido será fundamental para poder aprovechar al máximo todas las ventajas de uso que se han explicado en los párrafos anteriores. Y esto ha de hacerse desde el minuto uno de esa implantación:

  • Limpiar la mente de las ideas preconcebidas. El personal no tiene que aceptarlo porque ahora sea así, sino porque está convencido de hacerlo y sabe que va a ser de provecho.
  • Hablar en positivo. En vez de explicar cómo no realizar una actividad, detallar cómo hacerlo de manera correcta y eficiente.
  • Las actividades que se relacionan con propuestas de mejora tienen prioridad absoluta. El “ya lo veremos” no tiene cabida en las empresas Kaizen.
  • Lo importante es que funcione, no que sea perfecto. En este punto es importante recordar que todo puede mejorar.
  • La corrección de los errores debe ser inmediata.
  • Tener en cuenta que las mejores ideas surgen de las dificultades. No hay que perder la creatividad para dar respuesta a los problemas, solo es preciso ver la verdadera causa para encontrar la solución perfecta.
  • Contar con todos los miembros del equipo para hacer brain storming o para validar los test. Es más fácil lograr la mejor idea si varias personas piensan y, además, otros pueden apuntar problemas que los demás no habían pensado sobre las validaciones.

Todo esto se resume en un solo concepto del que ya se ha hablado en repetidas ocasiones a lo largo de este texto: siempre se puede mejorar lo establecido.

Los responsables de la puesta en marcha deben olvidarse de algunas pautas que se siguen en las metodologías más tradicionales. La urgencia no tiene cabida, porque es necesario pensar en las mejoras para trabajar con este método. Además, los empleados deben ser polivalentes, olvidándose de las descripciones más concretas de las tareas de cada uno. Y el clima laboral también debe ser el apropiado para ese cambio. Es decir, todo se resume en un concepto: tener confianza en el equipo de trabajo.

La implantación del método Kaizen en cualquier compañía requerirá de tiempo y esfuerzo por parte de la misma. No es posible cambiar todos los procesos de un día para otro para adoptar esta filosofía sin contar con los empleados y su formación. Es preciso trabajar en ello para poder aprovechar los beneficios de manera total. Y, sobre todo, no dar nada por sentado. Es necesario recordar que todo puede mejorar.

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