Cómo gestionar el mail para que él no te gestione a ti

Cómo gestionar el mail para que él no te gestione a ti
Aunque lleva tiempo siendo parte de nuestro día a día, son pocos los que utilizan el correo electrónico de la mejor manera para optimizar su productividad

Nadie puede negar que el correo electrónico sea una de las herramientas más útiles de comunicación que se tienen. Al comenzar en un nuevo puesto de trabajo, una de las primeras herramientas que se obtienen es una dirección propia para poder comunicarse con clientes, compañeros y proveedores.

Al adquirir un nuevo terminal móvil, se precisa de una dirección de e-mail para poder configurarlo. Se reciben correos laborales, con los resultados del informe o los presupuestos solicitados y también personales, con las fotos de la boda de una prima lejana o con ese meme tan gracioso que circula por Internet. Ni las redes sociales y todas sus posibilidades le han restado un ápice de su protagonismo. Pero ¿se está optimizando su uso para mejorar en productividad? ¿Se pierde mucho tiempo gestionándolo? Si se consideran estas cuestiones de vital importancia. A continuación, se explica cómo organizarlo y cómo optimizar su uso para que el correo se convierta en un aliado.

Correo y estrés

El uso del correo genera estrés. Y no es algo que solo perciba el usuario o que comente con las personas de su alrededor. Investigadores de Microsoft Research, el MIT (Instituto Tecnológico de Masachussets) y la Universidad de California también lo suponían y, para confirmarlo, llevaron a cabo un estudio. Analizaron cómo se comportaban durante 12 días 40 informáticos al utilizar su cuenta de correo.

En este estudio se centraron en 3 patrones, las veces que abrían la bandeja de entrada, cuánto tiempo le dedicaban y las interrupciones en sus labores diarias que sufrían cada vez que recibían un nuevo mensaje.

El resultado fue bastante claro. Aquellos que pasaban más tiempo revisando sus mensajes obtenían una menor productividad y unos niveles de estrés más altos.

Organizando el correo electrónico

Todos los estudios afirman que un lugar de trabajo ordenado permite ser más productivo. Si la bandeja de entrada de una dirección de correo está así, será mucho más fácil encontrar los mensajes importantes y atenderlos según las prioridades.

Por esto, a continuación, se ofrecen unos cuantos consejos para que mejorar la organización de las carpetas y mensajes y así poder aprovechar mejor las horas de trabajo.

Qué mensajes ver primero en la bandeja de entrada

La mayoría de los gestores de correo electrónico (Webmail, Gmail, Hotmail, Outlook entre otros) ofrecen la posibilidad de organizar la bandeja de entrada según los criterios del usuario. Se puede elegir entre ver primero mensajes de un remitente concreto, de los que escriben más o de los que se contesta con más asiduidad, por ejemplo. Conviene elegir entre ellas la opción que mejor convenga y descartar la que se tiene por defecto de ver primero los correos más recientes.

Las carpetas o pestañas de la bandeja de entrada

Están situadas en la izquierda de la pantalla o arriba, dependiendo del gestor que se utilice. Son funcionalidades que no solo sirven para tener un mejor diseño, sino que van a ser un gran aliado en la organización. Es aconsejable que las notificaciones de las redes sociales entren directamente a una de esas carpetas, los mensajes de miembros de tu familia a otra y los boletines y listas de correo a una tercera. Así no se pierde tiempo abriendo ell correo al ver una notificación en la bandeja de entrada y sea un mensaje del gimnasio avisando de las promociones exclusivas para nuevos socios cuando más ocupado se está con ese proyecto que se tiene que entregar de inmediato.

Las etiquetas

Gmail por ejemplo permite crear etiquetas en la bandeja para poder archivar los mensajes allí y otros gestores, carpetas. Conviene llevar los mensajes que no necesiten prioridad absoluta allí para poder consultarlos con más calma en otro momento y tenerlos todos organizados.

Además, esa organización permite crear filtros por direcciones o por palabras. Solo se tiene que indicar que un remitente o una palabra (que aparezca en el asunto o en el mensaje) va a esa etiqueta (o carpeta en su caso) y el propio sistema los enviará directamente allí. De esta manera, todos los mensajes de una persona o de un tema en concreto estarán juntos y se podrán consultar cuando más interese.

También es aconsejable utilizar, además, los colores y otras formas de señalización para saber a qué tema pertenece cada mensaje con un simple golpe de vista.

La carpeta de spam

Tan importante es descartar remitentes y enviarlos a spam como indicar aquellas direcciones que nunca deberían irse a esa carpeta. Y es que a veces los dominios son incluidos en listas negras y los gestores de correo entienden que esas direcciones se dedican a mandar correo no deseado a sus contactos. Pero tal vez para un determinado usuario, contienen información importante. Por tanto, hay que dedicar un tiempo a organizar los mensajes de spam para no tener que consultar esa carpeta de manera continuada.

Date de baja de los boletines que no consultes

Todo el mundo ha facilitado alguna vez la dirección de correo para recibir boletines. Bien haya sido porque interesaba recibir información de una marca en concreto mientras se estaba esperando un bebé, cuando se buscaba el regalo perfecto para la pareja o si se creaba una cuenta para obtener descuentos en una tienda online. Pero ¿de verdad que se abren con asiduidad todas esas newsletters que se reciben a diario. Conviene analizarlas bien y de aquellas que se abran, al menos una vez a la semana, lo aconsejable es darse de baja. Así se limpia ruido visual la bandeja de entrada.

Cómo optimizar el uso del e-mail

De lo que se comentaba en el punto anterior era de organización. Como se explicaba en la introducción, ordenar los mensajes como se hace con la mesa de trabajo para que esté todo en su sitio. Ahora hay que prestar atención porque se va a explicar cómo trabajar con el correo electrónico para mejorar la productividad y que la lectura de los mensajes no haga perder tiempo de trabajo o de ocio.

  • Fijarse unas horas concretas para revisar, leer y contestar los mensajes. No importa el número de correos que se reciban al día, sino cuánto tiempo se le dedique. Los expertos aseguran que no hay peor enemigo de la productividad que las distracciones, y recibir un nuevo mensaje y atenderlo de manera inmediata es una de las más comunes. Así que, a partir de ahora, es aconsejable marcar unos momentos para procesar el correo y no saltárselo. Una buena idea sería en el momento de comenzar la jornada laboral, antes de parar a comer y antes de recoger para salir.
  • La bandeja de entrada, vacía. Cada vez que se entra, es interesante eliminar todos los mensajes de la bandeja de entrada. Hay que contestarlos, borrarlos o trasladarlos a la carpeta correspondiente. Es una práctica muy común dejar algún mensaje importante ahí, pero conviene gestionarlo porque más tarde seguirá ahí y puede llegar a ser molesto.
  • Utilizar las funcionalidades que ofrece el gestor. Son las explicadas anteriormente. Las etiquetas, carpetas, colores o estrellas serán realmente útiles para saber si un mensaje es importante o no con un simple golpe de vista.
  • Mirar la carpeta de spam una vez al día. Por ejemplo, al finalizar la jornada laboral. Así, tranquilamente, se podrá ver si algún mensaje se ha ido allí por error y rescatarlo, o bien marcar otros remitentes como no deseados. Todo esto permitirá estar más organizado.
  • Utiliza las carpetas. ¿No se sabe cuál crear? Se ofrece un ejemplo de cómo empezar a organizar la cuenta. Se pueden crear cuatro carpetas o etiquetas. La primera será aquellos correos que se deben atender, contestar, adjuntar un archivo que se deben finalizar o facilitar una información que tienen que buscar. La segunda serán los mensajes que, para poder atender, se necesitan datos que deben facilitar otros. La tercera, los mensajes que ya están procesados, pero de los que se quiere hacer un seguimiento. La última serán los correos más importantes, aquellos que para tienen una importancia realmente alta. De esta manera, comenzará a familiarizarse con estos sistemas y se podrán aprovechar y optimizar según las necesidades.
  • Al entrar al correo conviene echar un vistazo primero a todos los mensajes. Seguro que solo por el asunto el remitente se puede saber si ese correo puede esperar, va a tener una respuesta rápida o van a solicitar un trabajo que llevará un tiempo. Así se empezará a trabajar más organizado.
  • Contesta a los mensajes rápidos primero. Por ejemplo, aquellos que la respuesta sea concisa o se sepa (incluso se podrían utilizar las respuestas prediseñadas que ofrecen los gestores de correo). Así se eliminarán mensajes de la bandeja de entrada y dará la sensación de que se está trabajando muy rápido lo que mejorará el humor.
  • Responder de manera clara, concisa y directa. Aportar en el mensaje todos los detalles que sean importantes. Así no habrá más correos consultando la información que necesita el destinatario y se podrá dedicar a otras labores más productivas cuanto antes.

Correo y redes sociales ¿están enfrentados?

En la época en la que las redes sociales son las protagonistas de la comunicación, el correo electrónico sigue teniendo un lugar relevante. Es la manera más profesional de comunicarse con clientes, proveedores y colegas, dejando los perfiles de social media para cuestiones menos importantes. Además, siempre se necesita de un e-mail para abrirse una cuenta. Esperamos que con todos estos consejos se optimice la gestión de la bandeja de entrada y se aumente la productividad.

Formación relacionada

La página web www.cerem.es utiliza cookies para mejorar los servicios ofrecidos. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso e instalación. Para más información haga click aquí.

Subir