Cómo organizar un buen workshop

Cómo organizar un buen workshop
Qué es un workshop y cómo puede una empresa organizar un taller de trabajo con éxito

La formación constante es uno de los pilares del éxito profesional. Pero además, una organización que cuenta con una buena imagen corporativa también facilita recursos de formación para que la plantilla de trabajadores o personal externo pueda actualizar sus conocimientos. Una medida práctica es la organización de un workshop o taller práctico, que tiene un tiempo de duración muy breve pero muy productivo.

Razones para organizar un taller de trabajo

Es decir, a diferencia de un curso que consta de varias jornadas, un taller se desarrolla en una sola sesión que suele durar entre dos y cuatro horas. Pero además, mientras que en un curso de formación es el docente el que imparte los contenidos de modo principal, en un taller son los asistentes quienes establecen la interacción, aunque guiados por un moderador que actúa como líder. Es decir, existe una igualdad en el trato necesaria para establecer alianzas de colaboración.

Además, en el contexto del emprendimiento este tipo de taller de trabajo intensivo también crea un entorno muy propicio para el networking. Al organizar un workshop es muy importante concretar, de un modo preciso y objetivo, cuál va a ser el tema de la sesión; este es uno de los puntos más importantes. Tiene que ser un tema que aporte un valor para el público objetivo, para ello, es recomendable identificar una carencia que pueda cubrirse con el conocimiento ofrecido en dicha reunión.

Estimar una duración prudencial

Por otra parte, en relación con el tiempo, es recomendable dar prioridad a la calidad más allá de la cantidad de horas. Existen algunos talleres de trabajo que se extienden de forma intensiva durante un día, sin embargo, todo ser humano tiene una capacidad de concentración y atención limitada en el contexto del aprendizaje. Por tanto, un taller de tres horas, que debe integrar un pequeño descanso, puede ser muy beneficioso en forma y contenido. Un taller que además, por su esencia, también facilita la conciliación laboral.

Muchos talleres de trabajo están dirigidos para emprendedores que adquieren información relevante a través de este tipo de iniciativas temáticas en las que, en muchos casos, se ofrece una información específica. Además, en un evento de este tipo, los propios participantes se integran para compartir sus conocimientos con los demás compañeros de taller. Esta es una de las principales diferencias entre la metodología propia de un workshop y una conferencia de un congreso en la que los asistentes asumen un rol más pasivo.

Cómo organizar un taller de trabajo

Para organizar un evento de estas características, además de concretar el tema, también es muy importante concretar cuál es objetivo inherente a esta propuesta. Por ejemplo, una organización que toma la iniciativa de convocar un evento de este tipo puede tomar el impulso de hacerlo como una medida de marketing para consolidar la marca del negocio. ¿Cómo dar difusión a la idea para conectar con el público objetivo? A través de las redes sociales y el blog de empresa, ofreciendo información detallada al respecto, especialmente del tema, la fecha, el horario y los requisitos que deben cumplir los asistentes. Existen talleres tan especializados que, en ese caso, es fundamental que los asistentes tengan una formación previa en ese sector para poder comprender realmente aquello que se expone.

Documentar bien las sesiones

Además, es fundamental preparar el material necesario para ofrecer a los participantes la información en un soporte físico de consulta de tal modo que cada persona que esté interesada pueda llevarse a casa este contenido. En este material puede aparecer claramente reflejado el logo de la empresa. Durante la sesión, sí es recomendable hacer uso de recursos técnicos para exponer las ideas de un modo atractivo.

Fomentar el trabajo en equipo

Para que el tiempo de este tipo de reunión sea dinámico y fomentar el aprendizaje a través del entretenimiento, es muy recomendable programar también dinámicas de grupo para trabajar en equipo a través de experiencias prácticas. Este tipo de dinámica es constructiva para romper la monotonía que puede vivirse en este tipo de programas intensivos. La formación intensiva ofrece a los asistentes la ventaja de que pueden actualizar muchos conocimientos en un solo día; sin embargo, el punto débil de este tipo de programa es que puede resultar más difícil mantener la atención constante de los asistentes. Sin embargo, este límite se supera a través de una metodología que integre una combinación de actividades de calidad.

Una adecuada presentación y una ronda de conclusiones son imprescindibles

Al inicio de un taller de trabajo intensivo, el moderador debe presentarse ante su audiencia y también hacer la presentación del proyecto, indicando además los objetivos del mismo. Esta información de contexto es muy importante para que los asistentes se sitúen mejor en el desarrollo pedagógico. Pero, además, tras la introducción inicial, conviene iniciar una ronda de presentaciones para que cada asistente pueda decir su nombre, explicar brevemente su biografía profesional y explicar los motivos por los que está allí. El protocolo formal de presentaciones es vital para que un grupo pueda trabajar en equipo de verdad sin que el trato entre todos resulte un tanto impersonal. Dicha ronda de presentaciones tiene que limitarse a lo esencial, por tanto, el moderador debe resaltar la importancia de la brevedad para no restar más tiempo del necesario al contenido del taller.

Además, al final de la sesión, también es indispensable abrir una ronda de conclusiones en la que aportar ideas de cierre de un taller que al ser tan vivencial enriquece mucho a los asistentes que forman parte de un entorno de diálogo y comunicación. Una lluvia de ideas que el moderador puede anotar en la pizarra para poner en orden los distintos puntos.

Este tipo de iniciativa puede llevarse a cabo de un modo independiente, es decir, dando una entidad propia a un taller de trabajo. O también puede formar parte de un programa más extenso propio de un congreso.

Al organizar un taller de trabajo es muy importante tener en cuenta también cuál es el contexto temporal. La mayoría de las personas se sienten menos receptivas para apuntarse a un taller en las puertas de la Navidad, de vacaciones o de fechas señaladas; por el contrario, los inicios de ciclo son especialmente propicios para reactivar una nueva etapa con nuevas propuestas de aprendizaje. El mes de enero abre la puerta a nuevos talleres. Sin embargo, es muy importante comprobar que en la fecha en la que se organiza el taller no exista otro evento relevante en la ciudad, de lo contrario será difícil competir contra la actualidad.

Cómo elegir un lugar para el taller

Además, también es importante elegir un lugar que cuente con una buena iluminación natural y una estética agradable para organizar esta reunión. Además, el lugar también debe tener el mobiliario adecuado para establecer un contexto de comunicación. El entorno influye de forma notable en el bienestar de los asistentes, de ahí que este punto no sea un aspecto superficial y secundario. De hecho, una mala ubicación puede arruinar una iniciativa con potencial de éxito. Por esta razón, conviene concretar una ubicación que esté situada en un lugar céntrico, ya que este punto motiva la asistencia. En la información del taller es recomendable concretar también los datos sobre posibles combinaciones de autobuses urbanos que conecten con ese destino. Y también concretar si hay una zona de aparcamiento cercana.

Pero además de dar a conocer un taller a través de las redes sociales, la entidad organizadora también puede tomar la iniciativa de enviar invitaciones personalizadas a posibles personas interesadas en aportar su valor al evento. Sin duda, un taller como marco de conocimiento también se nutre del talento de todos los asistentes. Quien modere el taller debe ser una persona con actitud de disposición hacia el bien común, capacidad de escucha activa, altas habilidades sociales y liderazgo, empatía en el trato hacia los demás, amabilidad y respeto. Y además de todo ello, también debe tener experiencia práctica en la realización de este tipo de sesiones, así como conocimiento en la materia.

El programa debe tener gancho

En la actualidad, la mayoría de los profesionales tienen una agenda tan completa que para despertar su interés con un acto de este tipo es recomendable crear un programa atractivo e interesante, organizando, por ejemplo, un cóctel, o programando un sorteo de algún producto o servicio interesante. En caso de organizar algún tipo de actividad al aire libre es muy importante tener la seguridad de contar con unas condiciones climatológicas propicias para ello. Pero es muy difícil tener la certeza de este punto con un taller de trabajo que se convoca con amplio margen de anticipación.

Dado que un wokshop tiene un tiempo de duración breve, la entidad que organiza dicha iniciativa debe seleccionar previamente a qué contenidos quiere dar protagonismo en relación con el tema. Es decir, la brevedad de este tipo de taller es un estímulo para diferenciar las ideas principales de las secundarias.

En el contexto de la empresa, este tipo de talleres son un estímulo de motivación para los asistentes. Como gestión de reuniones adquieren un rol espectacular. Y es muy recomendable invitar a algún experto que pueda aportar un valor diferencial en el tema que se va a tratar. Si se organiza bien, puede ser todo un éxito.

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Comentarios (5)

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Bertha

Enviado el

Interesante, pero y el contenido del taller. Algún ejemplo?
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Luis

Enviado el

Hola, muy interesante el artículo. Alguna fuente bibliográfica para seguir buscando información? Gracias
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Martha Dstefano

Enviado el

Estoy
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Genial, gracias!

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Roberto Goyenechea

Enviado el

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