¿Cómo planificar echando un póker?

¿Cómo planificar echando un póker?
Estrategia integración de una empresa se verá afectada positivamente si conseguimos un consenso en la realización de tareas. El proyecto mejorará siempre.

Cuando se prepara un proyecto creativo que requiere un nivel de innovación acentuado, tenemos que organizar nuestro equipo y poner en orden el listado de tareas a realizar, diseñar una estrategia de integración y calcular las adquisiciones que podrían ser necesarias para estimar el presupuesto de gastos. Todo lleva un control y afecta al personal, al margen del rango operativo que ocupe cada persona.

Esto sería la forma lineal del proceso, se prepara un desglose por etapas que sirve para estimar el desarrollo del producto y su planificación estratégica. Posteriormente se reparten las tareas y el equipo de trabajo se compromete con la ejecución del plan. El problema surge, generalmente, con las demoras en los plazos de cumplimiento, algo habitual y que tiende a generar otros inconvenientes.

Los cálculos previos no suelen tomar en consideración las dificultades y encarecimiento de una ruptura en la rutina de trabajo, por ser una consecuencia interna e impredecible. Además, los gastos estructurales y de logística tienen sus propias partidas presupuestarias que, si se desvían para atender los imprevistos, mermarán al resto de los departamentos y creará un conflicto mayor.

En la búsqueda natural del cumplimiento de objetivos, se usan los llamados “criterios de aceptación” que vienen a determinar si el proyecto cumplirá con el alcance. Se abrirán tres fases de aceptación: interna, externa y el cierre. Hay que tener claro que alcance y objetivo son terminología que funciona como conceptos muy similares. Para valorarlo adecuadamente, es posible que se sigan unos criterios de valoración, llamados SMART:

S (Specific) – Específico: en la definición del objetivo o alcance, que no haya lugar a dudas.

M (measurable) – Medible: Para la evaluación del cumplimiento, en sus fases de desarrollo (inicio/avance/finalización), se fijan parámetros que permitan cuantificar el progreso.

A (Achievable) – Realizable: La manera que se ejecute debe asegurar su viabilidad.

R (Realista) – Realidad: Lo que se haga, atenderá las reglas de oportunidad y medios para culminar en el tiempo fijado con los recursos que se dispongan.

T (Time-related) – Tiempo: La duración debe cuantificarse, ajustando los plazos.

El equipo responsable de llevar adelante las tareas, debe tener clara la acción a realizar y entender el beneficio que se persigue, eso hará más fácil ponerlo en práctica y dejarlo por escrito es fundamental. Acto seguido, se definen los distintos roles y se elabora una “matriz de responsabilidad” que es, básicamente, un listado con las diversas acciones que compondrán el proyecto y que deberá asumir cada persona en función del área que ocupe o del porcentaje de acción que se determine a realizar. Puede usarse una plantilla para establecerla.

Planning poker

Realizar los cálculos para la gestión del proyecto, en un momento del proceso en el que se dispone de un conocimiento mínimo sobre el desarrollo a futuro, tiene una complejidad notable. Con la idea de generar una dinámica que aporte participación y nuevas herramientas para una evolución de esta labor, se incorpora una disciplina novedosa llamada “Planning poker”. Es una teoría para la creación de software inventada por James Grenning y que pretende hacer una estimación sobre el tamaño y esfuerzo de las tareas que serán necesarias en el desarrollo del software de computación.

La planificación del póker consigue una motivación extra de las personas, implicándose en cometidos que parecían aburridos y elevando la capacidad de encontrar soluciones y nuevas ideas. Usará la práctica del juego para incentivar la participación, una estrategia de integración vertical para facilitar la estimación de tareas que se deben ejecutar. Los consensos tienen más fluidez, sin caer en discusiones que podrían dilatar la toma de decisiones y ralentizar el proyecto.

Para llevar a cabo el Planning Poker se va a necesitar:

  • Responsable: Es la persona que explica y resuelve dudas del Equipo encargado del desarrollo, debe conocer en profundidad las funcionalidades y objetivos del proyecto.
  • Moderador: Será quien lleve la dirección del proceso y simplifique la actividad.
  • Equipo: Deberá adquirir un compromiso para el cumplimiento de tareas y acordar las fases y roles que asumirán los miembros que lo integren. Durante la partida, intentarán llegar a consensos.
  • Baraja: Las cartas del Planning poker, se repartirá una completa por participante. No se corresponden con las usadas en el juego de póquer, aunque tome y siga relativamente su dinámica.

Los valores que se señalan aquí tienen relación con la dificultad, sacrificio o implicación de los miembros del equipo para buscar la consecución del objetivo. Este objetivo es una parte del proceso y se corresponde con los requerimientos de uso, funcionalidad, histórico de tareas a determinar, etc. Las cartas tienen una numeración que inventó Leonardo de Pisa, un matemático italiano que vivió en el sigo XII. Es una sucesión infinita, empieza a contar por el 1, y desde ahí y a cada paso se aumenta con la suma de los anteriores para obtener el siguiente término: 2, 3, 5, 8, 13…

El tamaño de la numerología tiene el significado de indicar la complejidad que cada miembro otorga al objetivo propuesto. Existen 3 cartas a modo de comodín que denotan: inseguridad, descanso y exceso. La primera sirve para observar que se necesita ampliar información o no se tiene claridad sobre la dificultad del proceso que conlleva una acción, la siguiente es una señal para pausar la actividad y tomar aire o reflexionar, para la última se constata un objetivo muy grande que debe subdividirse en varias tareas para culminarlo.

Toda vez que se explica la dinámica a los asistentes y conocen las reglas, se inicia la actividad. Estos serían los pasos:

  1. Se debe seleccionar la tarea a desarrollar. El moderador informa de la misma y atiende posibles dudas. El equipo de trabajo puede dejar sus comentarios antes de pasar al siguiente punto.
  2. Se toma nota, a modo de informe y se incluye cualquier observación que se produzca.
  3. Los miembros del equipo eligen la carta con el valor numérico que más se aproxime al grado de dificultad de la tarea que se les asigne. Esta permanece oculta por el momento y permite una decisión sin presiones.
  4. Cuando el total de miembros hayan elegido sus cartas, se mostrarán.
  5. Las notas (valor numérico de la carta escogida) que sean más distantes del conjunto, por exceso o defecto, son las que requerirán una explicación. Se entiende que, con relación al proceso, hay objeciones que deben ser analizadas para buscar solución o, por el contrario, caminos hacia su resolución de un modo más eficaz que el conocido por todos. La persona que se encarga de esa tarea, será responsable de explicar al resto sus conclusiones. El moderador controla el tiempo de intervenciones. El equipo debatirá para intentar vías de acuerdo y consenso.
  6. En función de lo acordado en el punto anterior, el moderador decide si es necesario continuar con otra tarea del proceso o repetir la jugada y sacar nuevas cartas, cambiando roles. Es preciso tener claro que solo la unanimidad permite avanzar, el Planning Poker no avanza por mayorías, sino que está pensado para la realización de un proyecto donde las fuerzas se aúnen y todos trabajen para conseguir el objetivo.
  7. Se toma nota de la resolución y se continúa. Este paso debe ir resolviendo etapas hasta culminar con todas las tareas del proceso, lo que configura un equilibrio de voluntades y la máxima disposición para avanzar hacia el fin.

Como puntos a tener en cuenta, se cuidará de atender con especial atención las cartas altas porque pueden indicar desconocimiento o incapacidad real para sacar adelante la tarea encomendada. Si acaso no se resuelve adecuadamente este punto, puede conllevar una mala resolución del proceso debido a que se delegó en la persona equivocada. Es preferible repartir la tarea entre varias personas o dividir su ejecución por fases.

El tiempo se ha de controlar para no alargar demasiado y hacer ágil el juego, si algún punto se atasca, es posible dejarlo para más adelante y seguir con otra tarea. La dinámica del debate y los detalles pueden dar solución o forma, ya que se compartirán más conocimientos y nuevas opiniones entre todos. Al principio no siempre hay un consenso y es preferible avanzar que estancarse y dar vueltas a lo mismo en forma de bucle.

Se ha estudiado que la práctica de la planificación del póquer puede mejorar la resolución de tareas, incentivando el trabajo en equipo se consiguen mejores resultados y un compromiso de todos para colaborar, logrando rapidez y eficacia en los procesos. El incremento de la capacidad resolutiva posibilita la asunción de nuevos proyectos, cooperación con otras empresas y una fortaleza que puede ser aprovechada para optar a nuevos retos. Todo esto no se consigue de manera individual, nombrando responsables y dejando en manos de cada uno las distintas partes del proyecto.

Si estás pensando en abrir horizontes, tienes un encargo para ejecutar que se resiste o tu empresa está en un momento clave para su expansión, te interesa aplicar esta metodología y valorar las conclusiones. Puede ser de mucha ayuda compartir conocimiento, integrar a los componentes de tu equipo y presentarle esta opción estratégica como una oportunidad creativa.

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