Cómo planificar las responsabilidades con la matriz RAM

Cómo planificar las responsabilidades con la matriz RAM
Una de las formas de innovación a la hora de organizar los recursos humanos es la matriz RAM y sus variantes. Permite distribuir el trabajo de forma clara

En el ámbito de la mediana y gran empresa es necesario que cada profesional empleado tenga muy claras sus competencias y responsabilidades. Ello se hace especialmente palpable en el caso de una pyme que tiene en su cartera varios proyectos a la vez. De no haber una correcta organización y distribución de roles, corre el riesgo de que cualquiera de ellos fracase por interferencias o, justamente, por dejación de responsabilidades.

Para evitarlo, los expertos en recursos humanos introdujeron una innovación que se denomina matriz de asignación de responsabilidades (RAM por sus siglas en inglés). Es una de las tres formas en la que la empresa organiza sus puestos de trabajo y los correspondientes organigramas de sus distintos proyectos pendientes de ejecución. Las otras dos son la organización jerárquica y la de tipo texto.

La matriz RAM

En consecuencia, una matriz de asignación de responsabilidades es un organigrama que se utiliza, dentro de la empresa, para definir las competencias de cada uno de los profesionales encargados de un proyecto. De esta forma, todos saben de antemano cuál es su papel y su responsabilidad. Así, se evita que dos personas se encarguen de la misma faceta del trabajo o que queden aspectos de este sin elaborar porque nadie tenga claro quién debe hacerlos.

El resultado de una matriz RAM es un diagrama en cuya primera columna, a la izquierda, se anotan las responsabilidades de cada profesional. Y, cada una de las restantes columnas representa a uno de los empleados relacionándolo con el puesto que ocupa en cada una de esas funciones. Sin embargo, antes de profundizar en la cuestión sobre los tipos de matrices, conviene precisar algunos conceptos:

  • Rol: es el papel que representa cada profesional en un determinado proyecto. Ejemplos de roles podrían ser el de coordinador, probador o ingeniero. Así mismo, cada rol debe llevar especificado el nivel de responsabilidad y autoridad.
  • Autoridad: se entiende como tal la toma de decisiones parciales o totales respecto al trabajo en cuestión. En buena lógica, el grado de autoridad debe coincidir con el de responsabilidad.
  • Responsabilidad: es el trabajo que debe realizar cada integrante de un equipo para completar las tareas del proyecto.
  • Competencia: se denomina así al nivel de conocimiento necesario para desarrollar las labores propias de un proyecto.
  • Accountability: en síntesis, es la función del jefe del proyecto; rendir cuentas de su desarrollo y asumir la responsabilidad que se derive de su éxito o fracaso ante la gerencia de la empresa.

La matriz RACI

Aunque puede haber hasta 10 tipos de matrices, la más utilizada es la RACI. Se denomina así por las iniciales de responsable, aprobador o accountable, consultado e informado; los cuatro roles que la constituyen. Y cada uno de ellos se define de la siguiente manera:

  • Responsable: es la persona encargada de realizar el proyecto. Normalmente, es una sola. Pero esta puede delegar participaciones con objeto de que le ayuden en el trabajo solicitado.
  • Aprobador o accountable: Es quien tiene que rendir cuentas respecto al proyecto. En tal sentido, es quien tiene autoridad para dar la aprobación final. Solamente debe haber uno y, como encargado de que aquel llegue a buen fin, recibe del responsable las explicaciones pertinentes y, al final, el propio proyecto para su visto bueno.
  • Consultado: es el empleado que, sin estar directamente involucrado en el proyecto, aconseja sobre él en un modelo de comunicación bidireccional con los anteriores.
  • Informado: es quien sigue el desarrollo de los trabajos y los recibe cuando están terminados.

Todos ellos son fundamentales en el desarrollo del proyecto y cualquier confusión provocaría una disrupción que lo interrumpiría. Por otra parte, el aprobador de un trabajo puede ser también responsable de cumplirlo (de hecho, implícitamente siempre lo es). Pero cada uno de los restantes profesionales asignados a un proyecto debe tener una sola función en él. Y, por tanto, también en la matriz de asignación de responsabilidades.

De lo contrario, la matriz podría llevar a confusiones. Y, justamente, lo que se pretende con el sistema de matrices es definir con precisión el papel de cada empleado en un proyecto y sus responsabilidades. Hay que pensar que, para un trabajo sencillo, todos estos aspectos están nítidos. Sin embargo, no ocurre lo mismo cuando se trata de un gran proyecto en el que se ven implicados distintos departamentos de la empresa o incluso estos con personal ajeno a ella.

Justamente, la matriz RACI está pensada para que se obtenga una perfecta coordinación entre los profesionales propios y los ajenos, al proporcionar una distinción clara de papeles y objetivos. No obstante, este sistema no es un compartimento cerrado. La gerencia puede sustituir los roles clásicos que presenta por otros que se acomoden mejor al tipo de trabajo que se pretende realizar.

Variantes de la matriz RACI

A su vez, y en consonancia con todo lo expuesto, la matriz RACI puede tener distintas variantes. Las más usadas son las siguientes:

  • Matriz RASCI: incluye los mismos roles que la anterior, solamente añade otro. Se trata del support (de ahí la ‘S’) o soporte que ayuda al responsable para ejecutar la tarea.
  • Matriz RASI: en este sistema no existen los consultados y los empleados que se podrían ocupar de esa labor pasan a ser ayudantes del responsable para colaborar en el desarrollo del proyecto.
  • Matriz RACIQ: esta variante incluye la participación de un grupo que se ocupa de revisar el trabajo. Es decir, de hacer un control de calidad (de ahí la Q).

Posibles errores a la hora de implementar una matriz de asignación de responsabilidades

Grandes expertos, como el diseñador industrial norteamericano Jay Doblin, estudiaron todo lo referente a las matrices hasta aquí expuestas. No obstante, su implantación puede conllevar algunos errores que den al traste con la buena ejecución del proyecto para el cual se crean.

Así, por ejemplo, que el organigrama mostrado por la matriz RAM no sea claro. No especifique quién tiene que ocuparse de determinadas tareas, falten algunos roles o que quien haya sido designado para alguno de ellos carezca de los conocimientos necesarios. En tal caso y para solucionarlo, es preciso identificar esos fallos en el organigrama y rectificarlos. Y, si existen dudas respecto a algún rol, hay que hacer un seguimiento estrecho del trabajo.

También puede ocurrir que la matriz no deje claras las responsabilidades del proyecto. Es decir, quién debe rendir cuentas de su desarrollo. Finalmente, puede suceder que los participantes no tengan claro cuándo debe intervenir cada uno. Esto ocurre cuando un rol es llevado a la práctica por más de una persona y no existe consenso sobre qué labores ha de desarrollar cada una de ellas.

Todos estos errores son fruto de una mala planificación a la hora de desarrollar la matriz de asignación directa. O bien no se han especificado con claridad los roles de cada miembro del equipo, o bien estos no han recibido las suficientes instrucciones sobre la tarea que deben realizar.

A modo de resumen, hay que recordar que la buena organización es fundamental para que una empresa desarrolle con éxito sus proyectos. Cada uno debe contar con un equipo de profesionales encargados de llevarlo a buen fin. Y cada uno de los integrantes de ese equipo tiene que tener claras cuáles son sus competencias. De garantizar todo esto se encargan herramientas como la matriz de asignación directa o RAM.

Esta es una especie de organigrama que, físicamente, se representa en forma de tabla con varias columnas. La primera de estas señala las diferentes funciones y cada una de las restantes está destinada a exponer la misión de cada uno de los profesionales que intervienen respecto a aquellas. Así, podrían ser funciones la de definir, diseñar, desarrollar o probar. Y las distintas tareas se agrupan bajo los conceptos de responsable, aprobador, consultado e informado.

No obstante, la matriz de asignación directa es un sistema flexible que permite introducir distintas variantes. La más frecuente de ellas es la denominada RACI, pero existen otras. Particularmente interesantes son dos de ellas. Por una parte, la matriz RASCI, que añade personal de soporte a quien tiene la responsabilidad de hacer el trabajo. Y, por otra, está la matriz RACIQ, que suma al proyecto un equipo destinado a realizar controles de calidad de la tarea, ya sea entre sus distintas fases o al final.

En conclusión, la matriz de asignación directa (o RAM) es una herramienta de gran utilidad a la hora de desarrollar proyectos en una empresa. Cuando esta es de pequeño tamaño, las funciones y responsabilidades respecto a los mismos están bastante claras. Pero no ocurre así en otras de mayor tamaño en cuyos trabajos intervienen distintos departamentos o incluso personal externo.

En tales casos, el buen fin de cada proyecto depende de que esté perfectamente organizado y sincronizado. Justamente de ello se encarga la matriz de asignación directa. Esta, a su vez, es una herramienta flexible a la cual pueden añadirse o quitarse figuras en función de las necesidades concretas de los mencionados proyectos y, en suma, del sector profesional en que se incluya la empresa.

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