¿Cómo resolver problemas en 8D?

¿Cómo resolver problemas en 8D?
El método de las 8 D es una estrategia que permite identificar, corregir y eliminar problemas en procesos para que éstos no vuelvan a repetirse.

La resolución de problemas es más fácil de desarrollar si se dispone de las herramientas adecuadas y se planifica una estrategia correcta. Entre las diferentes metodologías que existen actualmente para hacer más sencillo el análisis de problemas y la toma de decisiones que permite solucionarlos destaca el procedimiento de las Ocho Disciplinas, conocido en los ámbitos empresariales con la denominación 8D. El sistema propone ocho pasos secuenciales que deben seguirse si lo que pretende es solucionar con éxito la cuestión que nos ocupa y reducir al mínimo las posibilidades de que vuelva a producirse un problema similar en el futuro. El método recibe también otras denominaciones como, por ejemplo, Resolución de Problemas 8-D, G8D o Global 8D.

El origen del método de las 8 Disciplinas

El sistema de las Ocho Disciplinas para la Resolución de Problemas o Eight Disciplines Problem Solving (el método se diseñó en los Estados Unidos de América) tiene su origen en la Segunda Guerra Mundial, un conflicto durante el cual el ejército norteamericano formuló el denominado Military Standard 1520 Corrective Action And Disposition System For Nonconforming Material (Acción Correctiva y Sistema de Disposición Para Material No Conforme en castellano). Dicho sistema, similar al actual método de las 8 Disciplinas, llamó la atención de la compañía automovilística Ford, empresa a la que le debemos la decisión primera de utilizar el sistema en la vida civil. En el año 1987 la compañía editó el manual Team Oriented Problem Solving (Equipo Orientado a la Resolución de Problemas) e incluyó el método en él. Desde entonces, el método se ha ido mejorando y hoy se aplica ya no solo en la industria del automóvil, ya que se ha probado su utilidad para otros muchos negocios y actividades.

El 8D es un sistema que tiene como objetivos principales identificar, corregir y eliminar problemas recurrentes y resulta adecuado para cualquier actividad en la que sea imprescindible mejorar procesos, servicios o productos y ser con ello más competitivos. Si se usa adecuadamente, el 8D permite articular una estructura de trabajo sistematizada en la que los diferentes profesionales implicados comparten un mismo enfoque. Con ello, los sistemas de la organización mejoran, el rendimiento se optimiza y se previenen no conformidades y fallos futuros. Como problema, entendemos aquella diferencia existente entre una situación deseada que se describe; por ejemplo, en un manual y una situación real que acontece.

Esta diferencia entre lo esperado y lo que sucede demanda siempre soluciones rápidas y efectivas que solo se pueden identificar y ponerse en práctica si no nos limitamos a describir los síntomas y localizamos la causa raíz que genera la disonancia entre lo que esperamos o pretendemos y lo que ocurre y le damos el tratamiento adecuado. La metodología 8D permite hacerlo.

Los ocho pasos uno a uno

D1: Formar un equipo de expertos capaz de cubrir todas las funciones

Para solucionar un problema debemos contar con un equipo adecuado. Sin profesionales bien entrenados y con la cualificación necesaria sobre el tema que nos ocupa, todo esfuerzo será en vano. Así, y por tanto, el primer paso a la hora de solucionar cualquier problema con la metodología 8D es establecer un equipo de investigación multidisciplinar. Todos los integrantes del mismo deben tener la experiencia necesaria, el tiempo preciso para destinarlo al grupo y autoridad suficiente y reconocida por el resto de integrantes como para aplicar soluciones. Dentr del equipo es necesario que exista un líder que se encargue de manejar la información tanto dentro del propio grupo como entre los integrantes de este y el resto de personas a quienes les afecta el problema. El líder es, obviamente, el encargado de que se cumplan los objetivos que se establecen para el grupo.

D2: Descripción del problema

El problema que nos ocupa debe describirse de manera clara, concisa y desde varios puntos de vista. La información para elaborar esta descripción se obtiene realizando entrevistas a las personas que trabajan en el área o proceso afectado por el problema que nos ocupa. Para realizar una descripción adecuada es imprescindible realizar trabajo de campo. No es válida nunca una descripción realizada por personas que desconocen el lugar y la manera como el problema sucede. Al describir el problema es importante utilizar herramientas adicionales como, por ejemplo, la clásica regla periodística de las 6 Ws, que obliga a identificar el qué (what), el cuándo (when), el dónde (where), el porqué (why), el quién (who) y el cómo (how). Si somos capaces de responder a estas seis cuestiones, tendremos el problema completamente identificado

D3: Aplicar una acción provisional de contención

Mientras formamos el equipo e identificamos el problema el tiempo no se detiene y la cuestión que nos ocupa no deja de complicar el devenir de nuestra organización. Por ello, y mientras continuamos con nuestra labor de análisis, es necesario aplicar una solución temporal. Dicha solución debe evaluarse y probarse antes de ser aplicada y es preciso también documentar el proceso debidamente para que las medidas temporales que apliquemos puedan eliminarse cuando tengamos la solución definitiva. Como en todo, el diálogo es importante y la solución temporal debe ser puesta en consideración de las personas implicadas en el proceso que nos ocupa.

D4: Análisis de causa raíz (RCA)

Una vez descrito el problema y diseñada y aplicada una acción provisional de contención, es el momento de identificar lo que se conoce como causa raíz. La causa raíz es la razón última se se encuentra detrás de todos los síntomas que evidencian el problema. Para identificarla, es necesario observar detenidamente el proceso, producto o servicio que contiene el problema y obtener información de primera mano, lo que supone contar con testimonios directos de personas afectadas pro el problema o con datos reales obtenidos a partir de la observación directa. Durante el análisis identificaremos diversas causas posibles. Entonces será necesario aplicar a cada una de ellas la metodología de las 6Ws y, seguidamente, procederemos a desarrollar el proceso que nos ocupa de manera íntegra. Si la causa que hemos eliminado es la verdadera causa raíz del problema, éste desaparecerá. Conviene siempre saber distinguir entre síntomas, causas de primer nivel, causas de alto nivel y causa raíz. Los síntomas se consideran a menudo la causa, pero solo son la prueba de que el problema existe. Las causas de primer nivel son las que conducen al problema y las causas de alto nivel son aquellas que, pese a no ser la causa directa del problema, sí que tienen un vínculo directo con la causa raíz. Ésta última, la causa raíz, se define como el mal interior o verdadera causa de la cadena de eventos que se generan como consecuencia del problema que existe.

D5: Desarrollar soluciones permanentes

Con la causa raíz identificada, el siguiente paso es desarrollar soluciones permanentes que la ataquen directamente. Estas soluciones deben probarse una y otra vez hasta comprobar que, efectivamente, sirven para eliminar la causa raíz. El desarrollo de soluciones permanentes suele ser un proceso largo que permite una vez se ha finalizado eliminar las acciones provisionales de contención. Los recursos de los que dispongamos condicionarán esta fase.

D6: Aplicar las soluciones permanentes

Tras el desarrollo y prueba de la solución o las soluciones permanentes, planificaremos y desarrollaremos la implementación de las mismas. Una vez aplicada la o las soluciones, verificaremos que el proceso se desarrolla como es debido y que el fallo que nos preocupaba ya no se da.

D7 Prevenir la recurrencia

Ahora que ya sabemos cómo, dónde y por qué se producen los fallos y de qué manera podemos evitarlos, conviene extrapolar las soluciones que hemos diseñado, probado y aplicado a otros procesos similares al que nos ha ocupado. Así, evitaremos que aparezcan fallos o problemas similares.

D8: Cerrar el problema y reconocer los esfuerzos del equipo

Al final, una vez todo el proceso concluye, debemos completar los procesos administrativos que para cuestiones como la que nos ha ocupado exige nuestra organización, eliminar la solución temporal que adoptamos en D3 siempre y cuando no forme parte de la solución permanente y reconocer la aportación de los profesionales que han participado en el proceso de solución del problema. Con ello, toda la organización se beneficia y el sentimiento de pertenencia al grupo crece. Con profesionales motivados, los resultados son siempre mejores.

Los beneficios del sistema 8D

Adoptar el 8D como método de resolución de problemas es beneficioso para cualquier organización porque fortalece la relación de la empresa con sus clientes al permitir actuar rápidamente y, también, puede aumentar las ventas de la empresa de manera indirecta. Además, ayuda a la empresa a identificar y prevenir defectos a través de la entrada de información externa que frecuentemente proviene de clientes. Igualmente, aplicar esta metodología permite que la empresa ahorre dinero y, por último, mejora la eficiencia de las diferentes operaciones que desarrolla la organización.

El método de las 8 Disciplinas facilita; además de identificar, corregir y eliminar problemas, establecer una práctica arquetípica basada en hechos, aprender a concentrar los esfuerzos en el origen de los problemas y aportar utilidad en la mejora de procesos y productos.

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Comentarios (1)

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marcela cardenas rodriguez

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quiero hacer una pregunta es que estoy estudiando archivo pero no se como contestar una problematica que nos pusieron haber si me puedes coloborar quedo atenta a su respuesta

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