Las project management skills, conocidas en español como habilidades clave en la gestión de proyectos, son un conjunto de competencias necesarias para los encargados de llevar un equipo de trabajo hacia unos objetivos.
Hoy hay dos aspectos genéricos que destacan entre las competencias que debe poseer un buen project manager. Por un lado, la gestión emocional, clave para la comunicación, la cohesión y la motivación del grupo. Por otro, el dominio de las nuevas tecnologías, útil tanto para el análisis de los datos como para el desempeño de las diversas tareas.
Aunque estas cualidades pueden variar, la mayoría de los expertos consideran que las siete competencias que se comentan a continuación son las más comunes y claves para la gestión de proyectos. Un gestor actual no solo debe organizar y dirigir el trabajo de su equipo: en la práctica debe ejercer de líder que impulsa un proyecto hacia su objetivo. Por su relevancia, el liderazgo ocupa la primera posición de la lista.
1. Liderazgo
Tener cualidades para el liderazgo es un requisito casi obligado a la hora de gestionar proyectos con solvencia y es una de las competencias más importantes. Para ejercer de líder no basta con querer: es imprescindible ser reconocido como tal. Para ello es necesario establecer canales de comunicación fluidos, saber escuchar y generar confianza en el equipo de trabajo.
La empatía también es necesaria para que el líder vea aumentada su capacidad de motivación, ya que la adecuada gestión de las emociones en el grupo refuerza su cohesión. Tener un grupo saludable, desde el punto de vista anímico, ofrece buenos resultados tanto para alcanzar objetivos como para afrontar los nuevos proyectos con garantías.
Un estilo de liderazgo que permita el desarrollo individual de los integrantes del grupo de trabajo redunda en beneficio de toda la organización. Ligada a esta cualidad está la habilidad para saber aprovechar el talento individual y ser capaz de resolver conflictos. Los beneficios de contar con un grupo cohesionado son numerosos, por eso también es fundamental saber gestionar tanto las bajas como las nuevas incorporaciones que se puedan dar. En los proyectos a medio o largo plazo, esta habilidad es clave.
Un buen líder es alguien que se conoce bien, que sabe cuáles son sus fortalezas y dónde están sus debilidades. Este autoconocimiento es la piedra angular que construye el liderazgo, así que es una tarea que cualquier gestor de proyectos debe emprender.
2. Capacidad de planificación
La buena gestión de un proyecto solo puede darse cuando hay un buen plan. Sin la planificación adecuada, ningún líder puede llevar al grupo al éxito. Un plan implica una serie de etapas que deben cumplirse en un determinado orden y momento. Saber cómo ordenar estas fases es una tarea que lleva tiempo y que solo puede abordar alguien que tenga una buena habilidad de planificación.
Es necesario que el líder del proyecto le preste la atención necesaria a este apartado porque, si la planificación falla en algún punto, puede comprometer todo el trabajo del grupo. Por tanto, también hace falta establecer formas de monitorizar cada una de las etapas. De esta manera, se pueden corregir las desviaciones o incumplimientos que se puedan dar.
Un buen planificador no solo sabrá diseñar un plan estructurado para desarrollar en el tiempo; la microgestión es tan importante como la macro. Para que todo funcione, debe estar estipulado cómo se van a llevar a cabo cada una de las tareas: reuniones, informes, estimaciones y plazos, entre otras. La eficiencia es el faro que debe guiar la planificación de todos estos pequeños elementos para que el proyecto, como unidad, pueda alcanzar sus últimos objetivos.
3. Identificar riesgos y problemas
Relacionada con la capacidad de planificar está la de identificar los problemas que puedan surgir. Un buen project manager tiene que tener un plan b para situaciones críticas, pero hay que saber definir cuáles pueden ser para darles una respuesta útil.
Como un jugador de ajedrez antes de mover una pieza, un buen gestor debe evaluar los posibles escenarios que se puede encontrar en el momento siguiente. Debe ir varios pasos por delante para identificar los riesgos y tener preparadas las respuestas a los problemas.
Esta habilidad se logra como casi todas, con formación y experiencia, pero en este caso la experiencia cobra una relevancia mayor por razones obvias. Haber vivido situaciones parecidas con anterioridad ayuda a conocer cuáles son las respuestas eficaces y las que no lo son.
También es una garantía de que, en el proceso de planificación, se vayan a tener en cuenta problemas que ya se conocen por las propias características de la tarea. Por ejemplo, saber que en las fechas navideñas habrá más demanda de un artículo propio, es útil para planificar su producción a lo largo del año.
4. Saber comunicar
En el primer punto ya se ha destacado la importancia de la comunicación entre el líder y los integrantes del grupo. Esta buena comunicación implica tener la habilidad suficiente para hacerse entender y también para comprender lo que se dice. Sin embargo, también es necesario establecer unas vías de comunicación adecuadas.
Estos canales de comunicación van más allá de una disposición personal a la escucha; el project manager debe conocer los recursos tecnológicos que puede utilizar para mantener la comunicación con los integrantes del grupo en el desempeño de sus funciones. Es decir, hay que dotar de instrumentos al proyecto para que esa comunicación se pueda dar de la manera más conveniente y en ambas direcciones.
Esto significa que no basta con tener un talante comunicativo, hay que utilizar aplicaciones y dispositivos que faciliten esa comunicación. Además, debe haber canales que permitan la puesta en común de los datos, incluso en tiempo real. Por último, también hace falta mantener informados a todos los implicados sobre el desarrollo de las tareas y los cambios en la planificación.
5. Gestionar bien el tiempo
Uno de los errores más comunes en los grupos de trabajo es el exceso de largas reuniones para llegar a conclusiones que no necesitan de tanta elaboración. Muchas veces se acaba divagando y dando vueltas a cuestiones que ya están tratadas y que solo falta ponerlas en práctica. El gestor debe saber cuándo poner punto final a una agotadora reunión que gira sobre sí misma.
Esto no significa que no se puedan establecer reuniones periódicas para evaluar las distintas tareas que se lleven a cabo, pero es diferente evaluar una actividad ya realizada que teorizar durante horas sobre algo que aún no se ha probado. El análisis de los datos y su evaluación no es menos importante que las reuniones previas, pero a menudo se prioriza la teoría y se descuida el análisis de los hechos o de la información.
En otro ámbito se encuentra la gestión del tiempo personal. Un buen gestor debe saber administrar su día para sacarle el máximo rendimiento. Saber decir «no» y discriminar lo importante de lo superfluo, son dos habilidades que se deben poner en práctica. Una conocida cita del expresidente estadounidense Eisenhower sirve para aclarar prioridades: «Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante».
6. Tener dotes negociadoras
Las prioridades también están relacionadas con la habilidad para negociar, porque hay que saber dónde interesa ceder y en qué momento. Aunque la negociación no es siempre necesaria, cuando hay que negociar, hay que saber negociar.
Un buen negociador sabe encontrar los puntos clave de la negociación y ponerse en lugar del otro. Es importante que sepa ofrecer un objetivo común que sirva como lugar de partida para, desde allí, alcanzar acuerdos.
El project manager debe evitar que las negociaciones se estanquen en un callejón sin salida. Por ello, la experiencia negociadora aporta un plus nada desdeñable. Si se tienen dotes negociadoras y experiencia, los resultados pueden ser positivos para todas las partes implicadas.
7. Disponer de conocimiento técnico
Se ha destacado ya la experiencia como una virtud muy útil en general, pero no lo es menos el conocimiento técnico sobre todas las áreas relacionadas con el proyecto. Si la experiencia es el conocimiento práctico, el conocimiento técnico es la formación especializada.
Un buen project manager debe conocer el mercado en el que se desenvuelve, la organización en la que trabaja y el proyecto que tiene que dirigir en todas sus vertientes. Esto incluye su capacidad para intervenir directamente, si fuera necesario, en la toma de decisiones sobre cualquiera de sus fases.
Estas siete competencias son básicas, pero se pueden ver mejoradas con otras habilidades más genéricas que tienen que ver con los rasgos de personalidad de cada individuo. En resumen, se podría decir que una adecuada gestión de proyectos es la suma de la experiencia y el talento personal para liderar, comunicar, planificar, negociar y dirigir un grupo de personas hacia un fin común.
Estas habilidades deben complementarse hoy con los avances tecnológicos en el uso del big data, los dispositivos móviles, las tecnologías de la comunicación o la inteligencia artificial, entre otros. Un nuevo reto para las organizaciones y los gestores, pero que les brinda nuevas posibilidades para mejorar y alcanzar sus objetivos.
