En un mundo ideal no deberíamos dar por finalizado un proceso hasta encontrar al candidato ideal, hasta dar con un mirlo blanco.

Pero la búsqueda de la eficiencia y por supuesto la realidad, las urgencias y las necesidades del negocio nos obligan en muchas ocasiones a concluir el proceso sin haber encontrado al candidato perfecto para el puesto y para la empresa.

Sí, ambos aspectos son importantes, tanto el encaje del candidato con los requisitos y competencias específicas del puesto de trabajo como su encaje con la cultura de la organización. Coincidiendo con muchos expertos, podríamos afirmar que el encaje con la organización es incluso más importante. Además algunos dicen que también hay que tener muy en cuenta el grado de ilusión o vocación del candidato por su profesión y por trabajar en el sector o el mercado en el que opera la organización.

Duración media del proceso de selección

Es difícil establecer una media de días de duración en los procesos de selección ya que ésta depende del país, del sector, de los conocimientos y experiencias requeridas para desempeñar el puesto con éxito, ...

Tras consultar diferentes informes e investigaciones relacionadas con la selección para puestos de trabajo de lo que conocemos como “sociedad del conocimiento y del aprendizaje” nos encontramos con que por término medio los procesos de selección vienen a durar entre 30 y 50 días.

Maneras de acortar el proceso

Existen diferentes formas de acortar un proceso de selección, pero muchas de ellas pasan inevitablemente por una disminución de los recursos a emplear y, como consecuencia, llevan consigo una merma de calidad en el subproceso de cribado de solicitudes o de evaluación de candidatos.

Si por contra aumentamos los recursos destinados al reclutamiento y a la selección reduciremos la duración media del proceso e incluso ganaremos en calidad. Lo más habitual en estos casos suele ser recurrir a Empresas de Trabajo Temporal (ETT´s) o agencias de selección que suelen trabajar a comisión o “a éxito”, en función de la incorporación satisfactoria del candidato al puesto de trabajo. Las citadas empresas ofrecen ciertas garantía de sustitución en el caso de que el candidato no se integre satisfactoriamente o que decida abandonar la organización durante el periodo de prueba

Herramientas para mejorar la eficiencia del proceso de selección

Entre las diferentes herramientas disponibles para mejorar en eficiencia y eficacia los procesos de reclutamiento y selección convendría destacar las siguientes:

• Involucrar a los responsables del puesto desde el inicio del proceso:

Desde el momento inicial, o incluso desde antes de empezar el proceso, es conveniente que el departamento de Recursos Humanos trabaje codo a codo con los responsables del puesto vacante. Algunas de  las iniciativas más útiles y agradecidas por los directivos que participan en procesos de selección consisten en ayudarles a definir el puesto, en preparar conjuntamente la guía de preguntas para entrevistas estructuradas o en guiarles a la hora de comparar entre los candidatos finalistas tras las entrevistas individuales.

• Viveros de candidatos:

 Un vivero de candidatos es un grupo de personas ya evaluadas, listas y comprometidas con la organización para empezar a trabajar en el momento en que se les necesite.  Se trata de afrontar el proceso de selección de manera muy proactiva, anticipando las necesidades de cobertura de vacantes en la organización.

Ésta es la solución a la que recurren muchas grandes empresas y sobre todo aquellas organizaciones que necesitan activar durante el año procesos de selección con incorporación inmediata.

Este último  el caso de las ONG´s de cooperación al desarrollo que actúan ante situaciones imprevistas que se producen como consecuencia de accidentes o catástrofes bélicas o naturales. Aquí lo difícil es mantener a los candidatos ya seleccionados bien motivados hasta el comienzo de su contratación, lo que algunas organizaciones se procura a través de programas de formación y voluntariado.

• Pruebas grupales:

Sin duda ésta es la forma más común para ganar eficiencia en las fases iniciales de los procesos de selección, tanto si se trata de test psicotécnicos, como de pruebas profesionales o dinámicas de grupo. Cundo convocamos a los candidatos en grupo ahorramos mucho tiempo y dinero frente a cuando les citamos individualmente.

• Reclutamiento, pruebas  y entrevistas on-line:

Actualmente existen múltiples empresas en internet que ofrecen estos servicios, permitiendo a las empresas acceder al conocimiento de muchos más candidatos, administrar y corregir los test y pruebas profesionales e incluso entrevistarles de manera remota sin necesidad de desplazamientos ni reserva de espacios físicos de reunión. Obviamente las ventajas son muy atractivas para ambas partes, aunque es arriesgado contratar a alguien sin haberle conocido físicamente antes.

Algunas empresas de reclutamiento que ofrecen este tipo de soluciones a través de internet ofrecen también la posibilidad de grabar las entrevistas para ser visionadas con posterioridad por varios evaluadores, evitando así las molestias que se producen a los candidatos cuando se les cita a entrevistas con diferentes responsables de la organización en las que suele haber preguntas reiterativas. 

Sobre este tema conviene recordar la importancia de la introducción de diferentes observadores o evaluadores durante el proceso de selección, también llamada “fiabilidad interjueces”, ya que permite reducir la subjetividad inherente a cualquier proceso de evaluación de personas.

Transparencia sobre la duración del proceso de selección

Una buena práctica al comienzo del proceso es compartir las expectativas de duración del mismo con los responsables del puesto.  De esta manera, mejor si lo hacemos con ayuda de un flujograma, podemos concretar y argumentar la duración media de cada una de las etapas o subprocesos que tienen lugar durante el reclutamiento y selección de candidatos.

Asimismo, los candidatos valoran muy positivamente que compartamos con ellos información sobre la duración estimada del proceso de selección.  De esta manera evitamos que, por el mero paso del tiempo, éstos pierdan ilusión o se comprometan con otra organización simplemente porque su proceso acaba antes. Por lo general conviene tener en cuenta que los procesos lentos, aquellos que tardan más de 60 o 70 días, causan una impresión negativa en los candidatos que es conveniente evitar.