Cuando se habla de Digitalización Organizacional, significa simplificación y ahorro con la ayuda de la tecnología a través de diversas soluciones de acuerdo con las necesidades de la empresa. Las organizaciones involucradas en el proceso de Digitalización Organizacional enfocan todos sus esfuerzos en áreas como las operaciones, sin tomar en cuenta que pueden implementar diferentes tipos de digitalización.
La Digitalización Organizacional también ofrece muchos beneficios, ya que mejora la satisfacción de los empleados y la experiencia de compra del cliente. Además de aumentar la productividad y brindar nuevas oportunidades de negocio.
Cuando se inicia la Digitalización de una empresa, se apunta a un proceso global que pasa de lo analógico a lo digital. Para digitalizar la tecnología habilita, mejora y transforma su desempeño y funciones, modelos, procesos y operaciones.
Significado de Digitalización Organizacional
La Digitalización Organizacional se refiere al uso de tecnologías y datos digitales, ya sean digitalizados o inherentemente digitales, con el objetivo de optimizar las operaciones comerciales; reemplazando y cambiando los procesos de negocio y de gestión, creando un entorno digital construido con diferentes herramientas y nuevos sistemas de gestión.
La Digitalización de la empresa es esencialmente la desmaterialización de documentos, la automatización de procesos y la implantación de sistemas, herramientas y aplicaciones que faciliten y aceleren el trabajo de un equipo profesional.
Por su parte cuando se habla de Digitalizar una empresa significa simplificar y ahorrar con la ayuda de la tecnología a través de diversas soluciones de acuerdo con las necesidades de la organización. También significa abandonar las herramientas analógicas tradicionales, simplificando los flujos de trabajo y, por tanto, automatizar funciones y procedimientos relacionados con:
- Marketing y ventas
- Servicio al cliente
- Gestión de documentos materiales, contabilidad y fiscalidad.
Diferencia entre Digitalización y transformación digital
Si bien el concepto de transformación digital complementa el concepto de Digitalización Organizacional, no solo se refiere a la introducción e implementación de nuevas tecnologías, sino a los “fundamentos” que posibilitan la Digitalización de una empresa, es decir, la estrategia que guía a la empresa.
La Digitalización Organizacional en cambio permite “diseñar” un modelo de negocio, la oferta, adaptarse a la experiencia de usuario y aumentar la productividad del equipo. El cambio digital no afecta los procesos individuales de la empresa, sino los modelos de negocio, la cultura y las diversas estrategias que guían y facilitan la adaptación de los procesos al entorno digital.
Tipos de digitalización organizacional
Las organizaciones involucradas en el proceso de Digitalización Organizacional suelen centrar todos sus esfuerzos en un área, como las operaciones, sin considerar que existen diferentes tipos de digitalización.
Transformación de procesos
Este es probablemente el más importante, porque engloba al resto y está relacionado con la digitalización a nivel operativo y técnico.
Este tipo de Digitalización Organizacional tiene como objetivo mejorar la calidad de los procesos internos y reducir costes. Puede ser implementada en cualquier área de la empresa que necesite optimizar sus procesos con herramientas digitales.
Por lo tanto, un ejemplo de la digitalización del personal podría ser el uso de una solución de firma electrónica para mejorar la gestión de los contratos de trabajo.
Cambio en los modelos de negocio
La Digitalización Organizacional supone en muchos casos un cambio fundamental en los negocios. Esto aplica para las empresas que se reinventan de la mano de la tecnología para transformar su producto o servicio o cambiar radicalmente la forma de venderlo.
Cambio de mercado o industria
Si la transformación digital significa aprovechar las nuevas oportunidades en tecnología, este tipo de Digitalización Organizacional es el mejor representante de esta idea.
La Digitalización Organizacional es el comienzo de una empresa que invierte en un nuevo segmento de mercado o se expande directamente a otras áreas, como lo han hecho gigantes como Red Bull o Amazon.
Cambio en la cultura organizacional
La Digitalización de procesos no se trata solo de la inclusión de tecnologías, sino esencialmente también de redefinir los objetivos comerciales, los flujos de trabajo y la mentalidad de los empleados.
En definitiva, los cambios digitales siempre requieren cambios culturales a nivel organizacional.
Beneficios de la Digitalización Organizacional
El impacto de la Digitalización Organizacional ofrece una serie de beneficios para las empresas que mejoran el desempeño interno y la relación con los clientes. Estos son algunos de ellos:
- Mejora la satisfacción de los empleados: Gracias a la transformación digital, los empleados se vuelven más productivos y la eficiencia operativa mejora.
- Mejora la experiencia del cliente: la Digitalización de ciertos procesos comerciales aumenta la retención de clientes. Además, los canales digitales permiten una comunicación con los clientes de manera fácil y dinámica.
- Ahorro de costes de TI: la adopción de servicios de computación en la nube y Digitalización Organizacional son aspectos importantes para reducir los costes financieros.
- Incrementa la productividad: La toma de decisiones se vuelve más fácil y flexible con herramientas digitales. Además, estas herramientas aportan un valor añadido tales cómo evaluación de procesos, analizar decisiones, etc.
- Nuevas oportunidades de negocio: El cambio y la innovación van de la mano. La tecnología proporciona nuevas capacidades y nuevos procesos comerciales que fomentan la innovación y las ideas.
- Captación de talento: Las empresas que apoyan el cambio se convierten en ejes centrales para atraer talento de profesionales especializados que se sienten atraídos tanto por la cultura de la empresa como por las oportunidades laborales que ofrece.
Por lo tanto, la Digitalización Organizacional debe ser un proceso progresivo y continuo. Las empresas ya no pueden retrasar su transformación digital si quieren seguir compitiendo en un mercado cambiante y cada vez más exigente.
Impacto de la Digitalización Organizacional
La tecnología es solo una herramienta para la Digitalización Organizacional. El mayor cambio que tienen que hacer las empresas está relacionado con la cultura interna de la organización, no solo con el uso de las nuevas tecnologías:
- Cambiar la cultura organizacional: La Digitalización Organizacional no puede limitarse al uso del correo electrónico corporativo, sistema de gestión o la implementación de una solución CRM. Este cambio parte de una modificación en la forma de pensar propia de la empresa, pasando a un modelo de innovación y eficiencia.
- Personas y Grupos: Todos los cambios deben comenzar con las personas y grupos que forman parte de la empresa. El personal que comprende los beneficios de las nuevas soluciones, procesos y sistemas, se transforma en un elemento clave de la implementación de nuevas tecnologías.
- Liderazgo: La forma en que los líderes empresariales se posicionan en la Digitalización Organizacional representa un factor muy importante. Deben creer profundamente en el proceso y comunicarlo a otros empleados. Los líderes de equipo, regionales o departamentales deben predicar con el ejemplo y apoyar la estrategia de arriba hacia abajo.
- Medio ambiente: los entornos colaborativos, las salas de videoconferencia, las herramientas de comunicación instantánea son tecnologías que cuando se utilizan correctamente, optimizan el trabajo de los equipos, superan las barreras de la distancia y favorecen la movilidad.
Digitalización de empresas
Para digitalizar una empresa, la tecnología habilita, mejora y cambia las operaciones de la empresa y sus funciones, modelos, procesos y operaciones. Implementando las siguientes acciones:
Proceso de Digitalización
Cuando se inicia la Digitalización de una empresa se apunta a un proceso global que se convierte de analógico a digital. La digitalización en este sentido significa que las empresas utilizan la tecnología para comunicarse con las personas (externas e internas) para satisfacer necesidades específicas.
Para digitalizar la empresa, la tecnología posibilita, mejora y modifica el desempeño de esta y sus funciones, modelos, procesos y operaciones. Para ello se utilizan extensos datos digitalizados, contextualizados y elaborados, los cuales son procesados y dotados de la información necesaria para lograr beneficios específicos.
En la Digitalización Organizacional, la digitalización de datos es necesaria, pero su significado es más amplio y el núcleo de este modelo de negocios son los datos. Estos son sistemas participativos y sistemas de información que utilizan datos y procesos digitalizados.
Optimización de los procesos de negocio
Las expectativas de los clientes han cambiado en los últimos años. Gracias a empresas como Amazon, los clientes ahora esperan que todas las organizaciones entreguen sus productos y servicios rápidamente y con una experiencia de usuario perfecta.
Los clientes desean iniciar sesión en el sitio web de su compañía eléctrica y ver un informe de uso en tiempo real. Esperan comprar un teléfono de su proveedor y activarlo y configurarlo de inmediato. Quieren préstamos bancarios aprobados en minutos. Esperan que sus proveedores de servicios tengan acceso a toda la información que ya han proporcionado y que no hagan las mismas preguntas una y otra vez. Se preguntan por qué el banco necesita que traiga su cheque de pago para demostrar su salario cuando su empresa deposita dinero directamente en el banco todos los meses.
Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir con estas expectativas y, por lo tanto, pierden su competitividad.
Aunque los clientes lo expresan de manera diferente, requieren que las empresas revisen y digitalicen sus procesos comerciales. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que se sientan especiales, trato personal, consistencia total en todos los medios y cero errores. Pero también que, si las empresas hacen todo esto bien, también pueden ofrecer precios más competitivos.
Procesos de digitalización para cumplir con las expectativas de los clientes
Para cumplir con estas altas expectativas de los clientes, las empresas deben acelerar la Digitalización tanto de su documentación como de sus procesos comerciales:
- Reducir la cantidad de pasos requeridos.
- Reducir la cantidad de papeleo.
- Desarrollar una toma de decisiones automatizada.
- Lidiar con el fraude y los problemas regulatorios.
Esto requiere rediseñar los modelos operativos, las habilidades, las estructuras organizacionales y los roles para cumplir con cada uno. Los modelos de datos también deben adaptarse y rediseñarse para permitir una mejor toma de decisiones, seguimiento del rendimiento y conocimiento del cliente.
Los beneficios son enormes, ya que la Digitalización Organizacional puede reducir los costes hasta en un 90 % y mejorar los tiempos de respuesta en órdenes de magnitud.
Además, reemplazar los procesos manuales y en papel con software permite a las empresas recopilar automáticamente datos que brinden una mejor comprensión del rendimiento del proceso, los factores de riesgo y los factores de costo.
Los informes y paneles en tiempo real permiten a los gerentes abordar los problemas antes de que se vuelvan críticos. Por ejemplo, los problemas de calidad en la cadena de suministro se pueden identificar y abordar más rápidamente al monitorear el comportamiento de compra de los clientes.
Seguridad digital y RGPD
Las ventajas de la Digitalización Organizacional son bien conocidos: Mayor productividad, más espacio de oficina. Sobre todo, si la digitalización no se limita a la documentación, sino que se extiende a toda la empresa. De esta forma conseguimos muchas ventajas relacionadas con la mejora de los resultados.
Sin embargo, no se puede iniciar un programa de negocios digitales pensando que solo se obtendrán ganancias. Siempre se debe considerar la seguridad comercial, independientemente de la actividad económica.
La digitalización es un proceso relativamente nuevo para muchas empresas. Aunque algunos documentos pueden haber sido escaneados en el pasado, la digitalización completa de los procesos significa hacer negocios en línea o en la nube y, como con cualquier cosa nueva, no siempre se está consciente de todos los problemas de seguridad y los riesgos involucrados.
Las siguientes son algunas de las fuentes más comunes de amenazas a la seguridad en los negocios que se están volviendo digitales:
- Teléfonos celulares: Casi todos los empleados llevan al trabajo al menos un dispositivo móvil, muchos de ellos dos. Sin embargo, la mayoría de las empresas los protegen vagamente. Los teléfonos celulares son fáciles de robar y pueden ser atacados desde dispositivos cercanos o incluso a través de mensajes de texto.
- Error humano: Muchas infracciones son el resultado de un error humano. Contraseñas demasiado simples, dispositivos perdidos y computadoras no monitoreadas. Todos los sistemas, tanto en red como locales, deben estar protegidos con derechos de acceso basados en funciones de usuario. Por otro lado, todos los empleados deben ser conscientes de las posibles consecuencias de sus actos.
- Fraude interno: Sin controles internos adecuados, cualquier empleado puede acceder a información fuera de su función.
- Internet de las cosas: Tener todo en línea, desde sistemas de alarma hasta termostatos de aire acondicionado, tiene muchas ventajas, pero mantenerse siempre conectado significa estar siempre vulnerable.
La digitalización aumenta la cantidad de datos a proteger
Con la Digitalización Organizacional se deben administrar conjuntos de datos cada vez más grandes, que a menudo contienen datos personales críticos y confidenciales sobre personas, tanto clientes como empleados.
Este conocimiento es invaluable, pero también conlleva responsabilidad y riesgos. Es necesario generar confianza para que los clientes puedan estar seguros de que su información está segura.
Conclusiones
Como se ha podido evidenciar la Digitalización Organizacional contribuye de manera efectiva a la implementación de un modelo de negocios efectivo. Esto se debe a que el cambio puede representar una variación estructural significativa, que va desde intercambiar posiciones tradicionales hasta crear posiciones en redes sociales, Big data, inteligencia artificial, comercio electrónico, robótica, etc.
También es necesario apoyar a los empleados y personal involucrado, tanto como sea posible, ofreciéndole la información necesaria para que los cambios se lleven a cabo con éxito. Siendo la idea principal promover el desarrollo organizacional.