Actualmente, la forma de desenvolverse en el trabajo ha cambiado de forma radical. El trabajador no hace una única tarea, su labor le lleva a variar con frecuencia entre unas tareas y otras. Unas requerirán de él un trabajo individual, para el cual será necesaria la concentración; otras, le llevarán a reunirse con un compañero o a realizar trabajo en equipo. Habrá reuniones programadas y otras que surjan espontáneamente. Tendrá que coordinarse con compañeros y trabajadores de otras empresas que realicen teletrabajo o estén trabajando en países con zonas horarias distintas. Todo ello requiere contar no solo con la capacidad y flexibilidad del trabajador, sino también con las herramientas y los espacios apropiados para poder desarrollar toda esta actividad. Al igual que el trabajo ha cambiado y está cambiando, el diseño físico de las oficinas se está haciendo más flexible para atender a estas nuevas necesidades.

Además, el aumento del teletrabajo, las reuniones fuera de la oficina y los viajes hacen que las oficinas estén vacías en determinados momentos. Los espacios se infrautilizan y la empresa debe maximizar sus recursos. Así surgen nuevas necesidades y con ellas nuevos conceptos en la cultura del trabajo y el diseño de los espacios. Se hace necesario diseñar ambientes que permitan el acceso a las herramientas y tecnologías necesarias y, además, propicien la comunicación. Los espacios de trabajo adquieren una gran relevancia. Nace así el concepto de espacios abiertos de trabajo u “open space”, concepto que en realidad no es nuevo, pero que irrumpe de nuevo con fuerza.

Qué entendemos por espacio abierto de trabajo

Este tipo de oficina fue originalmente concebida en Hamburgo (Alemania), en los años 50, con el objetivo de facilitar la comunicación y el flujo de ideas. Posteriores estudios realizados por equipos de psicólogos, analizando casos concretos, concluyeron que el nuevo espacio era estresante, perjudicial y dañino para los trabajadores. En lugar de unirlos a sus compañeros, los separaba. Desde entonces, ha llovido mucho y las consideraciones sobre estos espacios también han ido cambiando. Ya no se puede seguir trabajando como se hacía hace dos o tres décadas, no resulta atractivo ni motiva al trabajador. Las empresas tienen el reto de crear espacios de trabajo donde se propicie y se potencie la creatividad y la innovación sea un hecho. Para la reflexión en grupo, un entorno más informal favorece el surgimiento de nuevas ideas.

La concepción del espacio abierto de oficina va unida a la idea de la flexibilidad en el trabajo, sujeta, evidentemente, a los compromisos y responsabilidades de cada trabajador. Cada empleado decide si acude o no a la oficina para trabajar, cuándo y en qué horario. Es, por tanto, un espacio flexible, en el que no hay puestos asignados, las mesas no tienen dueño y no están ocupadas por las pertenencias o papeles de nadie.

Ya no es más importante el que tiene el mejor despacho y el más grande, ahora el trabajo no se mide ni por el espacio que se ocupa, ni por el tiempo que se pasa en la oficina, sino por el rendimiento, por el resultado final. Cada cual organiza su tiempo en función de los compromisos que le implica su trabajo y de la relación, que también su trabajo, marca con el resto.

Espacio abierto es sinónimo de diáfano y, por tanto, sin obstáculos y, precisamente, de eso se trata, de espacios sin obstáculos, en los que no ha de haber barreras que dificulten el trabajo en equipo, el coworking, el trabajo entre equipos multidisciplinares; al contrario, se busca posibilitar el acercamiento, que este sea fácil. Está demostrado que, si un trabajador ha de recorrer más de 30 metros o trasladarse de planta para comunicarse con otro compañero, lo hará por e-mail, cuando el contacto inmediato podría ahorrar muchos mensajes e, incluso, resolver el asunto de forma inmediata.

Ahora bien, este espacio abierto de trabajo ha de convivir con otros espacios necesarios también para: reuniones, videoconferencias, concentración, desconexión, comida, etc.

Y para que el trabajador pueda desempeñar convenientemente su trabajo, ha de disponer de todas las herramientas y tecnologías precisas.

Ventajas del “open space” o espacio abierto

Una de las grandes ventajas que se atribuye a este espacio es la facilidad para el intercambio de conocimientos, estrategias y experiencias, en relación con el trabajo, lo que propicia el espíritu de grupo y la colaboración. Esta colaboración favorece a su vez la confianza, incrementándose la comunicación. Todo ello redunda directamente en beneficio de la empresa, ya que potenciar el espíritu de grupo o “hacer equipo” es crear espíritu de empresa.

Otras ventajas importantes son que tienden a desaparecer las barreras jerárquicas, al ocuparse los mismos espacios; las relaciones se vuelven más horizontales y las decisiones se hacen más inmediatas, disminuye el número de reuniones formales, debido a que muchas cuestiones se solucionan en reuniones espontáneas; y se reduce el envío de e-mails a nivel interno, al producirse más contactos personales.

Además, la empresa puede reducir significativamente el espacio que ocupa, asignando un número menor de metros a cada empleado, de manera que ocupará finalmente una superficie más pequeña, con el consiguiente ahorro económico. Las cifras que se manejan son pasar de 15 m2 por trabajador a 10 m2.

Otra ventaja a considerar, y no menor, es que el espacio abierto potencia la movilidad de los trabajadores, influyendo en su salud, cuando en el sistema de oficina tradicional, pasan la jornada prácticamente “pegados” a la silla.

Ahora bien, para que todo esto funcione, la participación de los trabajadores es fundamental, ya que no todos tienen las mismas necesidades, al ser los requisitos de sus puestos de trabajo diferentes. Por ejemplo, mientras unos trabajan prácticamente en silencio, otros pasan muchas horas pegados al teléfono y otros precisan de un feedback continuo. Por ello, son imprescindibles unas normas de convivencia que hagan la vida en la oficina viable, ya que tanto la conversación como el silencio han de convivir.

Inconvenientes del “open space”

Pero no todo son alabanzas para estos nuevos espacios de trabajo, son muchas las voces que siguen alzándose en contra y que dicen que se ha acabado con la concentración e intimidad. Para muchos, no disponer de un espacio propio para desarrollar el trabajo puede ser muy estresante y así lo señala el profesor Maurice Schweitzer, de la Wharton School (Universidad de Pennsylvania), al afirmar que “las personas se sienten más cómodas y confiadas en su espacio personalizado”.

Sus detractores afirman que estas oficinas impiden la productividad, al ser una fuente constante de ruidos e interrupciones e, incluso, algunos llegan a afirmar que favorecen la competencia y hostilidad entre los trabajadores.

Conclusiones

Lo cierto es que hay infinidad de estudios tanto a favor como en contra de estos espacios, por lo que cada cual habrá de sacar sus propias conclusiones. Corresponde a cada empresa tomar la decisión correspondiente y lo único cierto es que, sea cual sea la decisión que tome, incidirá directamente en el futuro de la empresa.

Hoy se sabe que el entorno físico de trabajo afecta al rendimiento. Por ello, es importante ser conscientes del tremendo poder del diseño del espacio y la decoración para favorecer un buen ambiente laboral y un rendimiento óptimo.

Consecuentemente, hay una serie de cuestiones que se han de tener en cuenta a la hora de valorar adecuadamente el cambio del espacio físico de la oficina por un espacio abierto:

• Se han de considerar los costes y beneficios que acarreará a la empresa la toma de esta decisión.
• Se debe optimizar el coste. Cuanto mayor es el espacio, mayores son los costes: alquiler, energía, limpieza, mantenimiento, etc.
• El diseño y los espacios deben planearse adecuadamente en función de trabajadores y empresa.
• No debe faltar en ese diseño la participación de los trabajadores, pues sus necesidades son diversas.
• Deben tenerse en cuenta factores como la concentración y la intimidad, por lo que la adecuada planificación de actividades y la distribución de espacios y áreas de socialización y reunión es fundamental.
• En la planificación del espacio es importante tener en cuenta la accesibilidad a los compañeros de trabajo, a la tecnología y a las herramientas que van a precisarse.
• En una oficina se pueden dar distintos tipos de colaboraciones, por lo que los espacios han de posibilitar el desempeño de cada una de ellas.
• Es importante diseñar y aplicar normas de convivencia para regular comportamientos relativos al tono de voz, el orden, el uso del espacio colectivo, el respeto a la privacidad, etc.

En definitiva, la oficina ha de ser flexible para que el trabajador pueda escoger el espacio que mejor se adapte a las necesidades de cada momento. Ello aumentará su productividad, al estar a gusto en el entorno que elige y, además, será beneficioso para la empresa, al optimizar los costes de ocupación, ya que solo se utiliza el espacio que se necesita. La oficina, además, debe posibilitarle el acceso a la tecnología más avanzada en cada momento para poder desarrollar su trabajo con la efectividad que corresponde.