Cuando faltan un par de meses para que termine el ejercicio en el que nos encontramos inmersos, la mayoría de las empresas comienza el proceso presupuestario. Muchos directivos y jefes de departamento ven la confección y cumplimiento de presupuestos como una pesadilla que sólo les quita tiempo y les obliga a dejar de lado su trabajo –en la fase de confección de los mismos- y les obliga a intentar cumplir objetivos muchas veces inalcanzables o ridículos.

Este es un gran error de las organizaciones: el no saber transmitir a los empleados la importancia de la elaboración y cumplimiento de los presupuestos.

Los presupuestos se realizan para traducir a números los objetivos estratégicos formulados por la alta dirección –así que éste sería su primera ventaja: obliga a la alta dirección a “mojarse” y a hacer su trabajo. Recordemos que los objetivos de la empresa deben ser alcanzables, medibles y traducibles a números –es la única manera de que la organización sea capaz de movilizar los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos propuestos.

Si la alta dirección no ha realizado bien su trabajo y los objetivos son inalcanzables, no sólo tendrán un efecto negativo en la motivación de los responsables sino que también provocarán una movilización de recursos innecesarios

Dicho esto los presupuestos son la principal herramienta para comunicar a toda la organización los objetivos y para poder motivar a los empleados, que sabrán qué tienen que hacer durante el ejercicio.

Con los presupuestos los responsables de cumplir objetivos se asegurarán que se movilizan los recursos necesarios para su actividad (que no les falta ninguno pero que tampoco existen duplicidades). Durante el ejercicio, los responsables de los departamentos lo serán de rentabilizar los recursos confiados y de sacarles el máximo provecho.

Una vez terminado el período será momento de hacer cuentas: pueden haberse cumplido los presupuestos o no. En el primer caso, no hay nada más que felicitar y premiar a los responsables; en el segundo existirán desviaciones – bien porque los presupuestos se confeccionaron mal o porque existen causas que si explican en la realidad estas desviaciones.

Es muy importante que, si como directivos, recibimos alguna vez un informe diciendo que en nuestro departamento / área / producto / servicio / delegación…. hay desviaciones, exijamos las explicaciones de éstas.

Existen una serie de errores a la hora de realizar presupuestos que debemos evitar:

1. Fijación de objetivos irrealizables o sin haber estudiado el entorno o mercado en el que se está compitiendo. Los objetivos –y los presupuestos derivados no pueden formularse sin hacer un análisis exhaustivos de todos los agentes del mercado : clientes, proveedores, competidores actuales y potenciales y productos sustitutivos
2. Los presupuestos son un derivado de los objetivos, no es suficiente con acudir a los presupuestos de años anteriores y replicarlos. Los presupuestos deben estar alineados con los objetivos y la estrategia de la empresa.
3. Los recursos movilizados por la empresa para su actividad – derivados de estos presupuestos- deben ser cuidadosamente analizados: debemos entender si existen ya en la empresa recursos que no estén siendo utilizados o cuya capacidad no se utilice actualmente al 100%. Doblar la facturación actual como objetivo no supone automáticamente doblar los recursos utilizados para ello.
4. Una de las soluciones que se toman por las empresas cuando un presupuesto no llega al beneficio esperado es recortar automáticamente los gastos generales (teléfonos, viajes, dietas,…). Este es un error que debe evitarse, ya que implica –de nuevo- que no se ha hecho un análisis riguroso de los recursos necesarios para un desarrollo normal de la actividad

Si podemos hablar de una serie de consejos a la hora de realizar presupuestos:

1. Tener cuidado con cambios radicales en los objetivos, como consecuencia de cambios en las circunstancias de mercado o de algún recursos importante para la empresa
2. Se debe tener especial cuidado con  el lanzamiento de nuevos productos o la introducción de la empresa en nuevos mercados – no tiene porqué ser igual a lo que ha hecho la empresa hasta ahora
3. Debemos tener cuidado si la empresa vende productos o servicios en un mercado estacional
4. Debemos considerar en los presupuestos circunstancias especiales como la renovación de almacenes –eliminando así stock de productos terminados- o la ocupación puntual de capacidad ociosa de recursos

Por último es muy importante no ver los presupuestos sólo y exclusivamente de una manera económica: todos los recursos tienen una parte económica y una técnica: Por lo tanto es muy importante no sólo saber cuánto le vamos a pagar a un empleado concreto: también debemos saber cuál es su perfil requerido, cuántas horas lo vamos a contratar y en qué momento se va a incorporar al proceso productivo.

Y en vuestra empresa, ¿se están confeccionando los presupuestos anuales?