Se suele decir que la tecnología llega para mejorar o facilitar la vida de las personas, premisa que puede aplicarse perfectamente al ámbito de los negocios. El mundo evoluciona a una velocidad vertiginosa, y cada día son más las herramientas que nacen para hacer la gestión empresarial más ordenada, productiva, eficiente, e incluso, para comunicarse de mejor manera con clientes o llegar a nuevos.

El abanico de opciones de la que pueden echar mano las compañías pasa por aplicaciones para gestionar y/o recibir pagos, realizar transferencias, administrar las cuentas del negocio, optimizar procesos internos, recibir financiamiento para mejorar el flujo de caja, pero también llega a aspectos sociales como el manejo de la interacción con los clientes, creación de marca, diseño, optimización de contenido para motores de búsqueda en línea, entre otros aspectos.

Muchas son las opciones que existen en el mercado, en especial para pequeños negocios y emprendedores, a los que el manejo de todas estas funciones operativas, que no necesariamente forman parte de su core business, terminan restando tiempo que pueden dedicar a funciones más estratégicas dentro de su negocio.

En especial cuando se habla del manejo del dinero, hay un amplio universo de compañías que han desarrollado plataformas de tecnología financiera, o Fintechs, para que las empresas puedan optimizar y manejar de manera más sencilla este aspecto del negocio. En líneas generales, hay tres grandes ventajas de utilizar este tipo de aplicaciones en una empresa: seguridad, rapidez y precisión.

En lo que se refiere a velocidad, utilizar plataformas tecnológicas que se pueden manejar incluso de un teléfono móvil, ahorra tiempo al poder registrar operaciones sin la necesidad de acudir a una sucursal bancaria, o a la oficina. Es más fácil dejar asentados gastos o ingresos en cualquier momento.

Esta inmediatez que permite tener el manejo de las cuentas, a su vez, conlleva a que pueda haber una mayor precisión en las mismas. Es decir, se puede tener un panorama claro, pormenorizado y en tiempo real de los registros contables y operaciones del negocio, e incluso se pueden recibir notificaciones al respecto.

Finalmente, quizás la ventaja más importante que ofrecen las Apps para empresas es la seguridad. Manejar el dinero a través de una aplicación reduce el uso de efectivo en el negocio; mientras que si se habla de facturas y/o recibos, que estos se encuentren en el mundo digital evita que alguno importante se pierda.

Y aunque dentro del contexto también existen riesgos como el robo de información, o hackeo de cuentas, también hay aplicaciones y softwares -en la mayoría de los casos incluidos dentro de las propias aplicaciones- que protegen esta información y hacen que las transacciones sean seguras.

En el apartado de la seguridad también se pueden incluir plataformas como LastPass, una “bóveda” en la que se pueden almacenar contraseñas de las diferentes cuentas que se utilizan en la gestión del negocio. Dichas cuentas pueden ir desde usuarios bancarios, redes sociales, hasta otras plataformas que se utilizan en la operación de la empresa.

LastPass guarda las contraseñas en su aplicación para cada una de estas cuentas, incluso crea contraseñas seguras las cuales se pueden actualizar cuando el usuario lo requiera; y para acceder a la aplicación solo se requiere una contraseña maestra. Es decir, en lugar de memorizar o almacenar en las computadoras o dispositivos todas las contraseñas a utilizar, estas pueden quedar resguardadas de manera segura en una herramienta digital.

Gestión del dinero

Cuando la gestión del dinero no es la adecuada los objetivos del negocio se pueden ver comprometidos. Por ejemplo, no tener presente las deudas que se deben cubrir, así como los plazos de las mismas, puede comprometer el flujo de caja del negocio en el corto plazo, afectando no solo la operación, sino también inversiones o planes de expansión.

Mantener un control y seguimiento sobre los gastos es fundamental para el bienestar de una empresa, y en uno de los aspectos en los que más ha evolucionado la tecnología financiera es en crear soluciones en este sentido.

A continuación, se presentan algunas apps para las empresas y la gestión de su dinero:

• Expensify: Es una aplicación sencilla que permite llevar el control de los gastos. Entre sus funcionalidades está el escaneo de recibos, procesamiento sencillo de reembolsos, viáticos e impuestos. Además, se puede integrar con el departamento de recursos humanos; también permite crear informes personalizados y obtener ayuda en cuanto a auditorías y cumplimiento, para asegurar que todas las operaciones que se lleven a cabo sean válidas. La plataforma tiene un costo de entre 5 y 9 dólares al mes por usuario.
• Mint: Es una aplicación de descarga gratuita, en la que se pueden descargar todas las cuentas y facturas del negocio para poder controlarlas. Toda esta información se despliega en un tablero, por lo que en una sola pantalla se puede tener una visión completa de las finanzas de la empresa. No solo permite estar al tanto de las facturas vigentes, sino que recuerda el vencimiento en el pago de las mismas, y ofrece consejos para preparar el presupuesto.
• InDinero: Es una aplicación de finanzas basada en la nube que sirve para llevar la contabilidad y los impuestos en la medida que se van incrementando. Cuenta con un director financiero que está disponible para apoyar cuando sea necesario. Es ideal para negocios que registran crecimiento sostenido. Eso sí, se puede considerar como una plataforma costosa, pues su costo es de 300 dólares por mes.

Apps multifuncionales

Uno de los objetivos de la tecnología financiera es tratar de hacer más sencilla la gestión de las empresas, y la centralización de servicios en una plataforma es una forma de lograrlo. Por ello hay aplicaciones a través de las cuales se pueden realizar múltiples tareas o acceder a distintos servicios.

Por ejemplo, Kabbage es una plataforma creada por American Express a través de la cual los pequeños negocios pueden aceptar pagos de sus clientes, a la vez que emiten facturas profesionales y pagos personalizados; también ofrece una cuenta corriente para el negocio; y se puede acceder a financiamiento para mejorar el flujo de caja de la empresa.

Especialmente cuando un negocio está en sus inicios el flujo de caja puede ser un inconveniente para su desarrollo y supervivencia. Es allí donde aplicaciones como Kabbage entran en operación, con la aprobación de manera sencilla de líneas de crédito que se pueden utilizar a conveniencia a lo largo de varios meses.

Asimismo, esta aplicación permite tener en la misma plataforma la cuenta corriente con la que se manejará el negocio, ganar intereses- dependiendo del balance de la cuenta-, y tiene una tarjeta de débito para hacer las compras y/o pagos necesarios.

En cuanto a la recepción de pagos, la herramienta permite cargar el logo de la compañía para agregarlo a la factura que se enviará a los clientes de manera electrónica. También permite crear un link personalizado para el negocio, el cual se comparte con los clientes para que estos puedan hacer sus pagos en línea con tarjetas de débito o crédito.

Dejando de lado el componente del financiamiento, una aplicación similar es Freshbooks. Es una plataforma que permite automatizar tareas como la facturación, el control de los gastos, hacer seguimiento a los clientes y obtener informes completos de las finanzas del negocio en el momento que se necesiten.

Además, con Freshbooks también se pueden tomar pagos en línea, y a todas las funcionalidades se pueden acceder desde el teléfono.

Y si hay una plataforma que cabe completamente dentro del término tecnología financiera es Figure. Se trata de una compañía que tiene poco más de tres años en operación y que utiliza tecnología de blockchain para otorgar créditos, manejo de capital, servicios de inversión para fondos privados, además de financiamiento y procesamiento de pagos.

Pequeños negocios o startups pueden utilizar Figure para apuntalar su crecimiento mediante el levantamiento de capital en un entorno digital, con la posibilidad de comenzar a operar en el mercado de capitales a través del mercado de blockchain.

También hay Apps para empresas que, aunque no sean multifuncionales, contribuyen al manejo de aspectos indispensables dentro del negocio como lo es la gestión de la nómina. Plataformas como SurePayroll permiten tener una visión global de las horas de trabajo de los empleados, así como sus salarios, tener una visualización previa de los impuestos que se deducirán, para finalmente aprobar el pago de la nómina.

Comunicación y branding

En la actualidad para que un negocio sea exitoso, se incrementen sus ventas, y se alcancen nuevos clientes es absolutamente necesario estar involucrado en las últimas tendencias digitales. De esta forma no solo se puede crear material valioso para alcanzar a la audiencia objetivo, sino que también se puede mejorar la gestión de la comunicación y el dinero en línea.

La experiencia del usuario es algo que nunca se puede dejar de lado en la gestión empresarial, y con la información y herramientas que hay en el mercado la labor se puede simplificar. Assentis Technologies es una solución diseñada principalmente para organizaciones del sector financiero que deseen mejorar la comunicación con sus clientes.

Esta plataforma digital permite que los clientes reciban de manera más directa los documentos que necesitan. Entre las funcionalidades se incluyen respuestas automatizadas, diseño de material de venta y reportes profesionales. Es una Smart Communications company especializada en el manejo de las comunicaciones con el cliente (CCM, por sus siglas en inglés).

Si se trata de conectar con clientes más allá del espectro financiero, y se requiere de un mejor sistema de branding que ayude a consolidar las ventas, se puede acudir a una app para empresas como Block Club.

Esta aplicación ayuda a que los negocios puedan conectarse con su audiencia a través de campañas estratégicas. Dentro de estas campañas se encuentra el Inbound Marketing, estrategias y producción de contenido, manejo de redes sociales, el posicionamiento orgánico de la marca en motores de búsqueda (SEO, por sus siglas en inglés), entre otras.

También puede ser un aliado en otro aspecto fundamental de la gestión empresarial como lo es el branding, con la creación de logos, diseño de identidad, posicionamiento de marca, arquitectura de marca, mensajes clave, campañas publicitarias, entre otros aspectos.

En todos los casos la aplicación genera reportes para poder evaluar el comportamiento de las campañas que se realicen a través de Block Club, independientemente de la naturaleza de la misma. El conocimiento que tiene esta aplicación puede ayudar a encaminar a los negocios dentro de las últimas tendencias tecnológicas que mueven a sus consumidores.

Plataformas CRM

Indudablemente, algo que ha facilitado la tecnología es el acceso a todo tipo de información, incluida aquella que se puede utilizar para conocer a los clientes. Desde hábitos de consumo, hasta conocer la experiencia del usuario, la data está en la red y también las plataformas que ayudan a agrupar dicha información para el provecho de las organizaciones, y que estas puedan maximizar sus ventas.

Se trata de las plataformas de Customer Relationship Management (CRM), aquellas que se encargan de centralizar todas interacciones entre empresas y clientes, dejando además un récord de las mismas, lo que permite mejorar el conocimiento sobre los clientes para poder anticipar sus necesidades u ofrecer mejores experiencias conforme va creciendo la relación comercial.

Algunas de estas herramientas tienen detrás grandes corporaciones como Microsoft Dynamics, creada en el 2012 y que permite en una sola plataforma conectar productos, personas y operaciones. Sin embargo, es necesario tener conocimientos de programación para poder explotar todas las funcionalidades de la misma.

Otra opción, es Salesforce que, aunque en un principio estaba más orientada hacia grandes empresas, ahora también cuenta con soluciones para las Pymes. Con su programa Customer 360, uno de los más conocidos del mercado, Salesforce unifica los departamentos de marketing, ventas, comercio, servicios de tecnologías de la información a través de datos compartidos y sencillos de entender en una plataforma de CRM integrada. Muestra una visión única de los clientes, por lo cual los equipos de ventas pueden ofrecer experiencias personalizadas.

Data CRM es otro de los softwares más conocidos y recomendados del mercado, porque permite dar seguimiento a la gestión del negocio en tiempo real. El display de la información ayuda a priorizar las actividades a través de colores, además de crear flujos de trabajo. Ayuda a definir métricas e indicadores de avance, y a obtener informes detallados de los resultados que va logrando el negocio, así como sobre cómo optimizarlos en función de las ventas y el relacionamiento con el cliente.