Herramientas web para mejorar nuestra productividad

Herramientas Digitales de Productividad Personal
Los profesionales están obligados a manejar las herramientas digitales y aprovechar los múltiples beneficios que estas ofrecen para mejorar su productividad.

La era 2.0 ha traído consigo profundas reformas en los modos de trabajo y de producción. En la actualidad, todos los profesionales, prácticamente de cualquier sector, están obligados a manejar las herramientas digitales y aprovechar los múltiples beneficios que estas ofrecen para mejorar su productividad. Internet es una mina de oportunidades para los emprendedores que quieren destacar en su profesión y destacar como los mejores. Para lograrlo, en mitad de este mundo tan competitivo, no podemos conformarnos con poco sino aspirar a lo máximo. La primera regla para lograr esto es conocer y adquirir una mínima experiencia en el manejo de la web2.0. A continuación te ofrecemos una guía de las mejores herramientas de Internet, para que conozcas para qué sirve y comiences a aplicarlas a tus proyectos.

Hay una serie de herramientas que todo profesional debe conocer, ya que le ayudarán en sus tareas cotidianas. Nos referimos, sobre todo, a gestores de notas personales, diseño de mapas y esquemas mentales, gestor de RSS Feeds, para almacenar textos, imágenes y vídeos de manera conjunta, para realizar encuestas online, enviar archivos, convertir archivos, almacenar en la nube, generar códigos QR, y agendas virtuales. Veámoslas una por una:

Gestores de notas  personales

Evernote

El objetivo de esta app es ofrecer al usuario la posibilidad de organizar su información mediante el archivo de notas. Tiene versión web y para dispositivos móviles y, además, varias opciones de suscripción, entre ellas, una versión para empresas, donde se potencia el uso compartido tanto de libros como de otros documentos corporativos. Esta versión para empresas permite distinguir varios accesos para distintos empleados de la misma y mantener carpetas privadas para información más confidencial. También hay suscripción Premium con mayor capacidad de almacenamiento. Evernote web se sincroniza con las apps móviles.

Diseño de esquemas y mapas mentales

Mindmeister

Se trata de una genial aplicación web que ni siquiera necesita instalación, lo que permite que pueda usarse y consultarse desde cualquier PC. Los mapas mentales ayudan mejor a aprender las cosas y a organizarse. Y utilizar Mindmeister es muy sencillo: ni siquiera debes darte de alta, sino simplemente entrar a la web y hacer click en “Probar una demo”. En la casilla de “Mi nuevo mapa mental” coloca el título de tu mapa y ve añadiendo conceptos. Además, puedes personalizarlo añadiendo enlaces, iconos, archivos. Posteriormente, para imprimir o guardar tus mapas, sí será necesario que te registres.

Gestor de RSS Feeds

Feedly

Los feed son archivos de un sitio web que se viene actualizando automáticamente cada vez que se actualiza la web. A través del feed se pueden leer los contenidos de un portal sin acceder al sitio. Feedly permite leer los feed de distintos portales. Lo mejor es que no tienes que acceder a contenidos que te roban tiempo sino que tú has elegido tus temas favoritos para acceder a ellos directamente. Solo necesitas entrar a feedly.com a través de una cuenta Google. Dentro del panel central tendrás los artículos y en una columna a la izquierda las fuentes y categorías. Para añadir nuevos feeds sólo tienes que usar el botón Add Content. Además, puedes buscar webs concretas, ya sea mediante su url o una palabra clave.

Guardar vídeos, imágenes y texto

Pocket

Si eres dado a guardar artículos y noticias, ya sea porque quieras guardarlo o para leerlo más tarde, pocket es la app perfecta para ti. Puedes descargarla gratuitamente en tu teléfono móvil. Para guardar las noticias, solo tienes que añadir su dirección de correo electrónico a la lista de contactos de tu email. De este modo, en el momento en que quieras guardar una noticia, haz click en el icono Mail y escribe Pocket como destinatario de correo. Así de sencillo. Además, podrás guardar los contenidos de Twitter. Para leer tus contenidos solo entra al panel principal: podrás leer, borrar y clasificar tus contenidos favoritos. Ahora cuenta también con versión para el ordenador.

Encuestas online

Survey Monkey

Permite crear encuestas online de una manera fácil y rápida. Puedes incluir más de 15 tipos de preguntas, personalizar el logo y la marca y, además, ofrece la ventaja de que las respuestas a dar serán lógicas a las preguntas formuladas. Tiene app móvil, se puede enviar a través de dispositivos móviles, la Web y las redes sociales y está integrado con MailChimp, Eventbrite y otros. Por otro lado, puedes ver los resultados en tiempo real, analizar textos, integrar SPPS y obtener informes personalizados. Tiene soporte técnico.

Encuesta Fácil

Es otra herramienta para crear encuestas online. Permite diseñar los cuestionarios a medida, recopilar las respuestas enseguida y analizar los resultados. Muy sencilla de utilizar, lo que ha hecho que sea la más empleada en Europa y América Latina.

Envío de archivos

WeTransfer

Enviar archivos adjuntos por correo electrónico a menudo es una pesadilla. Tarda horas y horas y, finalmente, no conseguimos hacerlo si el archivo es grande. Pero realmente necesitamos enviarlo. Para eso se inventó WeTransfer. Es un servicio online, totalmente gratuito, que permite subir archivos a la nube y enviarlos desde allí. Admite archivos de hasta 2 GB de tamaño y se mantienen durante 2 semanas en la nube. Para usarlo, solo necesitas acceder al sitio y dar al botón +Añadir archivo para subir tus archivos a la nube. A continuación, introduce hasta 20 direcciones de correo electrónico a las cuales quieras enviar tu archivo. Te permite añadir un mensaje personalizado y, además, añadir tu servicio de mensajería para recibir una notificación cuando tus archivos hayan sido recibidos por los destinatarios.

Conversor de archivos online

Permite convertir archivos multimedia de un formato a otro. Tiene conversor de audio, vídeo, imágenes, documentos, libros electrónicos, archivos y generador de hash. Pueden convertirse a más de 40 formatos.

Servicio de almacenamiento en la nube

Dropbox

Puedes acceder a él desde cualquier ordenador o dispositivo móvil y ver tus archivos en la nube. Puedes compartir archivos y carpetas con tus amigos o conocidos y transferir programas. Los contenidos se sincronizan en los distintos dispositivos. Es gratuito. Comienzas con 2 Gb de espacio, pero te van dando opciones muy sencillas para ampliarlo.

One drive

Es el servicio para almacenar archivos que ofrece Microsoft. Tiene hasta 15 GB de almacenamiento. Permite guardar todo tipo de archivos, vídeos, hojas de cálculo, notas, capturas. Muy útil para cuando descargamos archivos de las redes sociales o de Internet, de nuestro móvil, etc. Los archivos se suben mediante skyDrive para archivos de un máximo de 2 GB y de la web si pesan 300MB. También puede usarse mediante office online.

Box

Es otro espacio de almacenamiento en la nube. Cuenta con 5 GB de espacio gratuito, que puede ampliarse hasta con 50 GB si te suscribes a la versión Pro de pago. Tiene una interfaz muy sencilla y potente para hacer las subidas de manera rápida y fácil. Puedes crear carpetas para organizar tus archivos, añadirle tags para clasificar tus contenidos y crear una red de amigos con los cuales compartir. Lo mejor es que puede usarse con Facebook para almacenar y compartir archivos en la red social sin salir de él.

Google Drive

Es uno de los espacios de almacenamiento más usados. Es válido para almacenar archivos de Google Doc y mantenerlos sincronizados en todos tus dispositivos, de modo que estén siempre al alcance de tu mano. La ventaja de trabajar con Google Drive es que si se va la luz o tu PC se apaga, tu trabajo estará guardado automáticamente en Internet.

Generación de códigos QR

QRcode.es

Sirve para almacenar información en una matriz de puntos: es similar a lo que sucede con los códigos de barras. Permite ofrecer acceso a áreas restringidas, introducir datos de la empresa y presentar ofertas que solo sean válidas para determinados usuarios. Funciona muy bien para la publicidad.

Códigos- qr.com

Es un generador de códigos gratuito. Estos códigos no están todavía muy implantados en España, pero está evolucionando.

Agenda virtual

Google Calendar

Este software tiene funciones de agenda y de calendario electrónico. Además, puede sincronizarse con los contactos de Gmail y, de este modo, invitar a nuestros contactos a compartir eventos. Es necesario tener una cuenta de Google. Podemos ver, agregar, soltar eventos de una fecha a otra sin necesidad de actualizar la página. Al estar almacenado online, puede ser visto desde muchos lugares y puedes configurar con cuánta antelación con respecto al evento, quieres que se muestre el aviso. Es posible compartir los calendarios y es ideal para organizar eventos familiares o de empresa, así como reuniones de amigos.

Estas son las herramientas básicas que Internet nos ofrece de modo gratuito y que todo emprendedor debe conocer y manejar en su trabajo para mejorar la productividad y ahorrar tiempo y esfuerzos. Como habrás visto, todo lo que necesitas para llevar a cabo tus proyectos está al alcance de tu mano, pues hay una multiplicidad de herramientas gratis y que no requieren de unos conocimientos demasiado especializados para poderlas usar. Anímate a probarlas e intégralas en tu rutina de trabajo. Verás qué beneficios obtienes si sabes sacarle el máximo rendimiento a la web 2.0.

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Comentarios (2)

Responder

Saray

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Estoy totalmente de acuerdo de que cada emprendedor debe sacar máximo provecho de las herramientas disponibles online y escoger la mejor para su tipo de negocio y su manera de trabajar. Exsten también gestores de proyectos que ayudan mejorar la productividad. Yo uso Kanban Tool que tiene una interfaz muy sencilla y permite organizar proyectos, establecer límite de tareas en curso para no saturarse de trabajos y seguir estadísticas para analizar el proceso. Yo la uso de modo gratuito pero hay versiones de pago dependiendo del número de usuarios.
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Saray

Enviado el

Por si hay alguien interesado echar un vistazo a Kanban Tool comparto el enlace: http://kanbantool.com

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