Integrando el método gtd en nuestra rutina diaria para mejorar en productividad

Integrando el método gtd en nuestra rutina diaria para mejorar en productividad
Productividad logrando el liderazgo individual. El método GTD ayuda a las personas a cumplir sus objetivos y tareas gracias a la gestión del tiempo

Getting Things Done, conocido también como método GTD, es un sistema que promueve la organización y la productividad a través de la gestión del tiempo o la gestión de tareas. El objetivo final es pasar menos tiempo haciendo las cosas que una persona tiene que hacer para que esta tenga más tiempo en realizarlas. Lograr un liderazgo individual e incrementar la productividad, principales retos de este objetivo.

¿Qué es Getting Things Done (GTD)?

Es, en realidad, dos cosas: un método de productividad y, por otro lado, un libro best-seller del autor y consultor de productividad David Allen. Ha existido por mucho tiempo, y es un elemento básico de los entusiastas de la productividad en todas partes, incluso en España.

Podríamos definir que GTD es un método para organizar las tareas pendientes y las prioridades. Uno de los mayores beneficios del getting things done es que facilita ver las tareas y elegir en qué trabajar. También tiene un fuerte énfasis en sacar las tareas pendientes de la cabeza y en un sistema al que se pueda consultar. Esto borra de la mente cualquier distracción mental que impida trabajar a la persona de manera eficiente.

No obstante, GTD también tiene una reputación de ser complicado. En un principio no tiene por qué ser así, pero parte de la razón por la que se ganó esta reputación es porque no hay nadie, “rígido y correcto” para practicarla a la perfección. Existen normas para impulsar este método, pero no hay un tipo de reglamento que diga “se anota X cosa, se realiza esta y se pone en esta categoría”.

Parte de esta vaguedad hace que sea fácil de remezclar y personalizar para que coincida con las necesidades del individuo, pero también hace que sea difícil aproximarse. En esta página, entonces, vamos a explicar los principios básicos del GTD desde la perspectiva de un principante, ofreciendo consejos para ayudar a las personas a amplificar de forma simplificada y accesible la agenda de tareas pendientes.

Los cinco “pilares” de GTD

GTD es un sistema de organización. No pone reglas sobre cómo se realiza el trabajo. En cambio, se enfoca en cómo capturar el trabajo que se necesita hacer, organizarlo y elegir lo que necesita atención. En definitiva, el getting things done se basa en cinco “pilares”, o pasos para obtener y mantenerse organizado. Son los siguientes:

  1. Capturar todo: Las tareas pendientes, las ideas o las cosas rutinarias. Todo. Se puede empezar por escribir en papel como si fuera una aplicación de tareas, un planificador, lo que cada persona pueda usar para organizarse. GTD no dicta usar una herramienta específica. En ella se debe anotar o capturar todo tan pronto como suceda, de modo que no se tenga que pensar nuevamente hasta que llegue el momento de hacerlo.
  2. Aclarar: En este caso se deben anotar las cosas que hay que hacer. No solo se debe escribir, por ejemplo, “Planear vacaciones”, se deben dividir todos los pasos a realizar para que no existan problemas para realizar las tareas. Si existe algo que se puede hacer de inmediato y se cuenta con tiempo para hacerlo, hay que hacerlo. Si hay algo que se pueda delegar, hay que delegarlo.
  3. Organizarse: Se debe organizar la lista de tareas pendientes por categoría y prioridad. En esta lista se debe anotar todo por fechas de vencimiento donde se puedan establecer recordatorios para que puedan seguirse. Se debe prestar especial atención a la prioridad de cada elemento. En este momento no se están realizando ninguno de los elementos de la lista, únicamente hay que asegurarse de que se estén en el espacio correcto para hacerlo más adelante, y de que los recordatorios estén establecidos. En resumen, este es un tiempo de calidad con la lista de tareas, bandeja de entrada y calendario.
  4. Reflexiona: Se debe reflexionar sobre la lista de cosas por hacer. En primer lugar se deben revisar las pendientes para ver cuál debe ser la próxima acción. En este paso es donde hay que aclarar que se debe poder elegir algo para lo cual se tiene el tiempo y la energía para hacerlo de inmediato. Si existe algo que sea complicado de hacer y que no se puede realizar, se debe desglosar. En segundo lugar, se debe revisar periódicamente la lista de cosas por hacer para ver dónde se está progresando, dónde se deben ajustar las prioridades y determinar cómo funciona el sistema.
  5. Compromiso: En este caso, la persona se debe poner a trabajar. Se debe elegir la siguiente acción y acceder a ella. Como está establecido en este punto, el sistema está configurado para que sea fácil descifrarlo. Las tareas pendientes están organizadas por prioridad y ubicadas en categorías. Se sabe en qué trabajar y cuándo. Están divididos en trozos manejables, de un tamaño pequeño, que son fáciles de comenzar. Es hora de ponerse a trabajar.

Esos son los principios básicos de GTD. En esencia, el getting things done brinda una manera de obtener del pensamiento personal todo lo que se necesita recordar y ponerlo en un sistema en el que se pueda recordar, organizarlo y descomponerlo en pedazos con los que se pueda trabajar. De esta manera, la próxima vez que se vea la lista de tareas pendientes, no debe existir confusión sobre lo que se tiene tiempo para abordar, o lo que es más importante. Se puede dedicar menos tiempo a pensar qué hacer y cómo trabajar, y más tiempo a estar realmente trabajando.

Cómo comenzar con GTD

Ahora que se comprende la premisa básica de este método, comenzar es sencillo. De hecho, es probable que muchos de los pilares del método ya sean parte del flujo de trabajo. Tal vez se tenga una aplicación pendiente. Puede parecer desalentador, o como si se pasara más tiempo organizándose con algo como GTD de lo que realmente se gasta en hacer el trabajo, pero no tiene por qué ser así.

¿Cómo comenzar?

Primero, se necesita alguna herramienta para capturar y organizar todas las ideas, tareas pendientes, responsabilidades, todo lo que se necesita recordar. Es probable que ya se tenga una aplicación favorita para listas de tareas, un diario y un planificador que se use para estar organizado como hemos comentado anteriormente. Si no es así se debe buscar uno que nos permita contar con una lista extensa. Cuando, por ejemplo, el jefe pueda sorprender con una nueva tarea mientras una persona trabaja en otra cosa, se debe contar con una herramienta que permita sacar esa tarea de la cabeza. De esta forma el sujeto no se preocupará por esto ni tratará de recordarlo más tarde. Si la aplicación de tareas actual no posibilita esta libertad, hay que buscar una que sí lo haga, incluso si se trata de notas post-it o una pizarra blanca.

A continuación, y esto es lo que la mayoría de personas no realiza en la actualidad, se debe dedicar un poco de tiempo cada semana o al comienzo de cada día para dedicarle realmente un tiempo a las tareas pendientes. Después de todo, no hay una forma más rápida de perder el tiempo en el trabajo que trabajar a ciegas sin pensar en el panorama general. Cada persona debe asegurarse de que estas tareas pendientes están organizadas en tareas específicas que se pueden retomar y ejecutar cada vez que se tenga tiempo para hacerlo. Cada persona se debe asegurar también de que estén organizados por orden de prioridad para que nunca se tenga que perder el tiempo averiguando qué es más importante para trabajar. Idealmente, cuando se terminen las tareas pendientes, estas deben ser fáciles de escanear, se puede ver rápidamente qué es más importante, qué lleva más tiempo o menos tiempo lograr y qué se debe abordar a continuación.

Cómo organizar las tareas pendientes depende de cada persona, pero se debe recordar que, si la lista está empezando a engordar con categorías, prioridades variables y todo tipo de etiquetas, banderas y funciones es hora de volver al principio y simplificar.

Por ejemplo, se recomienda que todas las mañanas se dediquen cinco minutos en los que la persona se asegure de que todo se encuentra en la lista de tareas y que esta refleje todo lo que se necesita hacer ese día. Así, cualquier cosa que sea grande o complicada tendrá la suficiente claridad como para poder funcionar con ella. Luego, una vez a la semana, se recomienda también dedicar entre una hora u hora y media para asegurarse de que se realiza un seguimiento de todo lo que se quiere, pero, a su vez, se puede olvidar y en la que añadir una lluvia de ideas que logre cambiar las prioridades si es necesario.

GTD tiene mucho que ofrecer, pero no se debe olvidar que es solo una filosofía. No es para todos, y puede que no sea el mejor sistema de productividad para algunas personas. Hay muchos sistemas y métodos de productividad y, aunque algunas personas adoran GTD, simplemente es un sistema muy popular. La mejor manera de usarlo es aplicarlo en un sistema que funcione mejor para cada necesidad, no para cumplir estrictamente con todas las reglas.

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