La doble dependencia en los organigramas matriciales

La doble dependencia en los organigramas matriciales
Gestión de proyectos, la organización matricial y en qué consiste la doble dependencia en un organigrama matricial con el papel del director de proyecto

Las empresas buscan organizarse, gestionarse mejor e incrementar el rendimiento de sus trabajadores para obtener mejores resultados en sus proyectos e incrementar sus beneficios.Por ello surgen nuevas metodologías, herramientas y diseños organizativos que permiten a las empresas ser más eficientes. 

Una de estas innovaciones es el organigrama matricial, una alternativa viable y muy interesante para las empresas.

Organización de las empresas con el organigrama matricial

Cada vez más la organización del trabajo se establece en base a proyectos. De hecho hay organigramas matriciales que representan así la estructura de una organización.

Las estructuras matriciales precisan de una cultura de trabajo flexible y empleados que sean polivalentes, que puedan asimilar perfectamente la doble dependencia a la que están expuestos. Deben saber trabajar en equipo contando con cierta autonomía. Esta es la clave principal en la que se basa este tipo de estructura matricial.

Doble dependencia: ¿de quién dependen los trabajadores y qué criterios se imponen?

Por un lado, dependen del director de proyecto y por otro del director del área funcional en la que están encuadrados, bien sea marketing, recursos humanos, i+d, operaciones… Por supuesto, este tipo de organizaciones, como cualquier otra, tiene sus ventajas y desventajas.

Dentro de la estructura matricial u organización matricial la institución se encuentra organizada por dos criterios que son productos/proyecto y funciones, con una estructura que busca combinar lo mejor de cada una de ellas.

¿Cómo funciona la estructura matricial en las organizaciones?

Se usan equipos de trabajadores que trabajan en común para aprovechar puntos fuertes propios y compensar asimismo las debilidades. El trabajo en equipo es clave, la jerarquía pasa por ello a un segundo plano. Esta es la principal base del organigrama matricial, que los trabajadores lo hagan en equipo por encima de una jerarquía estructurada.

La organización matricial busca la innovación y agilidad empresarial, aunque hay que saber aplicarla correctamente, ya que de lo contrario se acabaría en un caos. Hay diferentes y muchos tipos de estructuras de empresa, dependiendo de cuál se trate se puede elegir el modelo más adecuado a cada una. Aunque todas las empresas están pensadas para desempeñar proyectos creando servicios o productos.

Se pueden organizar estructuras que se basan en proyectos independientes unos de otros o dividir el trabajo en especializaciones o funciones, igual que se puede estructurar la empresa para lograr lo mejor de los dos modelos. Esto se puede conseguir con una organización matricial que se organiza en base a proyectos y funciones.

El organigrama matricial y quién es el director de proyecto

El organigrama refleja la estructura de la organización, ya que permite visualizar las partes que conforman la organización, cómo se relacionan unas con otras y cómo cada departamento y puesto encajan en el todo. Se muestran los puestos, cómo se agrupan y qué puesto depende de quién.

Las empresas que usan este tipo de estructuras responden a dos autoridades que son el supervisor de proyectos y el supervisor funcional. El supervisor funcional se encarga de contratar, formar y gestionar personas en cierta área de especialización, mientras que el de proyectos busca lograr los objetivos o desarrollo de ciertos productos. Lo importante y en lo que hay que centrarse es en el proyecto empresarial, del que surgen las actividades que se deben hacer y las funciones.

La autoridad se comparte entre los dos gerentes, ya que el gerente de proyecto tiene autoridad sobre los trabajadores del proyecto de acuerdo a sus metas; mientras que otras decisiones quedan como ya se ha dicho para los gerentes funcionales. Por lo que ambos se complementan, aunque deben poder comunicarse bien y coordinar las demandas comunes sobre tus trabajadores.

Incrementar la productividad de las organizaciones con la organización matricial

Es un modelo que permite incrementar mucho la productividad de las empresas gracias a la especialización del trabajo, creando equipos especializados en cada área. Las personas pueden trabajar con cierta flexibilidad en diferentes productos o proyectos. Se eligen los trabajadores para realizar esto en función de su especialización.

Para ello, se puede recurrir a aplicaciones colaborativas como la gestión, planificación de proyectos y más. Esto puede ayudar a una mejor colaboración para conseguir los objetivos marcados. Las herramientas pueden ayudar a las organizaciones a mejorar su rendimiento con sus trabajadores.

Organigramas matriciales y doble flujo de autoridad

Los organigramas matriciales son un modelo que permite representar unidades temporales en las que más de un área tenga que actuar, sobre todo en empresas con grandes proyectos. 

Se asignan especialistas de diversos departamentos funcionales para que trabajen en más proyectos, o en uno, que los dirige un gerente de proyecto.

Hay que tener en cuenta que el doble flujo de autoridad podría llegar a crear conflictos si no se maneja adecuadamente y que puede crear estrés por tener que rendir cuentas a más de un jefe. 

Sin embargo, proporciona muchas ventajas porque los miembros se motivan, tienen mayor flexibilidad y autonomía, tienen mayor compromiso y se orientan a resultados finales.

Hay que saber aprovechar los puntos fuertes de este sistema organizándose adecuadamente para conseguir la mejor gestión de cada proyecto. Para ello, se deben coordinar todas las partes.

Se agrupan los recursos materiales y humanos temporalmente para los diferentes proyectos realizados, recurriendo a integrantes de diversas áreas de la organización con un mismo fin común. Hay dos jefes, uno el de función que ejerce la cabeza de la función y al que se le informa de aspectos funcionales, y el jefe de proyectos para los proyectos individuales.

¿Qué se consigue con la organización matricial?

Con la organización matricial se consiguen sinergias interesantes, compartir recursos e información, agilizar procesos, aumentar habilidades y potenciar el talento de la empresa. Con la colaboración entre áreas se pueden manejar mejor objetivos y retos complejos. Para ello es necesario recurrir a metodologías áreas y una comunicación más fluida. Lo importante es llevar adelante el proyecto.

Es muy importante el papel de director o supervisor del proyecto, ya que tiene que definir perfectamente los roles y responsabilidades de los especialistas funcionales. Además de mantener una adecuada relación con sus colaboradores favoreciendo por otro lado que se unan en un mismo fin común equilibrando conflictos de intereses para tomar las mejores decisiones para el proyecto.

La doble dependencia bien aplicada puede ser muy beneficiosa para la organización, siendo esta la base principal de la estructura matricial que utilizan muchas organizaciones para mejorar sus resultados. Solo hay que saber cómo aplicarla.

El problema que puede surgir al haber dos jefes distintos es que se pueden crear conflictos internos en los empleados, sobre todo cuando los dos jefes imponen objetivos que no son compatibles. Es un cambio para cómo se insertan en la organización los trabajadores y cómo se relacionan con sus tareas y entre sí, aunque es necesario manejarlo bien con la comunicación e intereses comunes entre ambos jefes.

Es clave que los trabajadores puedan tener dos gerentes sin que esto les afecte negativamente.

¿Por qué usar la estructura matricial?

  • Mejor uso de los recursos disponibles para un proyecto o subproyecto.
  • Permite crecer con rapidez las empresas y organizaciones.
  • Mezcla las características de organizaciones orientadas a proyectos y las funcionales.
  • Hay diferentes tipos de estructuras matriciales que son la débil, la equilibrada y la fuerte, para poder elegir la que más interesa.
  • Se pueden elegir los individuos en base a las necesidades de cada proyecto.
  • Los gerentes son responsables de completar el proyecto teniendo en cuenta un presupuesto y plazo determinado.
  • Cada jefe tiene sus funciones.
  • Son totalmente compatibles si se saben gestionar bien.
  • Mejora el rendimiento y organización de la empresa.

Desventajas de la organización matricial

  • Dificultad para controlar la independencia de los equipos.
  • Posibles conflictos de lealtad entre gerentes de proyecto y responsables jerárquicos en lo que respecta a asignación de los recursos.
  • Si no hay buena comunicación entre gerentes se puede fallar en algunos aspectos.
  • Mayores costes.

Decantarse por la organización matricial, ¿compensa su doble dependencia?

Hay que saber valorar los pros y contras de este sistema. Sin embargo, lo que está claro es que para unas empresas puede ser altamente beneficioso y ayudar a lograr cambios interesantes si se aplica bien y cada director de proyecto sabe cumplir perfectamente su papel.

Pero esto no quiere decir que sea bueno en todas las empresas y organizaciones, ya que esto hay que valorarlo teniendo en cuenta si compensa recurrir a un organigrama matricial en la organización o existe una posibilidad mejor. 

Lo importante es saber cómo mejorar la empresa, cómo actuar ante los cambios y problemas y saber lo que se quiere que hagan los trabajadores en los proyectos que les sean asignados. Por eso, es bueno destinar tiempo a conocer si esta estructura de gestión de proyectos es interesante o hay alguna mejor.

Hay muchos tipos de estructuras a considerar dentro de la empresa, e incluso dentro de la propia matricial hay varias, por ello se debe estudiar muy bien cuál conviene a la propia organización y si permite mejorar los resultados de la empresa.

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