La metodología ZTD (Zen To Done) como variante abreviada del método GTD (Getting Things Done)

La metodología ZTD (Zen To Done) como variante abreviada del método GTD (Getting Things Done)
Zen To Done es un método innovador desarrollado a partir del sistema Getting Things Done con el que organizar una multiplicidad de eventos rutinarios

En resumidas cuentas, Zen to Done (ZTD) ofrece una solución: muestra cómo desarrollar los hábitos requeridos uno por uno para tener éxito con un sistema de productividad de varios pasos.

¿Qué es el ZTD?

El ZTD es un sistema de productividad creado por Leo Babauta, de Zen Habits. Su objetivo consiste en ayudar a las personas a desarrollar hábitos individuales, paso a paso, a medida que trabajan dentro de un sistema de administración basado en los flujos de trabajo. ZTD enseña cómo adoptar un enfoque simple para mejorar la productividad, alentando a concentrarse en crear un hábito y a la vez haciendo que todo se perciba mucho más factible.

En conjunto, Zen to Done sugiere potenciar 10 hábitos que aumentan la productividad. Pero Babauta lo ha reducido a lo que él llama «ZTD Minimalista», e involucra solo los cuatro hábitos principales del sistema:

  1. Recopilar: obtener ideas y tareas pendientes del cerebro y colocarlas en una lista.
  2. Procesar: revisar la lista diariamente y decidir cómo actuar sobre cada elemento.
  3. Planear: elegir algunos artículos de alta prioridad para lograr cada semana y todos los días.
  4. Hacer: programar tiempo para cumplir con las tareas pendientes seleccionadas sin interrupciones.

Babauta recomienda elegir cualquiera de los cuatro hábitos de su «ZTD Minimalista», los más atractivos en principio, y centrarse en ellos durante 30 días. Al final de estos 30 días, según argumenta, se adquiere la costumbre de procesar el trabajo usando este método. Después de eso, es conveniente pasar al siguiente hábito. Dentro de cuatro meses (uno para cada uno de los hábitos básicos), se habrán adquirido todos los hábitos necesarios para mantenerse al tanto de la lista de tareas pendientes y hacer más.

En caso de haber probado Getting Things Done® (GTD) como ejemplo de la versión extendida de los métodos de mejora de la productividad personal, los cuatro hábitos de «ZTD Minimalista» pueden parecer familiares. El marco Minimalist ZTD es una versión simplificada del método de cinco pasos de GTD® para administrar el flujo de trabajo y otros flujos de trabajo de productividad. A diferencia de otros métodos, alienta a dominar un hábito a la vez e incorpora el concepto de «rocas grandes», de Stephen R. Covey, para priorizar tareas. Getting Things Done® y GTD® son marcas registradas de David Allen Company.

El hábito de la recolección

Una de las mejores maneras de despejar la mente y mejorar el enfoque es obtener ideas y tareas pendientes del cerebro y ponerlas en una lista. Ese es el objetivo del hábito de recolección de ZTD: entrenarse para detenerse y documentar cada cosa que se debe hacer tan pronto como exista consciencia de que resulta necesario hacerlo. Babauta también recomienda recopilar todas esas tareas pendientes en un sistema central.

Documentar las tareas pendientes en el momento mantiene la mente clara, disminuye la posibilidad de que se olvide hacer algo y brinda una lista maestra de tareas pendientes para consultar cuando se está tratando de decidir dónde enfocar el tiempo y la atención.

Cómo comenzar ZTD con el hábito de cobrar

Para los que desean adentrarse en el mundo de la metodología ZTD desarrollando el hábito de recolección, solo necesitan hacer dos cosas:

  1. Elegir un lugar para recoger todas las tareas pendientes.
  2. Documentar esas tareas pendientes tan pronto como estén asignadas.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de lugares para mantener la lista de tareas:

  1. Cuaderno: escribir las cosas es una de las maneras más rápidas y fáciles de documentar las tareas pendientes. Por supuesto, si se tienen muchas tareas pendientes o, simplemente, una escritura descuidada, un cuaderno puede ensuciarse con frecuencia.
  2. Aplicación de notas: en caso de llevar un teléfono allá donde se vaya, es posible aprovechar alguna aplicación para registrar la lista de tareas y mantenerlas organizadas.
  3. Correo electrónico: enviarse un correo electrónico cuando aparezca una tarea pendiente en la mente o haya sido asignada.
  4. Sistema de administración de tareas: si ya se utiliza una herramienta kanban o una herramienta de administración de proyectos para administrar las tareas, descargar la aplicación de ese programa en el teléfono y agregar las tareas en dicha app puede ser un buen método de organización.

La herramienta que se use no es demasiado importante; tan solo es necesario que su uso parezca natural. La clave es asegurarse de tener la herramienta seleccionada encima todo el tiempo para que siempre se puedan documentar las tareas de inmediato.

Ejemplo de flujo de trabajo para dominar el hábito de recolección de ideas

Documentar las tareas pendientes es un verdadero hábito. Es una simple cuestión de incluir las tareas entrantes en una lista, incluso cuando se está ocupado o, simplemente, no se tienen ganas. Eventualmente, se está tan acostumbrado a ello que se hace sin pensarlo.

Por supuesto, desviar todas las bandejas de entrada a una sola lista maestra requiere más esfuerzo. Y dependiendo de la cantidad de bandejas de entrada que se administre, se puede tardar hasta 30 días en consolidarlas todas. Entonces se puede comenzar a documentar las tareas pendientes.

Paso 1

Es importante tomarse el tiempo necesario para identificar todas las bandejas de entrada. Estos son algunos ejemplos comunes:

  • Correos electrónicos (de una o más cuentas).
  • Notificaciones de redes sociales.
  • Asignaciones de una herramienta de gestión de proyectos.
  • Mensajes de chat.
  • Mensajes de texto.
  • Correo postal.
  • Mensajes de voz.

Paso 2 

A continuación, se debe ajustar la configuración o usar un Zap para desviar la mayor cantidad posible de las bandejas de entrada a la herramienta que se seleccionó para crear la lista maestra.

Es decir, se usa la bandeja de entrada de correo electrónico como la lista maestra porque ahí es donde se asignan la mayor parte de tareas. Esto es lo que se debe hacer para obtener las tareas entrantes de otros sistemas en la lista maestra:

  • Consolidar la cuenta de Gmail personal (y de negocios de cuentas) para poder acceder y responder a todos los correos electrónicos desde una sola bandeja de entrada de correo electrónico.
  • Ajustar la configuración de las notificaciones en cada plataforma de medios sociales que se use para solicitar correos electrónicos para las notificaciones que interesa recibir. Luego eliminar el acceso directo de cada aplicación de la pantalla de inicio del teléfono para que no incite a visitar esas bandejas de entrada cuando aparece un ícono de notificación.
  • Ajustar la configuración en Trello para solicitar una notificación por correo electrónico para todas las nuevas asignaciones.
  • Inscribirse en el pago de facturas sin papel para todas las facturas.
  • Descargar la aplicación YouMail para que los nuevos correos de voz se reenvíen automáticamente al correo electrónico. YouMail ofrece un plan gratuito que incluye correo de voz para reenvío de correo electrónico y bloqueo robocall.

Por supuesto, no todas las tareas se asignan electrónicamente. Aún será necesario recordar cosas por hacer en la mente que aparecen al azar, que son asignadas en persona o entregadas de forma impresa. No hay manera de incluir estas tareas en la lista automáticamente, así que es conveniente centrarse en crear el hábito de recolección y agregarlas a la lista manualmente.

El hábito del proceso

El primer paso fue recopilar todas las tareas pendientes y colocarlas en una lista maestra. Ahora es el momento de procesarlas. Es decir, se debe decidir qué acción tomar en cada elemento.

Cada mañana, antes de comenzar cualquier tarea nueva, se recomienda revisar las tareas una por una. Comenzar por las tareas más complejas y continuar con las más sencillas, realizando una de las siguientes acciones en cada una:

  1. Hacer: si la tarea tarda menos de dos minutos en completarse, se debe hacer de la manera más rápida posible y eliminarla de la lista. Un buen ejemplo de este tipo de tareas es un correo electrónico recibido que solo requiere de una breve respuesta; 120 segundos y ya está terminado.
  2. Aplazar: si la tarea tarda más de dos minutos en completarse, se debe dejar a un lado para más adelante. Se debe dejar en la lista, por el momento, o ponerse en una carpeta, o cola de tareas pendientes, por separado.
  3. Delegar: si alguien más debe hacer la tarea, esta se debe enviar a dicha persona de inmediato. Un buen ejemplo de una tarea de esta clase es una factura recibida que se debe reenviar a alguien de contabilidad. Delegar mientras se procesan las tareas pendientes es la mejor manera de optimizar el tiempo, a menos que el acto de delegar requiera más de un par de minutos.
  4. Eliminar: si la tarea no requiere ninguna acción, ha de eliminarse inmediatamente para tacharla de la lista. Un buen ejemplo es una pregunta que alguien envió por correo electrónico que ya había sido respondida en una reunión.
  5. Archivar: Si solo se necesita archivar el artículo para referencia, se ha de situar donde deba depositarse de inmediato. No se debe dejar que las cosas se acumulen para más tarde.

El procesamiento diario de la lista de tareas tiene una gran ventaja: mantiene las tareas que se deben hacer en un primer lugar, de modo que la lista es más gestionable.

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