La idea de que usar las redes sociales en el trabajo es considerado como una pérdida de tiempo ha cambiado en los últimos años. Internet es un mundo en el que las empresas pueden encontrar muchos beneficios. Del mismo modo, aplicando unas reglas específicas de uso de las redes sociales, puede motivarse a los trabajadores, así como obtenerse ciertas ventajas con respecto a la competencia.

Las redes sociales en el trabajo

Muchos han sido los debates que se han generado en torno a este tema. Las empresas no permitían que sus trabajadores usaran las redes sociales en el trabajo, creyendo que sería perjudicial para la productividad. De hecho, muchos empresarios bloqueaban este tipo de páginas para evitar el acceso a ellas. Incluso algunos no permitían el uso de internet a sus empleados durante las horas laborales. La clave para evitar estos conflictos se basa en las reglas de uso de internet dentro de las propias empresas.

Directiva de uso de internet

Con el fin de evitar usos fraudulentos en la red, así como en la utilización del correo electrónico, las empresas establecen una serie de normas y reglas a respetar por todos los empleados. Normalmente, estas directivas de uso engloban la utilización de internet únicamente con fines empresariales y en beneficio del negocio. Toda aquella actividad que no cumpla estas directrices constituirá una infracción disciplinaria.

Sin embargo, las redes sociales en el trabajo pueden aportar muchos aspectos positivos para la empresa, si son utilizadas correctamente. De hecho, cada vez son más las organizaciones que brindan su confianza a los trabajadores en este sentido. Este cambio de mentalidad es debido a que se han demostrado los beneficios comerciales que las redes sociales pueden aportar, tales como:

1.Potente arma de comunicación: Internet, en general, y las redes sociales en particular son grandes armas de comunicación con el mundo global. En la red no existen las fronteras y la comunicación con nuestros clientes es directa y bidireccional. Las redes sociales en el trabajo flexibilizan y agilizan la comunicación entre la empresa y sus clientes potenciales. Por este motivo, muchas empresas han generalizado su uso como un valor añadido al negocio,siempre y cuando su utilización esté regulada por una serie de normas.

2.Son una herramienta de trabajo más: las redes sociales han evolucionado de tal manera en los últimos años que ya no se pueden considerar solamente como un escaparate de vidas y perfiles personales. Las empresas conocen bien su poder y, por ello, cada día son más las que se apuntan al reto de estar y permanecer dentro de ellas. De esta forma, se puede afirmar que ya no son un elemento de ocio y/o entretenimiento. Son, además, otra herramienta de trabajo. De hecho, el 37 % de los empleados reconoce que realizaría mejor su labor si les permitieran el uso de las redes sociales en su trabajo.

3.Favorecen la productividad en la empresa: una organización que tiene presencia en las redes sociales está alcanzando a un mayor número de público objetivo. Es por este motivo que los impactos publicitarios y de marketing son mucho mayores. En consecuencia, los objetivos empresariales y comerciales son más fácilmente cubiertos.

4.Ayudan a conocer a la competencia, lo mismo que permiten conocer el ruido que una marca genera. Es decir,  de saber lo que se está hablando acerca de ella, para bien o para mal, y en los diferentes canales en los que está presente. De la misma forma, ofrecen información muy útil acerca de lo que está haciendo la competencia más directa, así como sobre lo que opinan sus clientes al respecto. Estos datos son muy ventajosos a la hora de establecer estrategias de social marketing.

5.Mejora la comunicación interna: o lo que es lo mismo, la interacción con otras sedes de la empresa. Es otra de las ventajas que se desprenden de usar las redes sociales en el trabajo. Muchas organizaciones disponen de sedes en diferentes partes del país o del mundo. Esta conexión en internet permite a los trabajadores de los diferentes departamentos estar permanentemente conectados, lo que reduce los costes en la comunicación y la logística.

Motivación y felicidad

Se ha demostrado que las empresas que permiten el uso de las redes sociales en el trabajo mantienen a sus empleados motivados y felices. Además, estos sentimientos favorecen su compromiso con la organización. Se convierten en trabajadores más fieles y productivos. El ambiente laboral es más relajado, aumentando la participación entre los empleados.

Reglas de uso de las redes sociales

No es lo mismo usar un perfil personal para fines privados en el lugar de trabajo que permitir a los empleados que investiguen y usen las redes sociales corporativas. Para que no exista confusión ni abuso por parte de los trabajadores, es necesario la redacción de un código de conducta de obligatorio cumplimiento por toda la plantilla. El objetivo de ese manual de uso es evitar que los empleados hagan un uso incorrecto de las redes sociales, poniendo en riesgo la imagen y seguridad de la empresa. Por este motivo, es recomendable seguir los siguientes patrones de comportamiento dentro de las redes sociales:

1.Definir cuál es el objetivo a cumplir: el uso de las redes sociales por parte de las organizaciones siempre conlleva un objetivo. Es muy importante detallar a los trabajadores cuál es ese objetivo, con el fin de que su implicación en las redes sociales vaya dirigida a la consecución del mismo. No es lo mismo que una empresa que utilice las redes sociales para vender más que las use para obtener una base de datos mejorada de sus posibles clientes potenciales.

2.Invitar al sentido común: antes de poner en marcha cualquier perfil social empresarial, es necesario aleccionar bien a los trabajadores acerca de su uso. Cada vez que se realice una publicación o se responda a un comentario, ha de hacerse rigiéndose por el sentido común. Se trata de dar un valor añadido a la empresa, ser constructivos y no perder el tiempo en batallas que no van a ninguna parte. Lo más aconsejable es evitar debates, opiniones negativas o personales, lejos de la filosofía de la marca, etc.

3.Pensar en la audiencia: ya no se trata tanto de vender como de cubrir las necesidades e intereses del público. Cada empresa posee una audiencia diferente, con sus gustos y preferencias. Comunicar previamente a los empleados con qué perfiles de personas van a comunicarse a través de las redes sociales evitará muchos problemas y malentendidos.

4.Marcar los límites temáticos: es decir, establecer lo que se puede publicar y aquello que, rotundamente, no. Hay que tener en cuenta que todo lo que se publique será considerado como un mensaje enviado directamente por boca de la empresa. Asimismo, es muy importante enseñar a los trabajadores a usar las diferentes fuentes de información, así como a citarlas. La meta es dar una imagen clara, fiable y de confianza.

5.Cumplir la ley: finalmente, algo fundamental para evitar riesgos legales es el conocimiento y cumplimiento de la ley. Los trabajadores han de ser particularmente meticulosos con la Ley Oficial de Protección de Datos, así como con la ley de Derechos de Autor y Competencias.

Teniendo en cuenta estas premisas principales, cada empresa puede añadir a posteriori sus reglas particulares de uso de las redes sociales dentro de su compañía y a tenor de las características de su actividad.

El marketing social

Toda empresa que se precie dispone de un perfil corporativo en el que se aplican diferentes estrategias de marketing social digital. Este tipo de marketing consiste en un conjunto de acciones orientadas hacia el público que usa las redes sociales. Por esta razón, es fundamental permitir al equipo de ventas y de publicidad de la empresa el acceso a los diferentes perfiles sociales de la compañía. De esta manera, los planes de marketing y comunicación serán perfectamente ejecutados y, posteriormente evaluados.

Actualmente, se ha ido demostrando que lo que más vende no es la página web, sino las redes sociales. El público cada vez tiene un mejor y mayor acceso a internet. Es posible conectarse casi desde cualquier lugar, gracias a las conexiones móviles wifi. Esto significa que permitir a los empleados usar las redes sociales en el trabajo, aprovechando sus tiempos muertos, ayudará a cumplir con sus responsabilidades comerciales en internet.

Hoy en día no basta con tener perfiles sociales en la red, es necesario también mantenerlos actualizados. Esto implica mucha dedicación y tiempo, precisamente lo que demanda el marketing social digital. Un tiempo que, perfectamente, puede estar aprovechado por los propios trabajadores de la compañía, siempre bajo las directrices y reglas de uso de las redes sociales, para evitar conflictos innecesarios.

Definitivamente, poco a poco se está demostrando que las empresas pueden confiar en su plantilla en su compromiso y dedicación para con la compañía. Una organización que permite el uso de las redes sociales en el trabajo es una empresa que está diciendo a sus trabajadores “confío en vosotros, en vuestra buena voluntad y en vuestras capacidades“.