Las 7 Cs para que te escuchen

Las 7 Cs para que te escuchen
Habitualmente nuestra manera de utilizar el email es poco productiva, pero esto sucede así porque no utilizamos las 7 Cs de la comunicación efectiva

Vivimos en un mundo en constante cambio. Las nuevas tecnologías nos abren cada vez más puertas, más facilidades y más formatos para estar en contacto tanto con nuestros amigos, familiares y, en definitiva, nuestros seres queridos, como con el mundo que nos rodea.

Hace años, para comunicarnos con alguien necesitábamos que estuviese a nuestro lado para hablar con él o, como mucho, un papel y un bolígrafo para escribirle una carta que le llegaría pasados unos días (dependiendo de la distancia a la que se encontrase podía tardar incluso semanas o meses). Posteriormente, el teléfono facilitó la tarea, pudiendo hablar con personas que se encontraban a kilómetros de distancia de manera instantánea. Y actualmente, además, contamos con Internet, ordenadores, tabletas, smartphones y otros dispositivos y herramientas que nos ofrecen la posibilidad de comunicarnos de manera instantánea con casi cualquier persona, sin importar el rincón del planeta en el que se encuentre.

Parecen épocas y elementos muy diferentes entre sí, y de hecho lo son, pero todos tienen algo en común: la comunicación. Todas las mencionadas son maneras de comunicarnos con otras personas y siempre buscan transmitir un mensaje. Esto hace que sea cual sea el medio que utilicemos para comunicarnos, debamos asegurarnos de que ese mensaje siempre se entienda.

La comunicación en el mundo actual

Hoy en día, y como ya hemos visto, existen multitud de nuevas herramientas para comunicarnos. Podemos hablar de redes sociales, mensajería instantánea, correo electrónico… Pero si hablamos del ambiente empresarial o corporativo, la herramienta que más peso sigue teniendo es esta última, el correo electrónico o email. Es una manera muy cómoda de estar en contacto con otros empleados o profesionales a la vez que útil y, por supuesto, rápida.

A pesar de ello, hay quien asegura que, en un periodo de tiempo no demasiado largo, esta forma de comunicación terminará por desaparecer. ¿Por qué se habla de desaparición cuando es la principal forma de comunicación de las empresas? Sencillo: porque si atendemos a la cantidad de tiempo que cada empleado utiliza este sistema, no termina de ser totalmente rentable.

Un estudio de julio de 2012 del McKinsey Global Institute afirma que, del tiempo de trabajo semanal de cada empleado, un 28 % se utiliza en leer y responder emails. Esto supone que durante ese porcentaje del tiempo, los empleados no están realizando las tareas que cada uno tiene asignadas, por lo que es un tiempo prácticamente improductivo.

¿Quiere esto decir que el correo electrónico es una herramienta poco o nada productiva? En realidad, no. Lo que significa es que la forma que tenemos de usarla (o incluso podríamos decir, de abusar de ella) no es la adecuada. Pero dependerá de ti y de tus habilidades que sea un ladrón del tiempo más, es decir, una fuente de pérdida de tiempo, malentendidos y conflictos, o conseguir convertirlo en tu aliado.

Conociendo unas reglas básicas para que un mensaje escrito sea completamente eficaz y eficiente podrás valerte de esta herramienta para llegar a cumplir los objetivos y metas que te hayas marcado previamente. ¿Aún no conoces cuáles son esas reglas? Vamos a verlas una a una.

Las 7 Cs de la comunicación efectiva

Si quieres que el tiempo que utilizas semanalmente en la lectura y escritura de emails sea realmente efectivo, no vale con escribir un mensaje y esperar que su receptor lo entienda, sino que necesitas cumplir con siete reglas muy importantes para asegurarte de que eso suceda así.

Existen dos autores que son conocidos por ser los que más han teorizado acerca de las relaciones públicas: un profesor de la Universidad de Wisconsin llamado Scott M. Cutlip y un profesional de Motorola Corporation cuyo nombre era Allen H. Center. ​Cutlip y Center publicaron un libro en 1952 que es considerado la biblia de las relaciones públicas y cuyo título es Effective Public Relations: pathways to public favor. En él hablan de este axioma de las 7 Cs de la comunicación efectiva.

Para conseguir un mensaje eficaz los requisitos que debe cumplir la comunicación es que sea clara, concisa, concreta, correcta, coherente, completa y cortés. Veámoslos a continuación de manera más desarrollada.

1. Clara

Es imprescindible que el mensaje sea claro para que se entienda. Cualquier persona que lo lea debe poder comprender cuál es el propósito de esa comunicación de manera sencilla y rápida. No hay espacio para las suposiciones o para leer entre líneas. El mensaje debe quedar claro sin suscitar ningún tipo de duda o dobles intenciones.

Utiliza las palabras exactas y correctas. Tan específicas como sea posible para facilitar la comprensión, pero siempre dentro de un lenguaje sencillo y sin ambigüedades. Ordena bien las ideas y déjalas claras. No des pinceladas de ellas en cada párrafo confiando en que el receptor comprenderá lo que quieres decir. Piensa que quien lo reciba comprenderá lo que pueda leer, por lo que la claridad es fundamental.

2. Concisa

Intenta que tu mensaje sea tan corto como puedas. Con esto no queremos decir que obvies información, sino que la información que aparezca debe ser totalmente relevante comprensible. Si hay alguna parte que puedes eliminar y, aun así, el mensaje continúa teniendo el sentido completo, hazlo. Cualquier cosa que dejes escrita y no sea imprescindible hará que la atención del receptor se disperse e incluso que a la hora de transmitir ese mensaje pueda alterarlo y cambiar su significado.

Además, la concisión ahorra tiempo, lo que hará que la lectura sea más ágil y no suponga una gran interrupción de las tareas del receptor del mensaje.

3. Concreta

Es fundamental que en tu mensaje exista una idea principal en la que el texto esté centrado completamente. Puedes aportar detalles, cifras o hechos concretos que lo apoyen, pero siempre los justos para que el objetivo del texto se mantenga claro.

No te abstraigas y divagues sin un objetivo concreto, puesto que distraerás al receptor. Un mensaje debe expresar una idea muy determinada, no necesariamente el proceso que has recorrido hasta llegar a esa idea (a no ser que esos datos sean realmente relevantes, pero no suele ser así).

4. Correcta

La corrección en un mensaje genera confianza en la persona que lo lee. Para que consigas una redacción correcta necesitas poner atención en dos factores:

  • En primer lugar, que tu redacción sea correcta. Sin errores de gramática, ortografía o puntuación que puedan distraer al receptor del mensaje. En caso de que cometas este tipo de errores, quien lo reciba podrá dudar de tu profesionalidad.
  • En segundo lugar, debes asegurarte de que lo que escribes es cierto. Los datos deben ser verídicos y exactos para que el receptor comprenda que conoces el tema.

5. Coherente

Tu mensaje debe tener sentido dentro del contexto en el que se escribe, pero también dentro del que se va a leer. Necesitas tener en cuenta el nivel de educación, la mentalidad y los conocimientos del receptor para escribir de manera que te vaya a entender. Asegúrate de respetar en todo momento a quien te lea y de no escribir nada que pueda resultarle ofensivo o desagradable.

Por otro lado, esa coherencia implica que tu texto debe ser fluido. Cada frase y cada párrafo deben enlazarse de manera lógica con los siguientes. Intenta siempre que el desarrollo de la idea sea lógico y mantener constantemente el mismo tono. No puedes comenzar hablando de usted y terminar hablando de tú, por ejemplo.

En definitiva, el texto debe ser coherente en todo su conjunto y estar perfectamente ordenado.

6. Completa

Al comienzo hablábamos de que la comunicación debe ser clara, concisa y concreta. Esto puede hacer pensar que cuanto más corto sea un texto mejor se comprenderá, pero esta idea no es del todo correcta.

Sí es cierto que deberás tender a acortar tus mensajes y a que se ciñan únicamente a datos importantes, pero eso no está reñido con la completitud. Todo texto debe ser completo y transmitir los detalles necesarios para que se comprenda. Intenta que no sea necesario contar con datos anteriores para que el texto tenga sentido y evita que tengan que responderte a ese mensaje con alguna pregunta para poder comprenderlo en toda su complejidad. Aporta en ese mismo mensaje toda la información necesaria.

En el punto dos, cuando hablábamos de una comunicación concisa, decíamos que todo aquello que pueda eliminarse y que aun así el texto tenga sentido, debe suprimirse. Pero esto tiene que guardar un equilibrio, puesto que siempre debes asegurarte de que la información que aportes esté completa y no prescinda de elementos esenciales.

En resumen, cuantas menos preguntas puedan aparecer en la mente del receptor tras recibir tu mensaje, mejor.

7. Cortés

Recuerda que al comunicarte no haces otra cosa que construir relaciones con otras personas. Sé amable, empático y, en definitiva, cortés, ya que esto predispondrá al receptor de tu mensaje a colaborar contigo.

Evita el sarcasmo, la agresividad o la frustración. Si te sientes de esa manera, deja tu mensaje ‘en espera’ y revísalo al cabo de unos minutos para asegurarte de que en él te muestras respetuoso. Aunque sea un momento o una conversación difícil, nunca pierdas la cortesía.

Una vez mencionadas y explicadas las 7 Cs de la comunicación solo queda matizar que, aunque Cutlip y Center las desarrollaron hace más de sesenta años, siguen totalmente vigentes en la actualidad. Utilízalas para ser escuchado (o leído en este caso) y ten la seguridad de que surtirán efecto.

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