Un trabajador puede recibir una sanción por diferentes razones y dicha amonestación puede ser notificada mediante diversos medios. Entre estos, se encuentra la carta, un medio que puede presentar dudas, respecto a la información que debe contener para considerarse válido.

Esto se debe al hecho de que, si la carta donde se recoge la amonestación impuesta carece de fecha, su validez estará en entredicho. 

¿Cuándo se puede imponer una sanción a un trabajador?

Antes de entrar a valorar si una carta de sanción tiene validez cuando no incluye fecha, es importante saber cuándo un trabajador puede ser amonestado.

Según el artículo 58 del Estatuto de Trabajadores, un empleado puede ser penalizado por la dirección de la empresa en dos casos. El primero de ellos es que transgreda las disposiciones legales. Si esto ocurre, interponer una queja estará totalmente justificado. 

El segundo supuesto en el que se puede penalizar a un trabajador es en el caso de que realice una acción que se recoja en el convenio colectivo aplicable como una infracción. 

Por norma general, las amonestaciones comprenden o bien la extinción de la relación laboral o bien la suspensión de empleo y sueldo durante un periodo de tiempo determinado por la propia empresa. 

¿Qué es una carta de sanción?

Una carta de sanción es, en líneas generales, el documento en el que se comunica al empleado el castigo que la dirección y administración de la empresa le ha interpuesto. 

Antes de recibir este escrito, el superior del trabajador debe comunicarle directamente que ha cometido una infracción y que la amonestación correspondiente será valorada por el equipo directivo. Una vez que se informa al trabajador, se medita la pena aplicable y es entonces cuando se ha de redactar el escrito pertinente que este recibirá. 

No obstante, hay que ser cuidadoso a la hora de redactar este documento debido a que tiene que cumplir una serie de requisitos. De lo contrario, el trabajador estaría en su pleno derecho de llevar a cabo las acciones legales pertinentes para invalidar la carta y, por tanto, el castigo interpuesto por la empresa. 

Requisitos de la carta de sanción

Para que la amonestación que se quiere interponer al trabajador sea válida legalmente, hay que tener en cuenta una serie de factores muy importantes. De lo contrario, la amonestación podría considerarse nula ante un tribunal. Así pues, hay que prestar atención a las diferentes partes que han de conformar la carta, tanto en su contenido como en su forma. 

Descripción de los hechos acaecidos

El comunicado escrito en el que se informa al empleado del castigo que se le interpone por parte de la empresa debe contener una descripción de los hechos que han motivado dicho castigo. 

Cuanto más exhaustiva resulte la descripción, más difícil será cuestionar su validez legal. Por ello, es importante prestar atención a la redacción de esta parte de la carta e intentar que lo haga una persona que verdaderamente sepa lo que ha ocurrido. 

Si esta tarea la lleva a cabo alguien que solo conoce lo que ha ocurrido por encima, podría dar una descripción demasiado general, en la que no se especifique la causa de la infracción y esto podría significar la nulidad legal de la carta. 

Respetar los plazos

Es importante que el escrito se entregue dentro de los plazos estipulados en el Estatuto de los Trabajadores. Así pues, en caso de que el empleado haya cometido una falta leve, el escrito debe entregársele en un plazo de 10 días desde el momento en el que el superior fue informado de la causa de la amonestación. 

Si se trata de una falta grave, el plazo será de 20 días y si se trata de una falta muy grave este periodo de tiempo se amplía hasta los 60 días. 

Incluir una firma

La persona encargada de gestionar los problemas disciplinarios debe firmar la carta. De lo contrario, esta pierde toda su credibilidad. La persona firmante puede ser el propio empresario o bien una persona en la que este delegue o que tenga el suficiente rango en la empresa como para encargarse de estas cuestiones. 

Registrar la entrega del documento

La amonestación escrita puede ser entregada directamente al trabajador o bien mediante burofax. 

En caso de que se haga en mano, se debe recoger una firma del trabajador en la que este atestigüe haberla recibido. En caso de que el trabajador no quiera firmar un documento, se le debe dar con testigos delante que puedan dar fé de esta entrega. 

Si se hace mediante burofax, este debe hacerse con acuse de recibo y certificación de contenido. Además, resultará beneficioso hacer una copia física o digital de lo enviado en dicho burofax.

Muy importante la fecha de efectos

En muchas ocasiones, al hacer este tipo de documentos se olvida poner la fecha en la que tiene que dar comienzo la aplicación del castigo. Es de vital importancia que esta fecha se incluya. De lo contrario, el trabajador podrá reclamar y, a efectos legales, la carta carecerá de toda validez. 

Por tanto, la amonestación que se recoge en ella no podrá llevarse a cabo y los hechos por los cuales se considera que el empleado ha realizado una infracción serán considerados nulos. 

La importancia de incluir la fecha de efectos en caso de sanción

Dada la importancia que puede llegar a tener la fecha de efectos en una carta de amonestación, se debe hacer hincapié en este aspecto. 

No son pocos quienes piensan que en caso de la comisión de una infracción leve no es necesaria la inclusión de una fecha. Sin embargo, según la ley, esto es totalmente incierto. Toda carta de sanción debe incluir una fecha de efectos para ser válida. 

La prueba más reciente que existe de ello es la sentencia del Tribunal Supremo del 29 de marzo de 2011 que estima que una carta de sanción en la que no se incluya la fecha de aplicación del castigo comprende una vulneración del artículo 58.2 del Estatuto del Trabajador.

De esta manera, el Tribunal Supremo alega que la finalidad de que figure la fecha en el documento de amonestación no es otra que la de que el trabajador conozca el momento en el que comienza la aplicación de su castigo. Y, por tanto, la fecha en la que dicho castigo expirará. 

Otras sentencias similares sobre la validez y la omisión de la fecha de efectos

La sentencia del Tribunal Supremo mencionada anteriormente es la más reciente, pero no la única que ha negado la validez de estos documentos por la no inclusión de la fecha de efectos.

En 2001, la sentencia del 28 de abril del Tribunal de Sevilla estipuló que la fecha de efectos que se recoge en una carta de sanción es un requisito formal. Añade además este tribunal, que los requisitos formales tienen la finalidad de dar una serie de garantías. Así pues, se reconoce que en un documento sancionador en el que no exista una fecha de aplicación, no puede reconocerse, ni siquiera, el propio derecho. 

Por tanto, el tribunal sevillano consideró nula cualquier amonestación recogida en una carta en la que no exista fecha de efectos por no cumplir con las garantías necesarias.

La decisión de este tribunal se basa en la Ley del Procedimiento Laboral. Concretamente en artículo 115.1.d donde se recoge que la vulneración de las garantías dispuestas en el artículo 58.2 del Estatuto del Trabajador tiene como consecuencia la nulidad de los efectos recogidos en la carta sancionadora por defectos formales. 

Estos defectos formales hacen referencia a la no inclusión de la fecha de efectos. Esto se debe a que el trabajador no vería satisfechas sus garantías acerca del conocimiento pleno de la aplicación de su sanción.

El 30 de junio de 2008 el Tribunal Superior de Justicia de Madrid falló en su sentencia de la misma forma que anteriormente lo había hecho el Tribunal de Sevilla. 

Por tanto, todos aquellos documentos en los que se informe al trabajador sobre una amonestación, que no tengan fecha de aplicación, serán considerados sin validez según la ley. 

Asegurar la validez de los escritos sancionadores

De esta manera, debido a las diferentes sentencias emitidas por varios tribunales y a lo que viene recogido en la Ley de Procedimiento Laboral y en el Estatuto del Trabajador, la inclusión de la fecha de efectos se convierte en un requisito indispensable. 

Las formalidades son muy importantes en todo trámite administrativo y laboral. Cuanto más si a raíz de dicho trámite se puede dar lugar a un conflicto entre el trabajador y la empresa que lo tiene contratado. Hay que asegurarse de que los procedimientos estén correctamente ejecutados, ya que a la vista está que algo tan aparentemente insignificante como una fecha, puede invalidar la decisión de la jefatura de una empresa. 

Así pues, toda empresa que quiera imponer una sanción a un trabajador deberá comunicarlo mediante la carta de amonestación y asegurarse de que esta cumple con todos los requisitos necesarios. De lo contrario, dicho castigo podrá ser anulado. No importa la gravedad del motivo por el cual se lleva a cabo la sanción. Si existe un fallo en el procedimiento, esta será considerada nula.