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Los 5 porqués de los problemas.

Los 5 porqués de los problemas.
Explicamos el origen y en qué consiste la técnica de los 5 por qués, que sigue siendo una herramienta útil para llegar a la causa de los problemas.

En la década de los años 70 del siglo pasado, el famoso Sakichi Toyoda, conocido como el “rey de los inventores japoneses” y fundador de Toyota, popularizó su teoría de los 5 porqués de los problemas.

Las claves descubiertas por Toyoda han sido utilizadas desde entonces en Toyota y también en otras corporaciones como Kaizen y Six Sigma. Los CEOs de estas empresas emplean los 5 porqués para conseguir mejores resultados y detectar posibles problemas e inconvenientes en sus cadenas de producción. Detectar las causas y poner remedio, ese es el fin último. Pero veamos en qué consiste esta forma de proceder.

La teoría de los 5 porqués

Afrontamos una teoría cada vez más empleada entre las empresas más populares, la teoría de los 5 porqués de Sakichi Toyoda. La técnica del nipón nos permite preguntarnos una y otra vez el porqué de una situación determinada, con el fin de detectar fallos en la producción.

Con cada pregunta recibimos una respuesta que nos conduce a la siguiente cuestión, de manera que acabemos encontrando la causa raíz de un problema a través de la iteración de la pregunta “¿por qué?”

Según el fundador de Toyota, lo normal es que se realicen 5 preguntas. Sin embargo, la práctica ha demostrado que en algunas ocasiones bastará con menos de 5 porqués y, en otras, tendremos que realizar algunos más.

Está claro que no todos los escollos se deben a una única causa raíz. En este caso, si se prenden descubrir todos los problemas, deberemos emplear la técnica con cada una de las causas raíces que deseamos desentrañar.

No obstante, para poder llegar a la matriz de los problemas, la técnica de los 5 Porqués precisa que la persona que pregunta posea cierto conocimiento sobre el tema del que pregunta.

Un ejemplo de la teoría de los 5 porqués

A modo de ilustración de la teoría, incluiremos un ejemplo sencillo y práctico que demuestra cómo se puede llevar a cabo la experiencia con la teoría de Toyoda.

Tengo llagas en la boca

  1. ¿Por qué tengo llagas en la boca? Porque tengo una infección
  2. ¿Por qué tengo una infección? Porque me he tocado con las manos
  3. ¿Por qué me he tocado con las manos? Porque me como las uñas
  4. ¿Por qué me como las uñas? Porque estoy nervioso
  5. ¿Por qué estoy nervioso? Porque he aceptado más trabajo del que puedo realizar

Queda claro que la causa raíz del hecho de tener llagas en la boca está en que se haya aceptado más trabajo del que se puede asumir. Basta con reducir el volumen de trabajo y la infección no volverá a aparecer.

En otra ocasión, sin hacer las preguntas correspondientes, ante unas llagas en la boca se compraría un medicamento para eliminarlas. Sin embargo, el problema persistiría, por lo que las llagas volverían a aparecer.

No obstante, nos hemos ceñido a las 5 preguntas de Toyoda, pero en realidad podríamos seguir preguntando para poder desentrañar otras causas más profundas o varias causas raíces. En cualquier caso, lo importante es hacer funcionar una especie de solucionador de problemas, de manera que evitemos suponer las causas o caer en trampas lógicas.

Lo que la teoría de los 5 porqués nos propone es que se ejerza de rastreador a través de una cadena de causalidad que va incidiendo directamente sobre la problemática que analizamos, hasta el momento en que la causa no tenga ninguna conexión con el problema original. Esa última pregunta ya no sería válida.

Beneficios de la técnica de los 5 porqués

Si algo hemos visto hasta ahora es que es notorio que a través de la técnica del fundador de Toyota, se puede identificar la raíz de un problema de una forma rápida y sencilla, a veces incluso en menos de 5 pasos.

Del mismo modo, podemos ver otros beneficios de la técnica de Sakichi Toyoda y uno de ellos es que al poner en marcha los 5 porqués, podemos acabar resolviendo otros problemas entroncados o relacionados con el que hemos comenzado. En este caso es cuando volvemos a aplicar las cinco preguntas para cada uno de los problemas relacionados y de los que queramos identificar su causa raíz.

Con esta técnica se consigue un notable ahorro de tiempo a la hora de focalizar la atención sobre un problema o dificultad, consiguiendo llegar a su solución con un notable ahorro también de energía.

¿Estoy usando bien la técnica de los 5 porqués?

Buena pregunta. En este sentido, es muy importante que, antes de comenzar a realizar las cinco preguntas, se consiga la mayor cantidad posible de información acerca del tema sobre el que vamos a preguntarnos.

Además, es muy importante mantenerse atento para centrarse en un problema concreto y en sus consecutivas derivaciones relacionadas, sin que nos andemos por las ramas, algo que podría llevarnos a un cuestionamiento infinito que no nos reportaría ningún tipo de beneficio o información útil.

Analicemos la respuesta que hemos dado para cada por qué formulado. De este modo sabremos que estamos tratando con las respuestas oportunas y relacionadas con el objetivo que deseamos alcanzar, que no es otro que el de entender la causa principal. Es importante saber si esta es la respuesta adecuada y si existen más posibilidades.

Resulta muy interesante practicar la teoría de los 5 porqués de manera grupal, ya que permite que nos abramos hacia nuevas ideas, planteamientos, enfoques y también respuestas. De esta manera, estaremos seguros de llegar a la mejor de las causas raíces.

De todos modos y, aunque esta técnica puede resultar muy útil, si se comprueba que para un caso concreto no da resultado, lo mejor es cambiar de técnica, porque puede que en la cuestión que nos requiere se den demasiadas variables.

Limitaciones de la técnica de los 5 porqués

Hablamos de una técnica implementada en grandes empresas, que la utilizan desde hace décadas y que aseguran que les funciona. Seguro que es así, pero existen muchas ocasiones en las que la técnica de los 5 porqués se queda corta, ofreciendo una respuesta demasiado simple, con un desglose informativo demasiado exiguo, con lo que las conclusiones que se adoptan podrían no ser las causas raíces del problema.

Quienes utilicen este sistema deben ser conscientes de esta limitación, ante la necesidad de que se deba adoptar otra técnica más favorable para algunos problemas concretos.

  1. Posibilidad de focalizar sobre síntomas del problema en lugar de ahondar hasta llegar a la causa raíz verdadera.
  2. El investigador debe tener buenos conocimientos acerca del asunto a analizar, ya que de lo contrario no podríamos llegar más allá en la búsqueda, al no poder realizar preguntas sobre lo que no se conoce.
  3. La persona que cuestiona se encuentra sola frente al dilema, sin apoyos que puedan ayudarle a formular los por qué adecuados.
  4. Falta de homogeneidad en las respuestas, ya que distintos investigadores encontrarán distintas respuestas para una misma causa.
  5. Se corre peligro de ramificar las respuestas, hasta el límite de no encontrar la causa raíz y, más allá, acabar enredado en una maraña de preguntas y respuestas que no plantean solución alguna.

Cómo suplir las carencias de la técnica de los 5 porqués

Es importante que, ante estos inconvenientes que pueden salir al paso a la hora de delimitar la causa-efecto de un asunto con la técnica de los 5 porqués, estemos preparados para poder dar un vuelco a la situación y acabar consiguiendo llegar a la causa raíz del problema.

Uno de los primeros pasos para conseguir salir de una situación de estancamiento con la teoría de Toyoda es recabar información. Resulta de vital importancia poder contar con la mayor cantidad de datos posibles acerca de lo que analizamos. En caso contrario acabaríamos operando a través de conjeturas y suposiciones, con lo que no podríamos concluir con ningún tipo de acción correctiva.

Otra buena medida sería la de convocar al equipo, que debe estar cualificado, para que entre todos se puedan realizar las preguntas más adecuadas, teniendo ya la mayor formación e información posible.

Resulta esencial que se conozca el problema de primera mano, eso ayudará a no irse por las ramas a la hora de estipular una pregunta, de manera que se acabe en una situación más embrollosa que la del punto de partida. Con las personas adecuadas, el análisis será mucho más profundo.

Ante problemas difíciles, no debe importar hacer cuantas preguntas sean precisas, aunque el número supere con creces los 5 porqués de Toyoda.  Además no se debe descartar ninguna vía hacia la que se abra la investigación.

Es importante que, a través de la investigación, vayamos eliminando causas que se alejen del planteamiento inicial; de este modo, también conseguiremos eliminar todos los efectos anexos a estas causas impropias. De esta manera, vamos a conseguir focalizar la atención sobre el verdadero problema y evitar andarnos por las ramas. De otro modo acabaríamos perdidos entre una multitud de causas y efectos que nada aportarían al asunto para el que intentamos encontrar una respuesta adecuada.

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