Los campos de fuerza y la gestión de cambio

Los campos de fuerza y la gestión de cambio
La gestión del cambio y una de sus más efectivas herramientas, el Análisis del Campo de Fuerzas.

Introducción

Prácticamente ya no hay empresas cuya gestión organizativa y de personal sea inmutable. Los tiempos en los que la tradición y el “así se ha hecho toda la vida” gobernaban el día a día de las entidades empresariales han pasado a la historia.

Bienvenidos a la nueva era. Bienvenidos al mundo en el que el cambio es la norma y no la excepción. Bienvenidos a una nueva forma de gestionar negocios, recursos y personas.

Cambiar la manera de hacer las cosas no es un capricho, los avances tecnológicos, la competencia empresarial y la muchas veces despiadada búsqueda de productividad, entre otros factores, obligan a tomar decisiones que implican alterar sustancialmente la administración empresarial. Adaptarse a los cambios es una tarea inexcusable para sobrevivir. Hay que ser flexible y estar dispuesto a utilizar medios que antes no se conocían, a tener una visión del trabajo nueva, en definitiva, a estar siempre preparado para las circunstancias de un mundo más cambiante que nunca.

Aunque las empresas y, sobre todo, los individuos traten de sortear el cambio, este es inevitable. Siempre surgirán conflictos sobre cómo debería realizarse el trabajo y cómo tendría que ser la dirección del personal de la empresa. Aquí es donde entra a jugar su importante papel la ciencia de la gestión del cambio.

Qué es la gestión del cambio

Gestión del cambio es creación de un ambiente favorable en la empresa que aproveche a su favor todos los cambios que se van sucediendo, tecnológicos, de procedimientos de fabricación o de trámites burocráticos. Teniendo en cuenta que según los autores Dianne Wadell y Armik S. Sohal, entre un 50 y un 70 % de los programas de cambio estructural adoptados por las grandes empresas fracasan, es necesario que el equipo gerencial apueste por un sistema que se adapte con las mayores posibilidades de éxito a su empresa.

El Análisis del Campo de Fuerzas

Una de las técnicas que pueden emplearse para ayudar a hacer que los cambios sean más fáciles es la denominada Análisis del Campo de Fuerzas. Con esta herramienta es posible tomar decisiones de manera acertada, ya que se tienen en cuenta los pros y los contras implícitos en cada resolución.

El Análisis del Campo de Fuerzas permite orientar la empresa hacia procedimientos eficientes y de alta calidad. Puede utilizarse dentro de un departamento concreto de la empresa para mejorar su rendimiento o en el caso de que haya que introducir herramientas de trabajo nuevas que supongan un cambio drástico en la forma de trabajar de los empleados. Incluso puede ser utilizado de forma individual.

Fundamentos de esta teoría

La teoría del Análisis del Campo de Fuerzas está inspirada en el mundo de la física mecánica y fue formulada por el que está considerado como padre de la psicología social moderna, el norteamericano de origen alemán Kurt Lewin (1890-1947). Esta teoría está expresada de la siguiente manera:

Los enunciados básicos de una teoría de campo son: a) la conducta ha de deducirse de una totalidad de hechos coexistentes. b) Estos hechos coexistentes tienen el carácter de un campo dinámico, el estado de cada una de las partes del campo depende de todas las otras”.

Su expresión matemática

Según su formulación matemática seria C= f (P,A). Esto quiere decir que la conducta del individuo (C) es una función (f) que deriva de la situación total, incluyendo las condiciones de la persona (P) y las del ambiente (A). En pocas palabras, toda conducta que se realiza con intención tiene motivos, está movida por fuerzas y tiene metas definidas.

Un choque de percepciones

En definitiva, Kurt Lewin afirmaba que el desarrollo, tanto individual como de los colectivos, está condicionado por la tensión que se produce entre la percepción del individuo sobre sí mismo y sobre el ambiente en el que se mueve. Son los anhelos que chocan contra temores razonables o no como el miedo al fracaso a lo desconocido o a los propios retos.

Siendo una definición y posterior formulación puramente filosóficas, se ha adoptado para la gestión del cambio en las empresas.

Aplicación del Análisis del Campo de Fuerzas en la gestión empresarial

Tomando como base central la existencia de dos fuerzas básicas en el ser humano, las fuerzas impulsoras positivas (en inglés driving forces) y las fuerzas reductoras negativas (restraining forces) el cambio llegará cuando, habiendo valorado el peso de cada una de dichas fuerzas, se haya llegado al llamado punto de equilibrio. Es en ese momento cuando se tienen todos los elementos de juicio necesarios para tomar una decisión que pueda cambiar la situación.

Estudiando las acciones para mitigar o, si procede, anular las fuerzas negativas y adoptando acciones para reforzar o agregar las fuerzas positivas se puede llegar con facilidad a conclusiones que establezcan nuevas formas de trabajo.

Método de aplicación del Análisis del Campo de Fuerzas

Ningún sistema de gestión puede comenzar sin un análisis lo más pormenorizado posible de las condiciones actuales de la empresa; para ello utilizaremos las herramientas que consideremos oportunas: auditorías, controles de cumplimiento de gestión, inspecciones e incluso entrevistas. Con los datos recabados obtendremos la denominada Línea Base, en la cual sabremos en donde está la empresa y hacia dónde quiere ir. Esta es la primera fase del proceso.

La segunda fase comienza con la definición de fuerzas impulsoras y destructivas. Para ello se utilizará la tormenta de ideas (brainstorming) que después de plasmará en un diagrama de espina de pescado (diagrama de Ishikawa) o más simplemente, tomar una hoja grande de papel en la que dibujarán tres columnas: una en el centro en la que se adoptará la decisión, otra a la izquierda en la que se anotarán las fuerzas que añaden valor, y otra a la derecha en la que se escribirán las fuerzas restrictivas.

Otras técnicas para esta etapa: Diagrama de Dispersión, Técnica de Grupo Nominal, Mapas Mentales y Matriz Estratégica de Negocios. Lo importante es que se vea el resultado con claridad, casi a primer golpe de vista.

Es muy importante que se use la técnica que se use, se le asignen valores a cada una de las fuerzas que están en conflicto, teniendo en cuenta también a las personas involucradas, los costos, riesgos, el tiempo necesario y las oportunidades que pueden aparecer.

En la tercera fase se enfrentan las fuerzas de una y otra columna, para así poder determinar cuál tiene más fuerza, si la impulsora o la restrictiva. Hay varias formas para realizar este paso: asignando números (del 1 al 5 por ejemplo) o cruzando flechas. Sopesar detenidamente cada puntuación.

Llegados a la cuarta fase y mediante brainstorming, se determinará qué fuerzas se pueden ampliar y qué fuerzas se pueden suprimir para que el conjunto quede equilibrado y dé paso a una solución aceptable para el conjunto de los implicados.

Por último, en la quinta fase se realizan las pruebas que sean necesarias para determinar si se han tenido en cuenta todos los factores imprescindibles en el análisis: motivación de los participantes, procedimientos de trabajo, cultura de la empresa, necesidades financieras y materiales, entre otros. Se trata de hacer un profundo análisis para que sea realmente efectivo. Aquí también se puede aplicar la técnica de la lluvia de ideas.

Podríamos apuntar la existencia de una sexta fase. En ella se crea un plan de acción que estimará los cambios a adoptar, sin olvidar los indicadores que determinen que dichos cambios han influido positivamente o, en el caso de que no fuera así, por qué, ajustándose la variable que sea necesaria.

Ventajas del análisis del Campo de Fuerzas

Más allá de que en toda empresa que quiera ser competitiva el proceso de mejoramiento continuo ha de ser parte de su ADN, son muchas las razones por las cuales apostar por el Análisis del Campo de Fuerzas, comenzando porque es un excelente sistema para descomponer problemas complejos en elementos sencillos, de manera que la visión de conjunto pueda ser más clara y la toma de decisiones, más eficaz.

Mejora el compromiso de todos los implicados

Otra ventaja de este método es que enfoca la atención sobre problemas tangibles, evitando dispersión de ideas. Con la participación comprometida de todos los implicados, las soluciones pueden ser más eficaces porque cuentan con visiones reales, no teóricas. Además, la adopción de las soluciones puede llegar a ser considerada como propia por los trabajadores, aumentando así su sentido de pertenencia a la empresa y su motivación.

Esta última apreciación es de suma importancia cuando la gerencia se enfrenta a la temida resistencia al cambio. Implicar a los recursos humanos de una empresa en el Análisis de Campo de Fuerzas es una excelente manera de prevenir el rechazo, lógico o no, a los necesarios cambios en la organización.

Conclusión

Cuando una empresa tiene problemas para decidir qué paso tomar ante la necesidad de mejora, el Análisis del Campo de Fuerzas es un método sencillo pero poderoso que reduce el esfuerzo y la desorganización. Al presentarse un problema dado, ser parte de la solución fomenta la inclusión de los empleados en la nueva dirección a seguir. Por lo tanto, los cambios son duraderos, efectivos y ventajosos para todos.

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