Los responsables de recursos humanos en las empresas son probablemente los profesionales más conscientes de la importancia de analizar el ROI de cada acción que se lleva a cabo. Sin embargo, sin unas técnicas de medición adecuadas y los key permormance Indicators correctos es imposible llevar a cabo ese ansiado proceso de crecimiento y mejora constante. Es evidente que “lo que no se mide no se puede mejorar”. Por eso, los procesos de reclutamiento han de incluir necesariamente KPIs para lograr no solo la mejora permanente en el proceso de selección, sino también ampliar el porcentaje de retención del talento dentro de la organización.

No existe la receta mágica acerca de cuáles son las Key Performance Indicator que permiten a las organizaciones optimizar el proceso de captación de talento. Sin embargo, sí se pueden destacar los elementos imprescindibles a tener en cuenta.

El proceso de selección, desde el momento de la detección de la necesidad en la organización, el diseño del puesto, el reclutamiento y la incorporación han de estar sometidos a evaluación.

El momento en el que se procede a la recogida de datos es tan importante como el momento en el que se conceptualizan. Por eso es importante no perder de vista que las métricas son útiles a las organizaciones siempre que sirvan para mejorar procesos a medida que se implantan. Ninguna empresa puede arriesgarse a descubrir que el proceso de selección de personas que ha lanzado es incorrecto y lo aleja del candidato deseado una vez que otro trabajador no idóneo se encuentra ya en plantilla. Las buenas prácticas suponen un proceso de evaluación e implementación constante.

De la misma manera que no es útil descubrir los errores técnicos de un producto una vez está comercializándose, no sirve de nada descubrir que un proceso de selección ha sido erróneo cuando el personal ya está incorporado en la empresa. Para mejorar la calidad del reclutamiento, el feedback acerca del porcentaje de respuestas, la fuente de candidatos y el tracking de los candidatos han de realizarse a tiempo real. El objetivo es ser cada vez más eficiente, y para ello la organización necesita contar con los perfiles más adecuados.

Otros factores a tener en cuenta son las diferentes fases dentro del proceso de captación del talento. Cada una de las métricas nos permite medir una serie de inputs que permiten evaluar si el método escogido es el adecuado. El objetivo final es detectar en qué fase se encuentran los puntos de mejora para evitar cuellos de botella que obstaculicen el proceso.

Casi todos los softwares ofrecen estos datos de manera automática y desgranado en gráficas. No se han de desaprovechar las oportunidades que ofrecen estos software, que se deben utilizar para seguir el flujo Deming: Plan, Do, Check y Act.

Los KPIs clave para evaluar el proceso de selección de personal

1. Interés por el puesto tras el primer filtro telefónico. El porcentaje de candidatos interesados en el puesto tras una primera entrevista telefónica superada tras una preselección es un elemento que aporta información clave acerca de la capacidad de crear engagement con los mejores candidatos. El reto para el personal de recursos humanos es desarrollar la capacidad de atraer talentos. En esta fase del proceso la KPI más relevante es el número de candidatos entrevistados por cada puesto. Hay autores que aseguran que más de cuatro entrevistas por puesto indica algún error en la fase de preselección. En ocasiones muestra una falta de definición del perfil buscado o un error de comunicación entre el manager responsable y el técnico de selección.
2. Número de candidatos finalistas entrevistados por cada puesto vacante. La definición de necesidades para la organización y del perfil deseado es el factor clave para evitar convertir el proceso de recepción de candidaturas en un cuello de botellas. Hay autores que consideran que más de cuatro entrevistas personales por puesto es un indicador de falta de definición. Esta métrica se ha de evaluar de manera constante y analizar en que ocasiones aumenta para detectar dónde se está produciendo la falta de buenas prácticas.
3. Tiempo promedio de vacantes no cubiertas. Refleja la duración del proceso hasta la decisión acerca del candidato finalista a seleccionar y refleja también la eficiencia del departamento. El tiempo dedicado a la contratación es un elemento que influye directamente en otra métrica que se analizará más adelante, el coste por contratación, ya que eleva el precio al elevar la cantidad de horas dedicadas al reclutamiento. Además, se debe monetizar el tiempo en el que ese puesto no ha estado cubierto como el coste de oportunidad para la organización en cuanto a la tardanza en el alcance de los objetivos propuestos.
4. Tasa de respuesta a los anuncios de empleo en cada fuente de reclutamiento. De la misma manera que las organizaciones necesitan optimizar el proceso de captación de recursos humanos, necesitan también analizar si están alcanzando el talento que necesita la organización allí donde se encuentra. Esta métrica ha de ponerse en correlación con el porcentaje de candidatos cualificados para el puesto. Una tasa muy alta de respuesta con un porcentaje muy bajo de candidatos adecuados puede indicar que no se está llevando a cabo la oferta donde debería o una mala definición del mensaje acerca del puesto. Paralelamente, una tasa de respuesta baja que se correlacione con un elevado porcentaje de candidatos aptos para el puesto puede revelar un óptimo aprovechamiento de los recursos de la organización.
5. Porcentaje de contrataciones por cada fuente de reclutamiento. Esta métrica es fundamental para determinar cuáles son las fuentes de reclutamiento realmente interesantes para la organización. En función del perfil buscado o del grado de especialización, puede ser recomendable optar por una u otra opción. Conocer en profundidad este dato permite a los responsables de recursos humanos optimizar su trabajo
6. Porcentaje de contratados que superan la fase de prueba. Este key performer indicator incluye el porcentaje de empleados que finalmente para el periodo de prueba y se incorpora plenamente a la empresa. En este KPI es quizás uno de los que reflejan que en algún otro momento del proceso se ha fallado, ya que el objetivo es llegar al 100% debido a que las fases previas tienen el objetivo de evitar errores.
7. Tasa de rotación de los empleados. El proceso de reclutamiento incluye también la fase de retención del talento, es decir, la capacidad de atraer, convencer y mantener a los trabajadores. Este input ha de medirse de manera periódica ya que conocer en qué fase de la vida laboral de los empleados hay un aumento en la tendencia a dejar su puesto de trabajo permite a los reclutadores ejecutar planes de acción encaminados a retener su talento.
8. Calidad por contratación. Es un input que se obtiene como resultado en las entrevistas de evaluación del desempeño a los nuevos empleados al año de la contratación. En algunas empresas se corre el error de obviarlo. Sin embargo, aporta información valiosísima si se destacan los puntos fuertes y las debilidades de los nuevos empleados, ya que permiten evidenciar los aspectos que el departamento de recursos humanos ha obviado.
9. Coste por contratación. ¿Cuántas horas de trabajo ha supuesto encontrar el candidato buscado? ¿Cuánto ha costado el anuncio? ¿Cuántas horas de formación ha invertido la organización? Esta métrica, aunque es importante, adquiere un valor real cuando se pone en correlación con la productividad del empleado ya que este proceso no es un gasto si no una inversión gracias a la cual se lograrán los objetivos finales.

No todas las métricas son igual de relevantes para todas las organizaciones. Pero desde luego, un departamento de recursos humanos que no trabaje guiado por las Key Performance Indicators o que obvie la evaluación en tiempo real está perdiendo la oportunidad de atraer y, en última instancia, retener el talento.

En definitiva, el talento de los recursos humanos es lo que marca la diferencia entre dos organizaciones competidoras. Por eso, la clave final está en diseñar la estrategia adecuada para captar los talentos que hagan a la organización lograr sus objetivos.

Análisis y presentación de datos: si no es evaluable, no es mejorable

En la era del Big Data, el reto de los departamentos de recursos humanos está en descifrar e interpretar las métricas en el propio departamento, así como la comunicación de las conclusiones a los managers.

Una de las claves de un buen proceso de selección reside en la apropiada definición de las necesidades y el perfil deseado. Por eso, parte del trabajo de análisis de métrica reside en saber cómo esas conclusiones se comunican.

Unas herramientas muy potentes son, además de los tradicionales gráficos, las infografías. Estas permiten a personas de departamentos no tan directamente relacionados con los recursos humanos comprender la importancia de definir correctamente las necesidades para poder realizar un proceso de selección de personal adecuado.

En definitiva, si se desea estar inmerso en un proceso de continua mejora, se debe asumir un proceso de mejora constante. Todo se puede medir, y si no, se ha de hacerlo medible. Si no es evaluable, no es mejorable.