Optimización e integración de SG

Optimización e integración de SG
La optimización e integración SG es posible gracias a la estructura de alto nivel, que explota las sinergias de ISO 9001, 14001 y 45001, simplificándolas

La optimización e integración de SG o sistemas de gestión en el sector empresarial ha demostrado ser altamente beneficiosa. Gracias a los SG, las empresas y organizaciones son capaces de reducir el volumen de recursos consumidos y optimizar el aprovechamiento de los recursos propios.

Es decir, los sistemas de gestión son idóneos para reducir costes en la práctica empresarial.

La eliminación de duplicidades burocráticas y agilización de procesos de información configura estos sistemas como necesarios para las empresas del futuro. Así, destaca la fácil implementación de los mismos, así como su interoperabilidad con otros sistemas y procesos ya integrados en la empresa.

Por todo ello, es fundamental conocer el funcionamiento de estos sistemas, sus ventajas para la gestión empresarial y cómo integrarlos correctamente.

Cómo funcionan los sistemas de gestión

Los SG son útiles para homogeneizar los procesos empresariales. Al centralizarse los procesos de gestión, se consigue dotar a la organización de una mayor unidad.

Por ejemplo, se eliminan los clásicos juegos de poder interdepartamentales, que conducen a que sus respectivos dirigentes se preocupen más por el presupuesto propio que por el de la empresa.

Además, las innovaciones y la implementación de mejoras técnicas superan las barreras de los procesos propios, y tratan de mejorar todos los procesos involucrados en el ciclo empresarial.

En definitiva, los sistemas de gestión permiten que cada componente de la empresa tenga cierta visión global de la misma.

Los grandes olvidados

Esta forma de concebir la organización, permite poner el centro de atención en determinados departamentos que tradicionalmente han sido desatendidos.

Es el caso de los departamentos de gestión de medio ambiente, de calidad y de prevención de riesgos laborales.

Dicho de otro modo: los departamentos de control de externalidades o de supervisión de otros departamentos pueden integrarse mediante los sistemas de gestión en todos los procesos empresariales.

Es habitual que solo los responsables de estos departamentos se preocupen en la empresa por defender su campo, y muchas veces resultan una molestia para los encargados y trabajadores de otros sectores.

Sin embargo, la implementación de sistemas de gestión medioambiental, de calidad o de salud e higiene laboral permite que sus necesidades se tengan en cuenta desde el minuto cero.

Por tanto, se ahorra mucho tiempo de trabajo, recursos, y se cohesiona la práctica de la organización.

Responsabilidad social empresarial

La responsabilidad social empresarial aúna exigencias legales y protocolos voluntarios. Cuidar de los sectores antedichos puede contribuir a mejorar la responsabilidad social empresarial.

Lo cual tiene un doble efecto positivo. En primer lugar, facilita o garantiza el cumplimiento de las leyes, lo que impide que se sufran sanciones o facilita la obtención de permisos, subvenciones y distintivos.

Pero tal vez sea más importante el segundo efecto, que tiene que ver con la responsabilidad social voluntaria. Ese compromiso extra de la empresa con su entorno económico, medioambiental y social, dirigido a protegerlos o mejorarlos.

Y ello porque este tipo de compromisos tienen un gran impacto en la valoración de la imagen corporativa. Por esa razón, las empresas que cuidan su compromiso social obtienen mayor lealtad de sus consumidores.

Además, este perfil empresarial suele mejorar su capacidad de contratación, así como el nivel de motivación de los empleados. Lo que quiere decir que la empresa producirá más y mejor, y será menos vulnerable a los momentos de crisis y a la evasión de capital humano.

De este modo, se asegura la sostenibilidad del negocio, así como su control.

Por tanto, en la actualidad no existen motivos para descuidar la responsabilidad social empresarial, pues aporta un buen número de ventajas que mejoran la competitividad de la empresa.

Cómo integrar SG

Los sistemas de gestión suelen centrarse en diferentes aspectos de la organización. Sin embargo, todos ellos pueden integrarse: I+D+i, calidad, eficiencia energética, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo…

Para ello, existen las normas de gestión de cada una de estas áreas, que comparten una estructura de alto nivel. Al integrar todos estos sistemas se consigue simplificarlos, de modo que es más fácil:

  • Obtener informes y análisis globales.
  • Incrementar la participación e información de los stakeholders (clientes, empleados, responsables, inversores…).
  • Disminuir los costes asociados a cada uno de los sistemas.

Por eso cada vez más empresas integran estos sistemas mediante la estructura de alto nivel, sin perder de vista las particularidades de cada sector.

Los retos de la integración SG

Por supuesto, la integración de los sistemas de gestión no siempre resulta fácil.

La organización debe considerar que los cambios generan molestias, por lo que tanto el personal como la dirección deben estar dispuestos a implicarse en la integración de los sistemas. Además de aceptar nuevas formas de trabajo, la implementación de sistemas integrados requerirá, generalmente, de un esfuerzo formativo.

Si los recursos humanos están a favor de la integración, deberá realizarse una planificación concienzuda. Cuanto mejor se planifique el plan de integración, mejor podrá ejecutarse, lo que deriva en una reducción de costes, molestias y tiempo invertido.

Por supuesto, la planificación va siempre asociada a procesos de diagnóstico, que evalúen el nivel de integración que necesita la empresa y las necesidades formativas que se desprenderán del mismo.

Los pasos estándar para integrar sistemas de gestión son:

1. Mapa de procesos

El primer paso para planificar la integración de sistemas de gestión es determinar qué procesos tienen lugar en la organización. Una buena técnica es reflejar los mismos en un mapa de procesos.

Asimismo, habrá que identificar los sistemas de gestión que ya se hubieran implantado, las metodologías empleadas y las responsabilidades atribuidas.

Igual de necesario que conocer los procesos empresariales es considerar todos los elementos concurrentes. Desde el liderazgo de la dirección a la capacidad de trabajo de la plantilla, pasando por análisis de oportunidades y riesgos.

2. Designación del coordinador

Una vez se hayan identificado todos estos elementos dentro de la organización, deberá designarse a un coordinador. Este podría ayudarse de un equipo formado por responsables de todos los departamentos o procesos afectados por la integración.

3. Planificación

Es importante guiarse por un cronograma y una adecuada distribución de tareas y responsabilidades.

Además, lo idóneo es que todas las personas relacionadas con la empresa conozcan los cambios que se van a realizar.

Las normas ISO más populares

Al tratar la integración de sistemas de gestión es imposible que no aparezcan menciones a las normas ISO 9001 14001 45001. Son las referentes, respectivamente, a:

  • ISO 9001: gestión de galidad.
  • ISO 14001: gestión del medio ambiente
  • ISO 45001: seguridad y salud laboral.

Desde 1987 vienen empleándose estos sistemas de gestión, que han tenido resultados muy positivos.

Integrar estas normas no es problemático en términos generales. Sin embargo, debe tenerse en cuenta la existencia de elementos específicos, que deberán respetarse pese al sistema integrado.

Por ejemplo, la norma ISO 9001 exige un control sobre el contexto de la empresa. Por su parte, ISO 45001 requiere que se analicen los procesos de liderazgo y que se evalúe el impacto ambiental de la organización, así como las acciones para minimizarlo.

Ciclo de Deming

Las estrategias de integración suelen apoyarse en la estrategia de la espiral de mejora continua. Este método, más conocido como ciclo de Deming, es un sistema de cuatro pasos que aspira a la mejora continuada de la calidad:

  • Planificar. Sabiendo qué resultado se espera, se establecen las actividades que conducirán al mismo. Para ello, lo ideal es someter a la empresa a un análisis DAFO y elaborar unos objetivos de conjunto para calidad, PRL y MA.
  • Hacer. Se realizan las acciones planificadas, pudiendo realizarse experiencias piloto. Se deben incluir acciones de concienciación relativas al nuevo sistema de gestión. Dentro de esta fase, es conveniente elaborar una fuente documental común a los procesos de calidad, PRL y MA.
  • Verificar. Se monitorizan los resultados, y se evalúa si se ha alcanzado la mejora esperada. Esta es una fase de control operacional, en la que se evalúan los impactos de las acciones promovidas en los procesos de Calidad PRL y MA.
  • Actuar. Recopilados los datos del análisis, se pone en marcha todo lo aprendido. Las observaciones derivadas del proceso servirán para basar la siguiente planificación, y poner el proceso a funcionar de nuevo. Precisamente porque hay que reunir tales observaciones, deben establecerse sistemas de seguimiento, análisis y evaluación. Puede resultar conveniente incluir procesos de auditoría interna o revisión externa.

Como esta estrategia se puede aplicar a los sistemas de gestión de calidad, PRL y MA, nada impide implementarla en la estructura de alto nivel que integre esos tres sistemas. De este modo, se consigue generar acciones correctivas periódicas para generar una mejora continua, lo que constituye un objetivo del sistema integrado.

Conclusión

La integración de los sistemas de gestión de calidad, PRL y MA no solo es posible, sino también recomendable. Y ello porque, aunque deban cumplirse los requisitos de cada una de las normativas, la organización puede aprovechar los elementos comunes y sinergias, ahorrando tiempo y recursos.

Por tanto, la optimización e integración SG es una estrategia óptima para las empresas que quieran someterse a procesos de mejora continua. Las normas ISO 9001, 14001 y 45001 atesoran más de 30 años ayudando a las empresas a ser más competitivas, y no tienen por qué implementarse por separado.

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