¿Pero qué ha pasado? Claves del análisis post mortem o AAR

¿Pero qué ha pasado? Claves del análisis post mortem o AAR
Las claves para desarrollar un eficaz RDA o Revisión Después de la Acción en su empresa o negocio y aprender de los propios errores y aciertos

Los bienes y servicios son productos que, con el fin de obtener beneficios, comercializan las organizaciones empresariales. Por tanto, estos están sujetos a procesos dinámicos y temporalmente acotados, produciendo datos susceptibles de ser evaluados mediante distintos métodos de análisis estandarizados. Ello ayudará a decidir el proceso de comercialización del bien o el servicio, que en ese momento puede calificarse como un éxito o un fracaso.

En empresas y organizaciones de todo tipo, una vez se obtiene respuesta a esa cuestión –si la acción desarrollada es exitosa o un fracaso–, se suele dar por concluido el trabajo de los profesionales que han participado en un determinado proyecto; pero, desde finales de los setenta y tras comenzar a proceder de este modo el Ejército de Estados Unidos, se ha dado forma a un nuevo método de análisis. Dicho método se aplica cuando la vida comercial de un bien o servicio ha finalizado, y permite conocer las razones por las que el proyecto construido en torno a este se ha desarrollado de una manera determinada y ha concluido en éxito o fracaso.

Se trata de la Revisión Después de la Acción (RDA) o análisis post mortem, ya que el método en cuestión sería a un bien o servicio. Sería lo mismo que realizar una autopsia a un individuo: el análisis que permite conocer por qué las cosas han ocurrido de una manera determinada. El método se identifica también a menudo con los términos ingleses After Action Review (AAR).

¿Cómo funciona?

La Revisión Después de la Acción es una discusión activa que implica a todos los individuos que han participado en el proyecto asociado a un determinado bien y servicio. En ella, el objetivo principal es saber no qué ha ocurrido, sino por qué ha sucedido de una manera determinada. Como planteamiento inicial, se aconseja formular las siguientes preguntas e intentar después darle respuesta:

  • ¿Qué se pretendía llevar a cabo y empleando qué tipo de estrategia?
  • ¿De qué manera exacta se procedió? ¿Cómo se evaluó la acción ejecutada en comparación a lo que se planteó en el diseño de la estrategia?
  • ¿Por qué se desarrollaron las cosas de una manera y no de otra? ¿Por qué –si efectivamente así ocurrió- lo ejecutado y lo que se planteó al diseñar la estrategia acabaron no siendo lo mismo?
  • ¿Cómo se van a adaptar los procederes o mecanismos de ejecución para evitar futuras y eventuales discordancias entre lo planificado (estrategia) y lo que se acabó ejecutando finalmente? Si el proyecto fue exitoso ¿cómo se repetirá ese éxito? Y si fue un fracaso ¿qué se puede hacer para obtener mejores resultados?

El After Action Review es un método de análisis que permite convertir experiencias vividas en un proceso de aprendizaje que, más que incorporar conocimientos nuevos, servirá para modificar conductas y procederes para intentar con ello alcanzar la excelencia.

Se trata de una oportunidad para extraer un último beneficio de un proyecto ya finalizado e incorporar al haber de la empresa nuevos saberes susceptibles de utilizarse en proyectos futuros. Con todo, y pese a su evidente valor, se trata de un método de análisis que también puede plantear conflictos, y que, en caso de que se decida su aplicación, debe emplearse teniendo en cuenta la cultura de la organización en la que se trabaja y las personas que la forman.

No es lo mismo emplear el método AAR en países anglosajones que en mediterráneos o asiáticos, o con equipos jóvenes o de más edad, ya que las formas de ser de las personas varían según su origen, edad y circunstancias: como con todo método fundamentado en el intercambio de opiniones y la evaluación del comportamiento de los miembros de un equipo, se corre el riesgo de herir susceptibilidades. Pero las ventajas –y sobre todo la posibilidad de obtener enseñanzas concretas– compensan los riesgos. Sea como fuere, conviene seguir una serie de máximas para desarrollar un excelente análisis post mortem.

Claves del AAR

Es necesario programar el AAR desde el principio: cuando se acomete un proyecto, hay que informar a quienes participan en él de que, una vez este concluya, se desarrollará un After Action Review y se informará de los resultados. Deberá llevarse a cabo inmediatamente después de la finalización del proyecto, ya que, si no, la motivación de los participantes para ejecutar el AAR decaerá. Debe también evitarse el término análisis postmortem, pues tiene connotaciones negativas y no motiva en absoluto. Es mejor hablar de AAR o RDA.

Igualmente, hay que lograr la máxima cantidad posible de datos relevantes: el AAR será más o menos fructífero en función del volumen, la relevancia y la calidad de los datos que se manejen. Con ellos, se podrá plantear un AAR bien fundamentado

Se debe involucrar a todos los miembros del equipo que han participado en el proyecto: todos; y todos incluye también a clientes, socios y proveedores. Todos deben participar en el AAR. Las opiniones de los que han tomado parte en el proyecto son relevantes y, por ello, conviene que el equipo responsable desarrolle la capacidad de asumir críticas con la misma naturalidad con la que asume elogios.

Nombrar a un coordinador del proceso: no es necesario que la responsabilidad de coordinar los AAR recaiga siempre en la misma persona. De hecho es siempre mucho más efectivo que esta responsabilidad se asigne por rotación. Y no se debe tampoco reservar la responsabilidad de dirigir este tipo de procesos a los jefes de servicio. No consiste solo en detectar qué ha ido mal o plantear críticas más o menos fundadas. El objetivo pasa por detectar con qué escollos se han encontrado los empleados durante el desarrollo del proyecto, qué apoyos adicionales habrían hecho falta para obtener mejores resultados o qué se podría haber hecho de otra manera. Hay que identificar problemas concretos que se puedan solucionar de manera rápida y eficaz

Optimizar recursos: de nada sirve identificar decenas de problemas e intentar solucionarlos todos sin llegar finalmente a conclusión alguna. Por eso, lo más conveniente es seleccionar de entre todos los detectados los tres o cuatro problemas principales y más fácilmente solucionables. No hay que olvidar que, si bien una organización debe siempre aprender de sus errores, también es necesario que siga funcionando y generando nuevos productos que producirán beneficios.

Además, los problemas se resuelven con soluciones concretas. Es decir, las soluciones deben planificarse. Así, si por ejemplo se ha encontrado un problema en el funcionamiento del sistema de logística, habrá que abordar ese problema concreto, no replantear el funcionamiento de todo el dispositivo

Tampoco se pueden quebrar las reglas del compromiso. Una adecuada After Action Review no será posible sin una participación honesta de todos los individuos que han estado involucrados en un proyecto concreto. Esa participación honesta solo es posible en un clima de confianza mutua. Por tanto, debemos establecer unos parámetros de ejecución para la AAR en los que se respeten la confidencialidad, la transparencia y el desarrollo del propio equipo. Las conclusiones deberán compartirse, pero no aquellos comentarios que puedan realizarse sobre el desempeño concreto durante el proyecto de algún miembro del equipo. También habrá que tener en cuenta siempre que la finalidad última no es encontrar culpables o responsables, sino mejorar todos de manera individual y colectiva para no cometer los mismos errores, tanto si se analiza un fracaso como si se busca la fórmula para repetir un éxito.

La participación debe ser obligatoria: para un AAR provechoso, deben tomar parte todos los implicados en el proyecto, incluyéndose en ese todos desde el personal de la organización hasta los clientes y los proveedores. Por eso, la participación en el proceso de análisis después de la acción no puede ser algo potestativo. Hay por tanto que habilitar los mecanismos necesarios para que la participación sea obligatoria y que no se escape ninguna de las aportaciones que pudiesen realizar cualquiera de las personas implicadas en un proyecto concreto.

Compartir lo aprendido: las conclusiones del AAR deben exponerse en una reunión final. Después, se elaborará un documento escrito al que cada uno de los participantes en el proceso podrá acceder. A continuación, éste se incorporará al fondo documental de la organización para que cualquiera pueda consultarlo y aprovechar lo que en él se explica. Algunas organizaciones comparten este tipo de documentos a través de sus sistemas de intranet o, incluso, en blogs corporativos y páginas web. Con todo, estas herramientas son adicionales, aunque resulta mucho más conveniente y adecuado editar en formato papel las conclusiones. Si resulta posible, debería hacerse llegar un ejemplar a todos los empleados o colaboradores que se pudiesen verse relacionados, aunque sin poner en peligro la necesaria confidencialidad.

El After Action Review se configura así. Como se ha visto, es una muy poderosa herramienta si su ejecución se aborda con eficacia y respetándose las claves que indicadas. Con esta herramienta, cualquier organización o empresa estará en posición de aprovechar los aspectos positivos que ha tenido un proyecto concreto –no importa si el balance final es de éxito o fracaso– y aprender de sus propios errores. Si desarrolla el AAR de manera adecuada, se fortalecerán también los vínculos existentes entre los integrantes de un equipo y la organización para la que trabajan será más fuerte y eficaz.

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Comentarios (2)

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Jorge Davila

Enviado el

Existe algun libro que me recomiendes que abarque el tema de After action review"? Gracias
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GOTAMAKE

Enviado el

Hi, this is off topic, but where did you get the Html template for the website? Thank you.

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