Planificar la crisis: el plan de contingencia

Planificar la crisis: el plan de contingencia
El plan de contingencia deberá prever las situaciones críticas que pueden hundir un negocio. Tenerlo actualizado es vital para la seguridad de la empresa

Un negocio debe estar listo para prever, preservarse y recobrarse ante posibles incidentes y acciones que pudieran afectar e impactar en la marcha de la empresa. Esta es la razón por la que se necesita que los procesos de negocio primordiales sean protegidos a través de un plan de contingencia que permita reaccionar ante situaciones de crisis.

Los riesgos de crisis

Los riesgos a los que puede verse sometida una compañía no tienen por qué ser siempre negativos. Una noticia importante en un inicio puede convertirse en una pesadilla por no estar preparado para afrontarla.

Un ejemplo de esto último podría ser que un cliente realizara un enorme pedido a la empresa. En origen, esta sería una buena noticia para el negocio. Sin embargo, si la estructura empresarial no está acostumbrada a gestionar pedidos de ese tamaño y no es capaz de afrontar la situación, estaríamos ante una situación crítica.

Los planes de contingencia empresarial deben estar formados por un grupo de medidas de tipo organizativo, técnico y humano. Su principal función debe ser que el negocio continúe o señalar el camino a seguir en caso de que se den situaciones extraordinarias que afecten al sistema financiero de la empresa o a su imagen profesional.

En caso de que el negocio se viera sometido a alguna circunstancia de este tipo, la planificación es el modo de minimizar el riesgo, incluso eludirlo. Para ello se ha debido hacer la estructuración de una guía con los pasos a seguir, de manera que se pueda esquivar el daño a la compañía en la mayor medida posible.

Una de las premisas más importantes es la de actuar con rapidez frente a este tipo de situaciones críticas. No se debe contemplar la idea de la improvisación ante la posibilidad de afrontar un momento de incertidumbre, ya que el más mínimo error podría acabar resultando catastrófico para la empresa.

Es por ello que las firmas deben trazar su plan de contingencia empresarial que comprenda las acciones que se deben llevar a cabo en caso de fluctuaciones del mercado, inseguridad de activos, gestión de crisis y cualquier situación que pueda impactar el negocio y contravenir el funcionamiento normal de la empresa.

Además, la protección de los principales procesos de negocio debe ser una de las funciones primordiales de este paquete de medidas, de modo que se disponga de un grupo de acciones que permitan a la organización recobrarse después de un incidente de gravedad y hacerlo en una fracción de tiempo que no ponga en peligro su continuidad.

Esta será la única manera de que la organización esté preparada para responder de manera planificada a un contratiempo o cualquier fallo de seguridad. De esta manera se conseguirá una repercusión positiva sobre la imagen y reputación de la marca y se minimizará el impacto en su economía y la pérdida de información crítica.

Hay que advertir que, cuando hablamos de esa especie de organigrama para un gabinete de crisis, no hacemos alusión únicamente a cuestiones y problemas tecnológicos. Una situación crítica para una empresa online puede ser la caída de un servidor, pero para una oficina puede ser una epidemia vírica, para una pizzería sería fatídico un fallo en su horno y para una compañía pesquera sería horrible el cierre de sus caladeros.

Todas las empresas, vengan del ámbito que vengan, están potencialmente sometidas al arbitrio de las circunstancias. Ante ello, deben saber qué pasos seguir de antemano y cómo hacer que las consecuencias negativas sean mínimas, al tiempo que pueden recobrar su actividad habitual lo antes posible.

 ¿Es lo mismo un plan de continuidad que un plan de contingencia?

En absoluto. Ambos planes están enfocados para situaciones críticas, sin duda. Sin embargo, cada uno atiende a cuestiones diferentes, aunque el diseño de ambos permitirá la regulación de la mecánica a desarrollar en el caso de que ocurriera un incidente de gravedad.

De esta manera se garantiza el mantenimiento del servicio dentro de unos mínimos predefinidos. Además, se establece, simultáneamente, un plazo de recuperación predefinido para retomar completamente las riendas del negocio y que vuelva a funcionar como antes de que surgiera el conflicto.

A la vez, con ambos planes, se pormenoriza un análisis de resultados de los pasos seguidos durante el percance. También se analizan los motivos de lo ocurrido y se evitan las interrupciones de otras labores corporativas. Con la implementación de ambas soluciones se consigue que una adversidad inesperada perjudique a la empresa lo menos posible.

En la actualidad, los negocios deben ser gestionados de manera inteligente y metodológica. Así refuerzan sus estructuras para disponer de una organización más firme y con mayor consistencia frente a las amenazas que podrían debilitar a la empresa.

En el caso del plan de contingencia, se pretende reducir el riesgo económico y financiero que puede producir una incidencia imprevista. Se trabaja para recuperarse de la situación y reanudar lo antes posible la actividad de la compañía.

En el caso del plan de continuidad, lo que se pretende es tomar las medidas necesarias para que la actividad de la empresa no pare, aunque ocurra un incidente inesperado.

No obstante, estos dos conceptos suelen ir ligados y en la gestión online suelen ir de la mano. De hecho, el plan de contingencia suele estar contemplado dentro del plan de continuidad. Con la actividad programada de ambos se obtienen medidas para recuperarse rápidamente del incidente y restablecer inmediatamente la producción.

El plan de contingencia

Lo primero que debe tenerse muy claro es que el plan debe ser personalizado para cada empresa en concreto. Cada organización posee sus propias peculiaridades y lo que es bueno para una no tiene por qué serlo para otra.

A la hora de trazarlo se deberá tener en mente la infraestructura y los recursos humanos que se precisarán para acometer las medidas que se dicten. Es preciso que cada uno tenga bien claras las competencias que le son atribuidas y cuál va a ser su protocolo de actuación.

Ante este panorama es importante que se lleve a cabo un análisis de riesgos. Deberá ser revisado periódicamente e ir adaptándose a las necesidades nuevas que le surgen a la compañía. Es por tanto susceptible a todo tipo de modificaciones que se consideren precisas con el paso del tiempo y los cambios en la empresa.

Dependiendo de la naturaleza del plan, podremos distinguir tres apartados. Irán en función del tipo de medida que afrontan: de respaldo, de emergencia y de recuperación.

  • Preventivas. Para evitar en la medida de lo posible las situaciones de riesgo.
  • Emergencia. Con las medidas enfocadas a reducir los efectos negativos, una vez se produzca el suceso.
  • Restauradoras. Encaminadas a restablecer la situación al estado anterior a la eventualidad.

Contenido del plan

El modelo de actuación se debe basar en cuestiones específicas en función de las peculiaridades de cada evento. Se precisarán las áreas y los departamentos que se pueden ver implicados, de mayor a menor grado.

Una vez que se haya especificado la problemática, se deben enumerar los pasos, herramientas y consideraciones que se deben cursar si llegara a ocurrir la contingencia. También será precisa una lista con los miembros de la plantilla que se hayan considerado capacitados para afrontar la situación.

Contingencias recurrentes

Hablamos de ese tipo de circunstancias que una empresa experimentará al menos una vez a lo largo de su vida. Los problemas más frecuentes son:

  • Afrontar la crisis. Da igual cuál sea el problema que puede provocar el desequilibrio del ecosistema empresarial. Pueden ser factores meteorológicos, catástrofes naturales, accidentes de trabajo, rotura en la cadena de producción, empleados desmotivados, clientes insatisfechos… Para cualquier eventualidad lo mejor es contar con un análisis tipo “Método DAFO” (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades). Si se lleva a cabo de forma periódica, se podrán detectar las debilidades del sistema.
  • Salvaguardia de activos. Es preciso contar con un sistema de seguridad fuerte y actualizado. Además, se deberán contratar los seguros necesarios para contrarrestar fatídicas consecuencias derivadas del plagio o destrucción de patentes, el espionaje de empleados poco leales, el destrozo de maquinaria o la pérdida de la producción.
  • Contratiempos en la administración. Ningún miembro de la dirección o alto cargo debe resultar imprescindible. Si esto ocurriera, podría poner a la empresa en serios aprietos. Por ejemplo, en caso de fallecimiento, por cambio de compañía, enfermedad incapacitadora…Es importante mantener una mesa con alto personal preparado, donde el talento de todos sume, pero que la gestión no dependa de la decisión de una sola persona. Por otro lado, dentro del apartado de la gestión, se debe contar con un plantel de analistas económicos. Ellos serán los encargados de manejar métricas y números, de manera que puedan prever una debacle económica antes de que ocurra y así poder tomar las medidas oportunas.
  • El error humano. La equivocación de las personas siempre estará ahí. De hecho, las empresas están muy expuestas a este tipo de contingencia. Lo mejor es contar con un estupendo equipo de Recursos Humanos y también con asesores legales. Ellos se encargarán de escándalos, malas gerencias, demandas… Como ves, un plan de contingencia actualizado y revisado periódicamente puede resultar ser la salvación de un negocio. ¿Tienes el tuyo para tu empresa?

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