Puntos de control “check list” en un departamento de gestión de recursos humanos

Puntos de control “check list” en un departamento de gestión de recursos humanos
Si trabajaso en un departamento de Recursos Humanos es recomendable utilizar una lista de control o "check list" para asegurarte de que conoces las responsabilidades adscritas a dicha tarea.

Si comienzas tu trabajo en un departamento de Recursos Humanos, o si estás encargado de hacer una auditoría del puesto o del área responsable de la gestión de personas, es recomendable utilizar una lista de control o "check list" como ésta para asegurarte de que conoces todas las responsabilidades que normalmente están adscritas a dicha función en la mayoría de las organizaciones de tamaño mediano o grande.

Para ello en primer lugar conviene comprobar si existen políticas y procedimientos que regulen los diferentes procesos relacionados con la gestión de recursos humanos. Estas suelen referirse a:

  • Planificación y control de plantilla
  • Reclutamiento y selección
  • Contratación y plan de acogida o inducción
  • Evaluación y gestión del desempeño y del potencial
  • Formación y aprendizaje continuo
  • Desarrollo de carrera profesional
  • Reconocimiento y recompensas
  • Prevención de riesgos laborales
  • Relaciones laborales
  • Políticas de conciliación de la vida personal y profesional
  • Desvinculación de la organización

Los principales puntos de control a considerar a la hora de revisar las políticas y procedimientos asociados a cada uno de estos procesos son:

La planificación de plantilla debe hacerse con rigor y de manera alineada con el plan estratégico. Debe tenerse en cuenta la evolución demográfica de la plantilla, la rotación de los últimos años, la competencia en el sector y las nuevas tendencias del mercado laboral; como por ejemplo el trabajo autónomo, a tiempo parcial, la subcontratación. Hoy en día los sistemas de información ayudan a que la planificación y el control de los recursos humanos se desarrollen de manera automatizada e integrada con los sistemas de gestión y control financiero y de producción.

El reclutamiento y selección han evolucionado mucho en las últimas décadas gracias a los portales de empleo en internet, a las redes sociales profesionales y a nuevas pruebas de selección que introducen el juego con los candidatos y las tecnologías móviles en las dinámicas de grupo con objeto de poner en evidencia las competencias profesionales. Es importante comprobar en qué medida se incorporan todos estos avances para hacer más eficaces y eficientes los procesos de selección.

En los procesos de contratación, bienvenida e integración de los nuevos empleados en la organización las claves son la planificación, la organización y la motivación. De manera que el empleado sienta en su primer día que se le está esperando con ilusión y que se siente acompañado al dar sus primeros pasos, al tomar sus primeras decisiones y al tratar a su primeros clientes y proveedores.

Conviene tener en cuenta en este punto que “no hay una segunda oportunidad para dejar una buena primera impresión” y que “la primera es la que cuenta”.  En este proceso hay que insistir y transmitir de diferentes formas las responsabilidades y funciones del puesto y la cultura y valores de la organización.

La evaluación del desempeño debe ser continua y más durante los primeros momentos del empleado en el puesto, así podremos corregir los errores inherentes al comienzo antes de que se conviertan en hábitos difíciles de erradicar. La tendencia actual es que la evaluación se haga de una manera más informal y contemplando, además de la opinión del supervisor, la autoevaluación y la evaluación de compañeros, clientes y proveedores. Todo esto ayuda sobremanera a que la identificación del potencial fluya de la manera más natural y eficaz.

La formación y el aprendizaje continuo se han convertido en la estrategia principal de retención de talento y la clave para la sostenibilidad de las organizaciones. Tanto es así que la “aprendibilidad”, traducción aún no aceptada por la RAE del término inglés learnability, es hoy en día una de las competencias más demandas por las organizaciones a candidatos y empleados.

Los planes o itinerarios de carrera profesional son también elementos clave para retener y desarrollar el talento de los empleados y así garantizar la sucesión de puestos clave a través de la promoción interna. En este terreno lo que cada vez es más importante es estimular la transparencia en cuanto a las oportunidades de promoción y el autoliderazgo en el desarrollo de la propia carrera profesional.

El reconocimiento y la recompensa es el nombre nuevo que se da a la tradicional política de compensación que actualmente incorpora el salario emocional como uno de sus elementos fundamentales. De hecho, muchas organizaciones ofrecen programas de compensación total en los que más allá del salario dinerario el empleado puede elegir salario en especie, formación y otros beneficios asociados al puesto o al rendimiento colectivo o individual.

La prevención de riesgos laborales es actualmente una política obligatoria por ley en la mayoría de los países. En muchas ocasiones su responsabilidad recae en la función de Recursos Humanos desde donde se despliegan múltiples acciones de formación y sensibilización para la prevención de riesgos.

En el apartado de relaciones laborales hay que contemplar tanto las políticas y procedimientos colectivos como los individuales y establecer normas que regulen la convivencia en los centros de trabajo con el fin de respetar y obtener el máximo provecho de la diversidad existente en toda la organización. Diversidad generacional, funcional, étnica y cultural, generacional, religiosa, política, de genero y de orientación sexual.

Conciliación de la vida personal y profesional. Como tal ésta es la política mas innovadora de todas las que aquí hemos reflejado. Por ello es también de las más valoradas por candidatos y empleados y por tanto de las que más contribuyen a la hora de identificar y retener el talento. Entre las medidas que se suelen promover para facilitar la conciliación se encuentran el teletrabajo, el horario flexible, el trabajo a tiempo parcial, la reducción de jornada y los programas de asistencia y apoyo al empleado que ayudan a atender a los asuntos personales y familiares.

Desvinculación de la Organización. Finalmente hay que cuidar los procesos de desvinculación de la organización, bien sean involuntarios o voluntarios. Según cada caso conviene estandarizar entrevistas de salida para recopilar información valiosa de quienes abandonan la organización y reconocer formalmente su contribución.

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