¿Qué es y cómo hacer una matriz de priorización?

¿Qué es y cómo hacer una matriz de priorización?
Una matriz de priorización ayuda a tomar las decisiones más acertadas basándose en un sistema de ponderación de las acciones y los criterios acordados

Una matriz de priorización es una herramienta de gestión y control de proyectos que se utiliza para determinar problemas clave y evaluar las alternativas apropiadas ante un objetivo determinado.

Es decir, es un sistema que facilita la toma de decisiones y que garantiza que se emprenden acciones basadas en criterios de utilidad objetiva. Ayuda a conocer cuáles son las formas de actuar más rentables y beneficiosas en un caso concreto. Se utiliza en múltiples contextos, que pueden incluir desde la compra de material en una empresa, a la contratación de personal para un proyecto concreto o para ayudar a los gerentes de proyectos a determinar qué problemas deben resolverse primero para cumplir con los objetivos.

Para crear una de estas matrices, las cuestiones clave deben priorizarse y ponderarse antes de que las opciones de acción posible puedan aplicarse. Gracias a esta herramienta, se obtiene una puntuación para clasificar las diferentes posibilidades de implementación. Las opciones que obtienen más puntos son las más viables y beneficiosas de llevar a cabo.

Cuando se elabora una, se usan lluvias de ideas para crear una lista priorizada de elementos. Con ello, se consideran las opiniones de todas las personas involucradas en la planificación del proyecto. Una vez que las ideas han sido enumeradas, cada una debe ser evaluada y ponderada, siguiendo un conjunto de criterios.

Hay dos tipos utilizados en la gestión de proyectos, que incluyen las matrices simples y ponderadas. La simple usa cada factor con el mismo peso, mientras que la ponderada da a algunos factores más valor que a otros.

¿Qué es el método MoSCoW?

Priorizar es a menudo desafiante, particularmente, cuando se trata de la implementación de nuevas ideas o tecnologías. Todos los integrantes de una organización quieren que los objetivos se consigan con la mayor celeridad posible y eso es, algunas veces, prácticamente imposible.

Hay varias herramientas disponibles para facilitar la priorización. El método MoSCoW es una de ellas. Dai Clegg, de la compañía de software Oracle, lo inventó. Con él se etiqueta cada requisito, lo que facilita la priorización.

Aunque el origen de este método de priorización está en el desarrollo de software, también es muy aplicable para lanzamientos de mercado, de productos, iniciar un nuevo negocio o cambiar procesos.

Con el método MoSCoW, los requisitos se determinan para el resultado del proyecto o producto. Se trata de establecer los requisitos por orden de prioridad. Los más importantes deben cumplirse primero para tener más posibilidades de éxito.

Su nombre es un acrónimo formado por las primeras letras de las palabras en inglés must, should, could y won’t. La M significa “Debe tener”; la S, “Debería tener”; la C, “Podría tener” y la W, “No tendré”. Las dos oes han sido agregadas para hacer legible la palabra “MoSCoW”, que quiere decir Moscú, en inglés, aunque no tienen ningún significado.

Cuando usar una matriz de priorización

Se debe considerar crear una matriz de priorización en los siguientes casos:

  • Cuando existe una aglomeración de tareas pendientes de ejecución.
  • Cuando no se está seguro del mejor uso de los recursos o energía disponible en una organización.
  • Cuando se están buscando metas de mejora específicas.
  • Cuando se quiere tomar una decisión en situaciones donde los criterios para una buena solución son conocidos o aceptados, pero su importancia relativa es desconocida o discutida.

Ejemplo

Por ejemplo, una matriz de priorización podría usarse para ayudar a decidir la compra de una pieza importante de equipo o la selección de un proveedor. Dependiendo de cuánto tiempo se tenga y de la complejidad del problema, hay varias opciones para construir una matriz de priorización.

En el caso de la adquisición de una pieza de equipo, se deberían establecer los usos que se le darían y la importancia de los mismos.

¿Cómo se hace?

Paso 1: acordar el objetivo final. El primer paso para aplicar el método de criterios analíticos completo es garantizar que las personas que trabajan en la matriz acuerden el objetivo final que intentan alcanzar.

Paso 2: hacer una lista de criterios necesarios para cumplir el objetivo. A continuación, se crea una lista de criterios o características necesarias para lograr el objetivo. La idea es, simplemente, enumerar los criterios sin tener en cuenta su importancia relativa. Eso se lleva a cabo más adelante.

El equipo puede hacer esto mediante discusión o lluvia de ideas. El objetivo es enumerar todos los criterios que se pueden aplicar a todas las opciones. Por ejemplo, si el equipo está considerando qué paso de mejora acometer primero, algunos de sus criterios podrían ser:

  • Bajo costo de inversión.
  • Uso máximo de la tecnología existente.
  • Alto potencial de ahorro en euros.
  • Alto potencial de mejora para la velocidad del proceso.
  • Alto potencial de mejora para la reducción de defectos.
  • Alto potencial de satisfacción del cliente.
  • Impacto mínimo en otros procesos.
  • Facilidad de implementación.
  • Alta probabilidad de resultados rápidos.

Paso 3: comparar la importancia relativa del criterio. Una vez que se desarrolla la lista total, el siguiente paso es juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los demás. Para eso, se hace una matriz en forma de L con todos los criterios enumerados, tanto en los ejes horizontales como los verticales.

Se compara la importancia de cada criterio en el lado vertical de la matriz con cada criterio enumerado a lo largo del lado horizontal usando ponderaciones. Se agregan los valores registrados en cada columna y luego los totales de las columnas para obtener el total general.

Se agregan los valores registrados en cada fila y luego los totales de la fila para obtener el total general. El total en las columnas debe cuadrar con el de las filas.

Se divide cada fila total por el total general. Este porcentaje es la ponderación que muestra la importancia relativa de cada criterio.

Paso 4: evaluar las opciones en relación con los criterios ponderados. Ahora que se conoce la importancia relativa de cada criterio, el siguiente paso es evaluar en qué medida las opciones posibles cumplen con cada uno de los criterios.

Esas opciones posibles podrían ser cosas como qué pasos de mejora dar primero, qué equipo comprar o qué proveedor utilizar.

Para completar este paso, se crea una nueva matriz en forma de L con todas las opciones posibles tanto en la horizontal como en la vertical.

Paso 5: evaluar los criterios contra cualquier otro criterio. Se selecciona el primero que se desee considerar y se compara cada opción posible con cualquier otra opción posible preguntando en qué medida cumplirá ese criterio o característica.

Por ejemplo, si el primer criterio que se estaba considerando era el alto potencial de ahorro, se compararía cada opción con cualquier otra, en términos de su potencial para generar altos ahorros monetarios.

Paso 6: comparar las posibles opciones con los criterios restantes. Del mismo modo, se completa una matriz que compare cada una de las opciones posibles para cada uno de los criterios restantes. Si se hace eso para todos los criterios, se tendría que crear un total de matrices que compararan cada combinación de opciones posibles por su capacidad relativa de cumplir con cada uno de los criterios identificados.

Se puede optar por simplificar este proceso eliminando algunos criterios que tengan un porcentaje muy bajo de ponderación.

Paso 7: reunir todos los datos recopilados. El último paso en el método de criterios analíticos completos es unir la capacidad relativa de una posible elección de un criterio deseado con la ponderación relativa de ese criterio.

Para hacer esto, se crea una nueva matriz en forma de L con todas las opciones o posibles elecciones en la parte vertical y todos los criterios considerados en la horizontal.

¿Ahora qué?

Como se ha visto, las matrices de priorización muestran las relaciones entre problemas o ideas, ayudan a priorizar recursos y procesos, y organizan datos. Esto ayuda a reducir opciones y compararlas en un enfoque sistemático y fiable.

Al seleccionar y ponderar los criterios, se pueden resaltar rápidamente las mejores opciones para las mejores alternativas. Estas herramientas se pueden usar para racionalizar el enfoque del equipo antes de que la planificación detallada de implementación pueda suceder o permitir la selección de elementos prioritarios mediante la aplicación de un conjunto de criterios.

Este enfoque requiere consenso en cada paso, pero da la misma oportunidad a cada elección para ser seleccionada y aumenta drásticamente el éxito.

Cada vez que se debe hacer una elección, se produce alguna forma de priorización. Los responsables de hacerla pueden tener una corazonada, votar o analizar por algún impacto específico que consideren importante, pero decidirán lo que creen que es mejor, más importante o se debe hacer primero. Si el proceso de priorización es incompleto o arbitrario, se reducen las posibilidades de éxito.

En definitiva, la disciplina de una matriz de priorización permite evitar que se establezcan prioridades arbitrarias que tienen menos probabilidades de ayudar a alcanzar los objetivos deseados. Sin embargo, el método analítico completo requiere de un tiempo y esfuerzo considerables, y debe usarse solo si los riesgos o los beneficios potenciales lo justifican.

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