¿Qué hacemos primero, lo urgente o lo importante?

¿Qué hacemos primero, lo urgente o lo importante?
La productividad es vital para lograr el liderazgo individual que cada persona necesita. Llegar a optimizar una gestión de tareas para organizarse es clave

Casi todos los días miles de personas deben elegir entre hacer primero lo más importante o lo más urgente. En este contexto surge la matriz de Eisenhower, un instrumento de productividad que ayuda a clasificar las tareas y extenderlas razonablemente en el tiempo. La matriz está basada en principios de urgencia e importancia. Es decir, cuando se asigna una tarea, estos dos factores colocan la rutina en uno de los cuadrantes de la matriz. Cuando se realiza la rutina, simplemente al mirar la matriz se puede saber con qué tarea comenzar. Así, la gestión del tiempo puede ayudar al liderazgo individual, la productividad o tener una gestión de tareas eficaz.

La diferencia entre lo urgente y lo importante: distinguir para una óptima gestión de tareas

¿Cuál es la diferencia entre lo urgente y lo importante?

Urgente

Significa que una tarea requiere atención inmediata. Estas son las tareas pendientes que se deben hacer ‘aquí y ahora’. Las tareas urgentes hacen que la persona tenga un modo reactivo, marcado por una mentalidad defensiva, negativa, apresurada y estrechamente enfocada.

Importante

Las tareas importantes son las que contribuyen a una misión, valores u objetivos a largo plazo. A veces, las tareas importantes también son urgentes, pero normalmente esto no es así. Cuando una persona se centra en las actividades importantes, opera en modo receptivo, que ayuda a mantener la calma, la racionalidad y la apertura a nuevas oportunidades.

Esta diferencia entre lo importante y lo urgente puede ser bastante intuitiva; sin embargo, la mayoría de las personas caen en la trampa de creer que todas las actividades urgentes también son importantes. Esta propensión probablemente tiene sus raíces en nuestra historia evolutiva: nuestros antepasados ​​se concentraron más en las preocupaciones a corto plazo que en la estrategia a largo plazo, ya que no atender a los estímulos inmediatos podría significar la diferencia entre la vida y la muerte.

Las tecnologías modernas (noticias de última hora, las redes sociales, mensajes de texto) que constantemente hacen que cualquier persona cuente con información, únicamente solo han aumentado esta mentalidad profundamente arraigada. Esta tecnología produce estímulos que hacen que las personas piensen que toda la información debe tratarse de manera urgente.

La matriz de decisión de Eisenhower

El empresario Stephen Covey popularizó el principio de decisión de Eisenhower en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas. En este libro, Covey creó una matriz de decisiones para ayudar a las personas a distinguir entre lo que es importante y lo que no lo es, y lo que es urgente y no urgente.

La matriz consiste en un cuadrado dividido en cuatro casillas, o cuadrantes, rotulados de la siguiente manera:

  1. Urgente / Importante.
  2. No urgente / Importante.
  3. Urgente / No importante.
  4. No urgente / No importante.

A continuación, detallamos cada cuadrante y lo explicamos.

Cuadro 1: tareas urgentes e importantes

Las tareas del cuadro 1 son urgentes e importantes. Son tareas que requieren de una atención inmediata y en las que se trabaja para cumplir objetivos y misiones a largo plazo en la vida.

Las tareas del cuadrante uno, generalmente, consisten en crisis, problemas o fechas límite. Aquí hay algunos ejemplos específicos de tareas urgentes e importantes:

  • Diversos correos electrónicos (ofertas de trabajo, correo electrónico para una nueva oportunidad comercial que requiera una acción inmediata, etc.).
  • Fecha límite de pago o presentación de impuestos.
  • Familiar en una sala de emergencias.
  • El motor del coche se apaga.
  • Obligaciones para realizar en el hogar.
  • Imprevisto de salud que acaba en un ingreso hospitalario.
  • Recibir una llamada inesperada en la que se cita a la persona a una reunión.

Con un poco de planificación y organización; es decir, una gestión de tareas, muchas de las cuestiones del primer trimestre pueden hacerse más eficientes o incluso eliminarse por completo. Por ejemplo, en lugar de esperar hasta el último minuto para realizar un trabajo con una fecha límite (convirtiéndolo así en una tarea urgente), se puede programar el tiempo para terminarlo con una semana de antelación. O, en lugar de esperar a que se rompa algo en casa y se necesite una reparación urgente, se puede seguir un programa de mantenimiento regular.

Aunque nunca se eliminen por completo las tareas urgentes e importantes, se pueden reducir significativamente con un poco de proactividad.

Cuadro 2: tareas no urgentes pero importantes. La gestión del tiempo

Las tareas del cuadro 2 son actividades que no tienen un límite de tiempo urgente, pero que, sin embargo, pueden ayudar a alcanzar metas personales, escolares y laborales importantes, además de ayudar a cumplir una misión general como persona. Las tareas del segundo cuadrante generalmente se centran en fortalecer las relaciones, planificar para el futuro y mejorarse a sí mismo.

Aquí hay algunos ejemplos específicos de tareas no urgentes pero importantes:

  • Planificación semanal.
  • Planificación a largo plazo.
  • Ejercitarse.
  • Tiempo dedicado a la familia.
  • Leer libros que enriquecen la vida.
  • Escribir un diario.
  • Ir a una clase para mejorar una habilidad.
  • Pasar tiempo con un pasatiempo.
  • Estudiar.
  • Meditar.
  • Mantener el automóvil y el hogar.
  • Creación de un presupuesto o un plan de ahorro.

De acuerdo con Covey, se trata de dedicar la mayor parte del tiempo a las actividades del cuadro 2, ya que ellas son las que nos brindan felicidad, realización y éxito. Desafortunadamente, hay un par de desafíos clave que impiden invertir suficiente tiempo y energía en las tareas de este cuadro:

No saber lo que es realmente importante

Si no se sabe qué idea ni qué valores y objetivos importan más, la persona no sabe a qué cuestiones debe dedicar el tiempo para alcanzar esos objetivos. En su lugar, se cuenta con cualquier estímulo y tarea pendiente que sea más urgente.

Presencia actual

En este caso, muchas personas se inclinan a centrarse en lo que sea más apremiante en un momento determinado. Es difícil contar con motivación para hacer algo cuando no hay existe una fecha límite amenazante. Salir de esta posición alternativa requiere fuerza de voluntad y autodisciplina, cualidades que no se adquieren sin esfuerzo y deben cultivarse y expresarse activamente.

Cuadro 3: tareas urgentes y no importantes

Las tareas del cuadro 3 son actividades que requieren de la atención urgente, pero no ayudan a lograr los objetivos ni a cumplir una misión (no son importantes). La mayoría de las tareas de este recuadro son interrupciones de otras personas y, a menudo, implican una ayuda para alcanzar los objetivos y cumplir diferentes prioridades.

Ejemplos específicos de actividades del cuadrante tres:

  • Llamadas telefónicas o mensajes de texto.
  • La mayoría de los correos electrónicos (algunos correos electrónicos pueden ser urgentes e importantes).
  • Compañero de trabajo que pasa por el escritorio durante la hora de trabajo principal para pedir un favor.
  • Solicitud de un exempleado para escribir una carta de recomendación en su nombre (probablemente sea importante para él, pero no para la persona que le va a ayudar).
  • Familiar que llega sin previo aviso y quiere ayuda con una tarea.

Según Covey, muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo en tareas del cuadro 3, mientras creen que están trabajando en Q1. Debido a que las tareas Q3 ayudan a otros, las personas que ayudan se sienten importantes. Además, también suelen ser tareas tangibles, cuya finalización le da sensación de satisfacción.

Cuadro 4: tareas no urgentes y no importantes

Las actividades del cuadro 4 no son urgentes y no son importantes. Las actividades del cuarto cuadro no son urgentes ni ayudan a alcanzar objetivos a largo plazo, tampoco a cumplir una misión como personas. Son principalmente distracciones.

Los ejemplos específicos de tareas no urgentes y no importantes incluyen:

  • Ver la televisión.
  • Navegar por Internet sin un objetivo específico.
  • Jugar a videojuegos.
  • Interactuar en redes sociales.
  • Salir de compras.

Probablemente, la cantidad de tiempo que cada persona invierte en el cuadro 4 sea la más elevada. En algunos casos, este cuadrante puede hacer sospechar a la persona que no está aprovechando su tiempo libre como debería. Tras una jornada de trabajo, este cuadrante se convierte en el más necesario de todos, pues cada persona puede llegar a necesitar un momento de desconexión, relajación o bienestar.

En lugar de intentar deshacerse por completo de las tareas no urgentes y no importantes, cada persona quizá debe dedicarle una cantidad de tiempo muy limitada a este cuadro. Por ejemplo, el 5 % del tiempo.

Aunque no esté explicitado, la matriz de Eisenhower a través de los cuatro cuadros o cuadrantes está incluida en el Getting Things Done (GTD). Este método del consultor David Allen, incluye un flujo de trabajo que se basa en cinco pasos, entre los que el individuo trata de organizarse mejor para realizar sus tareas. Para ello, tiene en cuenta el tiempo del que dispone para: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Esta matriz es clave para incrementar la productividad y contar con una gestión del tiempo que permita lograr un liderazgo individual y llegar al éxito en el día a día. El método GTD ayuda a las personas a tomar decisiones en la gestión de tareas.

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Comentarios (2)

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Carmen Evangelista valero

Enviado el

Buenos noches, es un tema importante para reflexionar. Por que no sabemos diferenciar muchas veces, entre lo importante y lo urgente. Gracias por los ejemplos sencillos y cotidianos para darnos cuenta. Importante para continuar aprendiendo. Gracias.
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Angela Sifontes

Enviado el

Es un tema sumamente importante, saber gestionar y organizar nuestras actividades, ya que nos permite actuar más calmado a la hora de tener que escoger entre que hacer y que dejar de hacer para luego, sin que nos produzcas estrés por no poder realizar todo al mismo tiempo, sacrificando nuestra paz mental y Salud física.

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