Reuniones de trabajo efectivas: Reglas para dirigir una reunión

Produtividad en Reuniones
En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización.

En la mayor parte de las reuniones de trabajo  se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente. El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (p.e: dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones…) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar.

Una reunión de trabajo resulta económicamente costosa para la empresa. Si queremos hacer un cálculo aproximado de su coste debemos completar la siguiente fórmula:

Gráfico de Calculo de Coste de Reuniones

Puede haber otras alternativas económicas y eficientes, como por ejemplo realizar un panel de expertos o videoconferencias mediante Skype, Google Hangout…

Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que realicemos una reunión deberemos proceder a planificarla adecuadamente. A continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo para que sean verdaderamente efectivas:

  1. Antes de la reunión:

  • Prepararla con tiempo suficiente.
  • Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
  • Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión…
  • Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
  • Enviar el planning a todos los participantes.

2. Durante la reunión:

  • Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
  • Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
  • Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
  • El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
  • No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.

3. Al finalizar la reunión:

  • Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
  • Sintetizar las conclusiones esenciales
  • Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
  • Agradecer la participación de los asistentes.

4. Después de la reunión:

  • Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
  • Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.

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Comentarios (10)

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Wilson

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Necesito ayuda para planificar una reunión. Vivo en Colombia, que costo tiene la asesoría?

Isabella Díaz

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Hola!, Yo uso en mi empresa un software que se llama Acuérdate y me funciona muy bien!!, Te paso los datos por si estás interesada! http://acuerdate.com.mx/webinar-reuniones-de-trabajo-efectivas/

Jorge Lozano

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Un magnifico artículo. Pero sin duda, una buena ayuda puede ser contar con una aplicación que nos facilite la tarea. Os dejo el enlace de una: http://www.nimbux.es

Verónica

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Buenas tardes,

Excelente articulo, sin desperdicios.
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Hugo Eirabella

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Muchísimas gracias por compartir tus conocimientos con nosotros. La verdad es que llevo tiempo buscando formas alternativas para organizar mejores reuniones en mi empresa ya que notaba que algunos empleados salían más perdidos una vez acabada la reunión de como estaban al principio. Con comentarios como el tuyo y otros como este que explica detalladamente 12 consejos prácticos a seguir para organizar reuniones eficaces he notado una mejora en la productividad y en la comunicación con mis empleados. Organizamos reuniones solamente cuando son imprescindibles o urgentes, nos enviamos la documentación sobre la que vamos a tratar con antelación para tenerla preparada y tenemos marcados por tiempos los objetivos que queremos alcanzar (entre otras cosas). Creo que son consejos prácticos que toda empresa puede llevar a cabo y que rápidamente dan sus resultados. Muchas gracias de nuevo.
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Rabieh Adib

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Hugo, por si te sirve, hemos preparado en Shine Coaching una infografía con 14 consejos para reuniones efectivas:
http://shinecoachingbarcelona.com/es/reuniones-eficaces-trabajo-en-equipo/
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GUSTAVO CORTES

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Muy apropiados los comentarios.
Sin embargo, otro tema de suma relevancia en las reuniones es que los participantes, la mayoría de las veces, dan muchos rodeos para decir las cosas. Va y viene en su charla, lo cual hace que se extienda mucho el tiempo de las reuniones. Si nos tomaramos el timpo para pensar puntualmente lo que queremos decir, en pocas palabras, creo que se incrementaria sustancialmente los resultados y el tiempo de las reuniones. Creo que no hemos entendido aún, que entre más cortas y concretas sean las reuniones, será más provecho el tiempo para todos los participantes. Estoy convencido de que debemos dejar el: bla, bla, bla.
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Rabieh Adib

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Gustavo, cierto. Hay un dos trucos pequeños que ayudan a eliminar el bla bla bla.

1) Acordar un gesto entre todos los asistentes para "ir al grano"
Sobre todo para equipos que trabajan juntos durante un periodo más largo, conviene acordar un gesto que todos identifican con el mensaje "sé más conciso". Pueden ser una señal con los dedos - por ejemplo 1 dedo = sé conciso, 2 dedos = ya está bien, 3 dedos = se acabó el tiempo. O simplemente un gesto cualquiera acordado entre todos.
Por experiencia: el gesto es menos agresivo que una interrupción verbal. Y normalmente la persona que habla se da cuenta que no está aportando.

2) En reuniones, se puede usar un objeto (p.ej. una pequeña pelota) que da derecho a hablar. La persona que habla -y tiene el objeto en la mano- decide cuándo dar la pelota a la próxima persona.

¿Por qué funciona? Incentiva la escucha más activa porque todos tienen que escuchar bien a la persona que habla, para que esta ceda su privilegio.

Combinar los 2 trucos ayuda a eliminar algo de bla bla. Y con el tiempo y algo de rodaje se elimina un alto porcentaje de tiempo no productivo en reuniones.
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Rocio

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Reuniones de trabajo efectivas: Reglas para dirigir una reunión
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eduardo bustamante

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tome varios conceptos del tema. Somos una empresa pequeña y requerimos un orden.
No encontre la dirección que una compañera compartio: http://acuerdate.com.mx/webinar-reuniones-de-trabajo-efectivas/ ojala puedas decirme mas al respecto

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