Saber delegar es un arte

Sobre la delegación en el ámbito de la empresa. Explicamos la importancia de esta práctica actual en las organizaciones para la formación y la motivación.

La delegación es una de las habilidades gerenciales que más se resalta al estudiar el rendimiento de los equipos profesionales. Indica un movimiento de la responsabilidad desde la cúpula de la organización hacia la base. Este trasvase de confianza produce un incremento de la motivación para emprender, dirigida a metas comunes.

El trabajo en grupo mejora al aplicar dinámicas de participación y de implicación en la misión que identifica al conjunto. Las imprescindibles relaciones jerárquicas adquieren con la delegación una dimensión menos rígida y potencian las funciones operativas. El liderazgo administra estas cualidades para su expresión planificada y gradual con la marcha de los proyectos emprendidos.

El empoderamiento de la organización desde el liderazgo

El popular término ‘empoderamiento’ viene de la sociología política y tiene dos significados concurrentes. Por un lado, hay una capacitación para autonomía colectiva y por otro una cesión de poder o responsabilidades. En las organizaciones empresariales esta idea persigue la implicación de todos los integrantes de una organización en un plan conjunto.

El líder en el mundo de la empresa orienta sus actuaciones con los colaboradores en tres sentidos:

  1. Abre canales de comunicación para una difusión libre de ideas, iniciativas y descubrimientos de oportunidades. Las reuniones periódicas y una atención en el trato personal cubren esta faceta de una capa de protección y apoyo.
  2. Conoce las cualidades, conocimientos y habilidades de sus colaboradores para la asignación acertada de tareas. Esta función siempre está presente al tener repartidas desigualmente las responsabilidades. Pero se ejerce con tacto, discreción y se deja llevar por los hábitos naturales en las labores cotidianas.
  3. Traslada a su equipo los planes y estrategias de la organización, no como un paquete de instrucciones cerrado. Por el contrario, como una fuerza conductora que integra las aportaciones individuales o colectivas que sintonicen con los fines últimos de la gerencia y de la marca.

Las formas y los modos en la delegación

El liderazgo debe aplicar la delegación sin confundir esta técnica con medidas de factura similar, pero carentes del valor que esta tiene para la organización. Para identificar la delegación correcta, estas son algunas de sus notas esenciales:

  1. La delegación siempre es personal. Está dirigida a trabajadores concretos. Las funciones no se diluyen en la organización sin que tengan un responsable o encargado. Cada trabajador debe responder a esta confianza con un margen de autonomía que imprima a sus decisiones un sello propio.
  2. La delegación debe tener un soporte en la trayectoria responsable y comprometida del trabajador elegido para una tarea. Hay que evitar la apariencia de arbitrariedad, las organizaciones de forma natural reconocen a las personas capacitadas para ciertas tareas. La delegación premia una trayectoria profesional anterior o se apoyan en un plus razonado de confianza.
  3. La persona que asume la delegación debe contar con los medios materiales y con autoridad para llevar a buen término sus cometidos. El empoderamiento consiste en un traslado de autoridad y responsabilidad al punto donde tiene un mejor ejercicio.
  4. La delegación está inscrita en un diálogo fluido de la dirección con el equipo. El acto de delegar se enmarca en un contexto de diálogo bidireccional y sin restricciones.
  5. La delegación queda sujeta a examen de los logros conseguidos. No se ejerce como un simple control, sino más bien como un mantenimiento del diálogo del que ha nacido y como medio de reconocimiento del esfuerzo realizado.

Formas de potenciar el proceso de la delegación

Existen contextos en los que la delegación de funciones adquiere una especial importancia para la dinámica de la organización. Estas son las notas que le confieren las mejores condiciones para terminar en éxito:

  1. La delegación es un proceso dinámico y gradual. Va asociada a la ejecución de un plan de empresa o proyecto. Esta sujeción acota el grado de permanencia de la misma y las condiciones para que las funciones delegadas sean recuperadas o trasladadas a otro agente.
  2. La delegación para estar inscrita en la cultura de una empresa obliga a un compromiso con la actualización de conocimientos de sus empleados. La formación libre de equipos para la consecución de objetivos concretos es incompatible con un personal anquilosado en una función repetitiva, mecánica y desvinculada de la organización.
  3. Para un proceso en el que se delega, las responsabilidades se duplican del miembro de la dirección al personal que la asume. No es un simple traslado, pues quien delega mantiene la responsabilidad de lo que se haga con su acción electiva.
  4. Las organizaciones deben asumir riesgos y permitir un margen para el error por experimentar con planes de mejora. La rigidez excesiva manifestada en un régimen sancionador o de extralimitación del control hace del acto de delegar una descarga de las tareas más ingratas o probables para un fallo. Sería una perversión de esta técnica y que promovería el individualismo descomprometido.

Delegar como técnica de gestión del tiempo

El tiempo es uno de los recursos más apreciados por los profesionales que se hacen cargo de grandes responsabilidades. Para dar valor a esta variable de pérdida irrecuperable hay multitud de metodologías. Con ellas buscan aligerar la agenda de los administradores y gerentes de las compañías.

Delegar es un modo de concentrar las funciones directivas en las tareas que resultan estratégicas para el plan de empresa. Además, es una eficaz herramienta para la gestión del tiempo de los profesionales de máxima responsabilidad en sus tareas prioritarias. El dinamismo de las organizaciones adquiere su máximo rendimiento cuando los asuntos están en siendo tratados por la parte de la organización más eficiente para esto. Con el acto de delegar se van descubriendo estos repositorios de valor profesional en la organización.

La delegación en las nuevas formas de organización empresarial

Las empresas tienden hacia estructuras de organización flexibles, orientadas a proyectos y adaptadas profesionalmente a las misiones encomendadas. Es decir, la imagen de las empresas muy jerarquizadas está sometida a una fuerte transformación por la acción del mercado y la competencia global.

Si el equipo directivo de una compañía no permite un buen margen de autonomía a los trabajadores involucrados en objetivos ambiciosos, habrá un incremento del riesgo. Una rigidez excesiva resta capacidad de acción y limita las metas alcanzables a corto y medio plazo.

La delegación es la operación de tipo organizativo más potente para el empowerment de una organización empresarial moderna. Se puede dar a cualquier nivel de un organigrama directivo.

El seguimiento de estas acciones por la dirección permite un mayor conocimiento de las capacidades de los recursos humanos. Además, aporta muchos datos para la posterior formación del personal con nuevos proyectos.

El procedimiento seguido en el acto de delegar

La acción de delegar tiene un proceso en el que se visibilizan otras acciones más simples. Entre ellas se distinguen, claramente, las siguientes:

  1. Definición completa de una actividad, con sus objetivos y los medios puestos a disposición para alcanzar los fines. Es decir, una claridad meridiana para conocer qué se pretende y con qué medios se cuenta.
  2. Conocimiento de las cualidades profesionales de los trabajadores y elección de las personas más capacitadas. Hay que llegar a ellos por los medios habituales de comunicación en la organización.
  3. Transmisión de la función que representa el proyecto en el plan de empresa. Se busca involucrar al trabajador en la filosofía de la empresa por encima del proyecto asignado.
  4. Comunicación de los medios que se van a emplear para el seguimiento de las actividades. Se informa también del método empleado para valorar el grado de cumplimiento de los objetivos marcados. Hay que huir de cualquier forma subjetiva de interpretación de una tarea específica.
  5. La complicidad al repartir responsabilidades entre el responsable que delega y la persona en quien se delega debe iniciar una senda para compartir ideas, inquietudes y soluciones y advertir riesgos. Estos lazos forman nuevas redes de confianza entre los miembros de la organización empresarial.

La delegación incrementa la motivación de los empleados implicados en un proceso donde se concreta esa confianza. La actividad de las empresas hace revivir con nuevos bríos las ilusiones puestas en objetivos ya logrados en el pasado. Con estos pequeños cambios las estructuras de la empresa se hacen eco de las tendencias del mercado. Son cambios constantes que mantienen la tensión necesaria para hacer frente a la competencia.

Estas prácticas permean la cultura de la empresa. Los trabajadores con más experiencia la transmiten a los recién llegados. Al final, los clientes perciben estas cualidades de innovación constante que quedan asociadas a los valores de la marca. Las empresas entre sí también hacen populares estas prácticas por las intensas acciones de colaboración que se dan de forma natural en ellas.

Estas dinámicas extienden la práctica de la delegación como una señal de puesta al día y de coherencia. Sobre todo, una sintonía con las prácticas de las empresas que están a la vanguardia en cada sector.

Como conclusión, el liderazgo de equipos empresariales hace uso de la delegación como un recurso fundamental de su acción gestora. La motivación, la confianza y las responsabilidades se canalizan por esta operación de forma muy dinámica. Para los trabajadores comprometidos con las misiones de su empresa es una vía de crecimiento profesional y de desarrollo personal.

Comentarios (1)

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Cinthia

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Muchas gracias por el artículo, efectivamente un factor importante y determinante para saber delegar es poder tener un buen sistema de gestión del tiempo. Este debe ser real, con el seguimiento constante, sabemos que se debe delegar, pero no dejamos de tener la responsabilidad.

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