El programa de gestión ambiental de una organización debe ser diseñado no solo para el cumplimiento de una normativa, sino para favorecer la creación de conciencia entre los empleados y clientes frente a la responsabilidad en el impacto ambiental.
Si bien el Diagrama de Gantt es un instrumento de planificación, una de sus utilidades es que facilita la planificación, seguimiento y evaluación de proyectos, con miras a alcanzar los resultados esperados.
¿Qué es el diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt, se comprenden como ayudas gráficas y visuales, útiles en aspectos de planificación y programación de carga de trabajo y de operaciones, que se manifiestan en cualquier tipo de organización, sea productiva o social. (Terrazas, 2011, p. 8).
Obtiene el nombre de su creador, el ingeniero industrial mecánico estadounidense, Henry Lawrence Gantt (1861-1919); el desarrollo de la técnica tuvo origen en su preocupación por crear un ambiente que le permitiera obtener mayor cooperación en los trabajadores, al fijarles una tarea bien definida; idea que, materializó desde dos principios rectores, el humanismo y la bonificación por tarea.
Al involucrar el sistema Gantt en 1910, buscó planificar la producción, lo que trajo consigo el incrementó a más del doble, gracias a que el sistema permite monitorearla; el eje horizontal representa las unidades de tiempo y en el vertical se registran las distintas funciones, las que se representan por barras horizontales, indicando los diversos tiempos que cada una de ellas exige, además de establecer los incentivos financieros.
En la planificación para la elaboración de productos y/o servicios, es utilizado el Diagrama de Gantt, con el objetivo de mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado, adicionalmente, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar relaciones e interdependencias entre actividades.
Como forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto, esta herramienta es utilizada con frecuencia para diseñar un programa de Gestión Ambiental, llevar el control de su desarrollo y, monitorear los avances en la implementación.
Entre los inconvenientes del Diagrama de Gantt, se ha encontrado, que no toma en consideración la variación de operaciones y los trastornos que pueden suceder, debido a descomposturas y fallas de equipos; por lo cual los encargados de la planificación en las organizaciones, deben actualizarlo de manera permanente para lograr una utilización efectiva.
Ventajas del Diagrama de Gantt
- Facilitan la supervisión de la logística de un proyecto
- Las dependencias de tareas, hacen que una tarea nueva solo pueda iniciarse una vez que se haya completado otra. En caso de que una tarea se retrase, las incidencias asociadas se reprograman automáticamente.
- En tanto los equipos registran el tiempo que van a dedicar a incidencias en el plan, el director puede supervisar el estado de los proyectos y realizar los ajustes necesarios.
- Facilitan la creación de planes complejos, especialmente aquellos en los que participan varios equipos y cuyos plazos cambian; también ayudan a los equipos a planificar el trabajo basándose en los plazos y, asignar los recursos correctamente.
- Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para tener una visión general del mismo; en ellos se representan, la relación entre las fechas de inicio y finalización de las tareas, los hitos y las tareas dependientes.
Elaboración de un Diagrama de Gantt
- Definir el período: El diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto que tenga fechas iniciales y finales, en razón a que es una forma de representar un proyecto en una línea de tiempo.
- Agregar tareas con fechas de inicio y finalización: Si se cuenta con las tareas definidas y éstas a su vez se han estimado con fechas de arranque y terminación, es más práctica su visualización en las barras del gráfico.
- Aclarar las dependencias: Posiblemente en la planificación se estiman tareas que dependen de la finalización de otras para su ejecución; pero es preciso mantener el proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, por esto, todos los equipos intervinientes en el proyecto deben estar en la misma sintonía. El diagrama de Gantt, permite una representación visual de las dependencias entre las tareas.
- Identificar los hitos: Los logros del proyecto son puntos fijos en el tiempo, se asocian como puntos de verificación para representar la finalización de trabajos grandes; contribuyen en la priorización y alcance de las actividades y metas.
- Modificar el trabajo, a medida que cambian los planes: La planificación del proyecto puede requerir ajustes; por ello el diagrama de Gantt deben actualizarse cuando se presenten cambios, adaptándose a las necesidades y al momento de la organización según sus metas a cumplir.
Planificación de proyectos y Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt permiten la visualización de los componentes básicos de un proyecto, así como su organización en tareas más pequeñas y gestionables; se presenta a continuación la relación de la herramienta con dos metodologías de planificación.
- Metodología en cascada - Waterfall: Permite la división de un proyecto en varias fases secuenciales, procurando que el equipo solo de el paso a la siguiente fase cuando se haya completado la anterior. Esta metodología no admite cambios o errores, por lo que la planificación aquí es una etapa fundamental. Se estiman seis (6) momentos; requisitos, es la fase de recolección de información para proyectar los requerimientos, las tareas y objetivos a alcanzar; diseño y construcción, incluye implementación, desarrollo y codificación del producto a base de exigencias y diseño; fase de prueba, en el desarrollo del producto y se detectan errores, se vigila especialmente que cumpla con los requisitos del cliente; instalación / implantación, el producto sale para el uso según los requisitos; soporte y mantenimiento, entrega del producto final al cliente, dependiendo del tipo de proyecto se pone en marcha el mantenimiento y el soporte.
Los diagramas de Gantt son un sistema muy apropiado en los gestores de proyectos que utilizan el modelo en cascada; puesto que se logra determinar un calendario de proyectos dividiéndolos en elementos de trabajo manejables y asignando las fechas correspondientes. Su utilización también se da en la identificación de los logros más importantes de un proyecto, los cuales deben ser alcanzados por los equipos en el plazo previsto o antes de que se cumpla. Se sugiere para este tipo de metodología utilizar el software de gestión de proyectos GanttPRO, que facilita considerablemente el proceso de monitoreo.
- Metodología Ágil: El equipo puede gestionar un proyecto dividiéndolo en varias etapas e involucrando la colaboración constante de las partes interesadas y una mejora e iteración continuas en cada etapa. En su fase inicial, se elabora la descripción de los clientes sobre cómo se utilizará el producto final y qué problema resolverá, aclarando las expectativas del cliente al equipo; en la fase intermedia, los equipos realizan un ciclo de un proceso de planificación, ejecución y evaluación, que puede cambiar la entrega final, adaptándose mejor a las necesidades del cliente; en la fase final, es procedente revisar todas las acciones colaborativas, tanto entre los miembros del equipo, como con las partes interesadas del proyecto, para tomar decisiones plenamente informadas.
El diagrama de Gantt en esta metodología, ofrece una alternativa a la organización, puesto que en lugar de crear un cronograma completo con fechas establecidas, los equipos ágiles dividen los proyectos en iteraciones más pequeñas (sprints). Al iniciar un sprint, el equipo planifica su trabajo en función de los objetivos del proyecto para las semanas siguientes y, una vez el sprint ha terminado, los logros y acontecimientos resultantes ayudan a crear el plan para el próximo; de esta manera, el diagrama muestra el impacto que los cambios en una sola tarea, pueden tener en todo el plan o en toda la hoja de ruta del producto.
Programa de gestión ambiental
En términos generales se puede decir que el programa de Gestión Ambiental tiene como fin llevar a cabo la planeación y programación tanto del proceso de implementación, como de su mantenimiento y revisión permanente.
Un programa de gestión ambiental se regula bajo la norma ISO 14001 que insta a las organizaciones a gestionar de manera proactiva su impacto medioambiental mediante el compromiso de evitar la contaminación, respetar la legislación y fomentar la mejora continua.
Si una organización obtiene la certificación del Sistema de Gestión Ambiental conforme a la norma ISO 14001, demuestra que, cuenta con las herramientas y los sistemas enfocados hacia la prevención que los procesos de producción tengan efectos, que se deriven al medio ambiente, de esta forma ayudan a reducir los riesgos ambientales.
Componentes estratégicos del programa de Gestión ambiental
- Componente de Gestión Ambiental: Implica el desarrollo de estrategias y acciones para prevenir o mitigar los impactos al ambiente propios del quehacer organizacional, mejorando su desempeño ambiental y promoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor conciencia ambiental.
- Componente de Gestión de la energía (conservación y uso racional de la energía): Involucra la definición de las medidas necesarias para asegurar la utilización eficiente de los recursos energéticos, en beneficio de un aprovisionamiento de demandas futuras. Incluye los temas de eficiencia energética y de ahorro de los combustibles.
- Componente de Gestión del cambio climático: Contiene el conjunto de medidas para la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI), para lo cual se trabaja en los cinco ejes de acción de la Estrategia Nacional de Cambio Climático (Mitigación, Vulnerabilidad y adaptación, Métrica, Desarrollo de capacidades y transferencia tecnológica, Educación y sensibilización)
Ejes transversales del Programa de gestión ambiental
- Eje de sensibilización y comunicación: Es preciso dar a conocer a todos los empleados de la organización, no solo el programa de gestión ambiental, sino los compromisos tanto individuales como colectivos que deben asumir para su cumplimento.
- Eje de adquisición de bienes: La compra de bienes como actividad básica en la organización, incluye adquisición de materiales, de los implementos de oficina, equipos de cómputo, compra de vehículos, de insumos para actividades de limpieza y mantenimiento; por esto, el programa de gestión ambiental debe promover una política de adquisición de bienes basada en el concepto de compras verdes, donde se satisface la necesidad de la institución que da origen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental que ésta ocasionará.
Momentos para elaborar un programa de Gestión Ambiental
La elaboración del programa, se basa en un proceso de mejora continua, común en las metodologías de los Sistemas de Gestión Ambiental como la Norma ISO 14001.
Es un proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que, lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales.
Los momentos a seguir son:
- Planear: Incluye varias acciones como compromiso del líder de la organización, definición de la política ambiental, establecimiento de un comité institucional o coordinador del plan, realización de la evaluación ambiental inicial, definición de objetivos y metas ambientales.
- Hacer: Contiene acciones de capacitación, sistematización de procesos y establecimiento de controles.
- Verificar: Se desarrolla desde acciones de monitoreo, obtención de resultados del seguimiento y corrección de posibles desviaciones
- Actuar: Son las acciones de revisión del proceso, identificación de mejoras y comunicación de los resultados
Además de los momentos señalados, un programa de gestión ambiental debe procurar:
- La designación de la responsabilidad para alcanzar los objetivos y metas en cada función y nivel de la organización.
- Los medios y plazos dentro de los cuales se debe lograr que el aseguramiento de la gestión ambiental se aplique a la organización a mejorar su desempeño.
Conclusiones
La organización debe establecer y mantener un programa de Gestión Ambiental para alcanzar sus objetivos y metas, incluyendo las responsabilidades, los medios (recursos) y el tiempo considerado en su ejecución. Dicho programa deberá describir cómo y cuándo las metas podrán ser alcanzadas.
El diagrama de Gantt tiene muchas utilidades y beneficios en la planificación de un proyecto, pero su valor fundamental radica en la posibilidad de tener una vista general del cronograma de las actividades que se estiman para alcanzar las metas en la organización.