Videoreuniones: el uso de la videoconferencia permite sustituir o complementar las reuniones presenciales

Videoreuniones: el uso de la videoconferencia permite sustituir o complementar las reuniones presenciales
La videoconferencia está sustituyendo poco a poco a la reunión presencial al ser mucho más barata y fácil de organizar, al mismo tiempo que más efectiva

En los últimos años, las videoconferencias se han vuelto una práctica habitual en el mundo empresarial, sustituyendo, en muchos casos, a las reuniones presenciales, al ser mucho más cómodas y sencillas de realizar.

Este aumento en la popularidad de las videoconferencias hubiera sido imposible de no ser por las últimas innovaciones tecnológicas que han acercado esta funcionalidad a prácticamente cualquier compañía. En los primeros años del siglo XXI, para poder realizar una videoreunión era obligatorio contar con un equipo de hardware específicamente diseñado para cumplir esta función. Este equipo era muy caro, de manera que únicamente unas pocas empresas en todo el mundo podían permitírselo. Estos equipos siguen existiendo a día de hoy, aunque su uso se reduce a aquellas empresas que requieren la mejor calidad de imagen y sonido en sus reuniones no presenciales y que hacen uso de este servicio con una frecuencia muy elevada.

Actualmente, las videoconferencias se realizan mediante programas de software que están específicamente diseñados para realizar estas conexiones online. Existen un gran número de programas de software dedicados a cumplir con esta función y, habitualmente, las empresas suelen hacer uso de al menos 2 de ellos para poder contactar fácilmente con sus clientes. Cabe resaltar que algunos de estos programas son gratuitos y otros de pago, y cada empresa hace uso de aquel que satisfaga sus necesidades.

Funcionalidades de los softwares para hacer videoconferencias

Por lo general, cuanto mayor sea la tarifa del software, más y mejores características ofrecerá. Así pues, los software más básicos y gratuitos (Skype o Hangouts, por ejemplo) dan la opción de mandar mensajes por chat, multiconferencia entre varias personas y compartir el escritorio.

A partir de aquí, las prestaciones van subiendo, desde el número de personas que pueden esta conectadas de manera simultánea a la posibilidad de realizar trabajos compartidos online, también de manera simultánea, tener el control remoto sobre otros dispositivos o realizar exposiciones con diapositivas.

¿En qué casos merece la pena hacer uso del sistema de videoreunión?

Las videoconferencias pueden tener un uso tanto personal, como profesional, aunque este artículo únicamente se centrará en estos últimos, tanto en su parte interna, como en la externa.

Las videoconferencias pueden realizarse entre miembros de la misma empresa por varios motivos. Uno de los más habituales es coordinar un proyecto, realizando sesiones de control periódicas para analizar su progreso y detectar posibles fallos durante este proceso. De la misma forma, también puede ser usado para dar a conocer un nuevo proyecto antes de que sea presentado al público en general, con la intención de que otros miembros de la empresa puedan participar y aportar sus propias ideas.

Todos estos casos se dan en aquellas empresas que tienen varias sedes físicas en lugares distantes, ya sea dentro de un mismo país o, incluso, en dos o más países diferentes. Esto permite que los empleados puedan llevar a cabo un proyecto conjunto a pesar de su distancia física. Otro de los usos de la videoconferencia es la de hacer partícipes a aquellos trabajadores que no acuden a las oficinas de manera regular, sino que, por razones diversas, prefieren hacer su trabajo desde su propia casa.

Otro de los usos habituales de las videoreuniones entre los propios empleados de la empresa es la realización de cursos de formación, pues es mucho más sencillo coordinar a un alto número de personas simultáneamente mediante una plataforma online que en un evento presencial. Además, simultáneamente a la videoconferencia también se pueden enviar archivos de texto o mostrar diapositivas que apoyen la explicación del curso de formación. Este mismo método se puede utilizar tanto para formar a empleados ya veteranos en nuevas facetas, como para iniciar a los nuevos trabajadores.

Las videoconferencias no tienen que ser únicamente una herramienta interna, sino que también son muy útiles para mejorar y facilitar la relación de la empresa con clientes o proveedores.

Así pues, en empresas que se basen en el desarrollo de un proyecto especializado para el cliente, es mucho más práctico para ambas partes realizar las reuniones de coordinación, o incluso las peticiones del pedido, de manera online, de manera que el cliente no tenga que desplazarse a las oficinas hasta que el proyecto esté totalmente terminado. Este supone un ahorro de tiempo que permite atender a más clientes en el mismo tiempo. Una vez entregado el pedido, el sistema de videoreuniones entre la empresa y el cliente puede continuar como método de formación o servicio de atención al cliente, especialmente en aquellos casos donde el uso del producto entregado requiera de unos conocimientos previos por parte del usuario.

Uno de los sectores que más utiliza el sistema de videoconferencias para estar en contacto directo con el cliente es el de asesorías y consultoría, pues el cliente puede contactar con los profesionales en cualquier momento, no siendo obligatorio fijar una cita previa ni tener que desplazarse a un lugar físico.

Las ventajas del sistema de videoconferencias

Cada vez más empresas se deciden a sustituir la mayoría de sus reuniones presenciales por videoconferencias, al ser conscientes de las muchas ventajas que ofrece este sistema, y que serán analizadas en profundidad a continuación.

La primera de ellas es la reducción de costes en lo que a viajes y estancias se refiere. Esta es la ventaja más clara que ofrecen las videoreuniones en comparación con las presenciales, especialmente en aquellas que impliquen que los participantes en la reunión se desplacen y se alojen en hoteles. Este es el motivo principal por el que la mayoría de las empresas se deciden a adquirir un software de videoconferencias, pero no es el único.

Además del ahorro en costes también se produce un ahorro de tiempo por parte de los trabajadores, al no ser necesario que se desplacen, lo que en ciudades grandes puede suponer, incluso, 2 horas más de trabajo, que se convierten en un tiempo adicional para dedicar a otro cliente, provocando un aumento de la productividad y, consecuentemente, de los beneficios.

Según un estudio realizado por la prestigiosa empresa dedicada a proveer sistemas de videoconferencias Polycom, otro de los beneficios es que se consigue una mayor eficiencia de los asuntos tratados en la reunión, al aprovecharse mejor el tiempo. Además, siempre según este estudio, las discusiones son más densas y rápidas hablando a través de una pantalla que en directo. Los datos de este estudio titulado “End-User Survey: The ‘Real’ Benefits of Video” se basan fundamentalmente en Estados Unidos y Canadá, lugares donde Polycom presta mayoritariamente sus servicios, aunque también cuenta con un importante nicho de mercado y Europa y el sudeste asiático, por lo que los resultados también pueden ser extrapolados a estos lugares del planeta.

¿Es necesario instalar un sistema de videoconferencias?

Por lo tanto, instalar un sistema para realizar reuniones de manera online es algo que casi siempre va a favorecer a la empresa, al darle mayor flexibilidad a la hora de tratar con el cliente o de organizar asuntos internos, pero no es necesario que todas las empresas cuenten con un sistema específico para esta tarea, especialmente aquellas de ámbito local o que siempre se vean obligadas a verse con el cliente cara a cara para fijar las características del producto o servicio.

No obstante, para todas aquellas empresas que necesitan que sus empleados estén permanentemente conectados o que, debido a sus características, cuentan con empleados distribuidos en varias oficinas o a distancia, instalar un sistema para organizar videoconferencias se ha convertido en una necesidad, pues los costes de tener que organizar reuniones presenciales son demasiado altos en comparación con este método.

¿Significa que las videoconferencias van a sustituir completamente a las reuniones presenciales? La respuesta a esta pregunta es un no rotundo. Bien es cierto que, a día de hoy, con las cámaras y micrófonos existentes es posible tener un audio y una imagen de la persona que está hablando de la misma calidad que si estuviera en la propia sala, pero eso no quita que para ciertos temas siga siendo necesario que los asistentes estén de cuerpo presente.

Por otra parte, las reuniones presenciales van más allá de ser una simple discusión en la que se toman acuerdos sobre los proyectos de la empresa. Estas reuniones presenciales son también una oportunidad única para fomentar las relaciones personales entre los empleados y desarrollar la estructura informal de la empresa, lo que a posteriori facilitará la convivencia dentro de la empresa y la realización de proyectos en los que los empleados tengan que cooperar.

Como conclusión, se puede afirmar que para todas las empresas de tamaño mediano y grande, contar con un buen sistema para organizar videoconferencias con clientes y empleados es muy importante para mejorar la eficiencia del negocio y hacerlo más productivo. No obstante, apostar por las nuevas tecnologías no debe suponer abandonar completamente las reuniones presenciales, pues estas siguen siendo necesarias para poder afianzar las relaciones personales de los empleados y ayudan a crear una imagen de marca que beneficiará a la empresa, especialmente a aquellas que necesiten que sus empleados cooperen para realizar su trabajo.

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